Büroelektronik steuerlich absetzen – Differenzierung zwischen beruflicher und privater Nutzung

Will man Büroelektronik als Betriebsausgabe geltend machen, muss beim Finanzamt nachgewiesen werden, dass diese auch wirklich für berufliche Tätigkeit benötigt werden. Elektronische Geräte wie ein Tablet, ein PC, ein Smartphone oder ein Apple Macbook als BGA absetzen, kann man nur, wenn diese Geräte zu einem bestimmten Anteil beruflich genutzt werden.

Bevor die Kosten für Büroelektronik als Werbungskosten beim Finanzamt geltend gemacht werden können, muss der berufliche Nutzungsanteil nachgewiesen werden. Ein Computer beispielsweise gilt als Objekt, das sowohl beruflich als auch privat genutzt werden kann. Laut Richtlinien spricht man dabei von „gemischt genutzten Gegenständen“, bei denen eine berufliche Nutzung von 90 Prozent vorherrschen muss, um diese absetzen zu können. Doch für Computer und damit in Zusammenhang stehende Geräte wie Drucker oder Scanner gilt diese Grenze nicht. Bestandteile wie der Monitor, der Scanner oder die Tastatur wurden durch das sogenannte Monitor-Urteil (BFH, Az. VIII R 42/03) als notwendige Bestandteile eines Computers klassifiziert, ohne die ein solcher Computer nicht funktioniert. Allerdings unterliegen solche Elektrogeräte einer jährlichen Prüfung, ob diese tatsächlich zur beruflichen Nutzung benötigt werden.

Berufliche Nutzung – was zählt dazu?

Computer mit Tastatur uns Maus als GrafikAls berufliche Nutzung gilt oft mehr als man annimmt. Zum einen können Erledigungen wie das Schreiben von Texten, das Erstellen von Statistiken oder Kunden- und Provisionsdaten als berufliche Nutzung angegeben haben. Auch die Anfertigung einer Präsentation oder die Nutzung des PCs für Fortbildungsmaßnahmen oder das Erlernen von grundlegenden PC-Kenntnissen, die für den Beruf hilfreich sein können, zählen dazu. Sogar das Erstellen eines Bewerbungsschreibens gilt als berufliche Nutzung. Doch auch, wenn all das zur beruflichen Nutzung zählt, hängt die Anerkennung davon ab, ob der Standard des Computers für den Nutzen überhaupt angemessen ist. Das Handy-Urteil (FG Rheinlandpfalz, Az. 6 K 2137/10) aus dem Jahre 2011, bei dem ein Zahnarzt ein sehr hochwertiges Handy mit einem Wert von 5.200 Euro von der Steuer absetzen wollte, enthielt die Begründung, dass für die notwendigen Bereitschaftsdienste, die er mit dem Handy erledigen musste, auch ein übliches Handy ausreichen würde.

Möglichkeiten des Nachweises

Das Finanzamt muss sicher sein, inwieweit ein Gerät beruflich und privat genutzt wird. Um dies nachzuweisen gibt es mehrere Möglichkeiten.

Für eine genaue Abrechnung kann man eine Nutzungsübersicht in Art eines Fahrtenbuchs erstellen, in der genau die berufliche Benutzung festgehalten wird. Sowohl Datum, Uhrzeit, Dauer als auch der Zweck müssen aufgeführt werden. Meist ist die Führung einer solchen Übersicht nur über einen gewissen Zeitraum nötig. In der Regel reichen dabei drei Monate. Diese ausführliche Variante lässt am wenigsten Spielraum zu, ist aber die sicherste, um die Kosten auch erstattet zu bekommen.

Ein zweiter Weg wäre, den beruflichen Anteil zu schätzen. Dafür sollte man Arbeitsproben mit einreichen.

Als dritte Möglichkeit bietet sich die sogenannte Vereinfachungsregel. Diese besagt, dass das Finanzamt bei einer beruflichen Nutzung meist mindestens 50 Prozent der Kosten auch ohne irgendeinen Nachweis übernimmt. Man muss lediglich nachweisen, dass das Gerät beruflich genutzt wird, aber nicht, in welchem Umfang genau.

Ein Fragebogen muss der Steuerpflichtige, der seine Elektrogeräte als Betriebsausgabe angeben will, dennoch immer ausfüllen.

Quelle: www.nwb.de
           dejure.org

Bildquelle: pixabay.com © Nemo  (CC0 1.0)

Veröffentlicht unter Allgemein, Computer

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Auch Hotel-Restaurantbetreiber können Bewirtungsaufwendungen nicht immer zu 100% absetzen

Auch für die Betreiber von Hotel-Restaurants sind Bewirtungsaufwendungen nicht unbegrenzt abzugsfähig. Das hat das Finanzgericht Berlin-Brandenburg in einer Entscheidung vom 19.01.2011 festgestellt (Aktenzeichen 12 K 8371/06 B).

Die Fakten des Verfahrens

In dem Verfahren ging es um den Betreiber eines Hotel-Restaurants, der Bewirtungsaufwendungen für Geschäftspartner geltend gemacht hatte, sowie die Kosten einer Jubiläumsfeier zum 10-jährigen Bestehen des Hotels. Das Finanzgericht bewertete in diesen Fällen 20% der Aufwendungen, als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben, wie es zum fraglichen Zeitpunkt auch für andere Gewerbe gesetzlich vorgesehen war.

Die Entscheidungsgründe

Das Finanzgericht urteilte, dass die in § 4 Abs. 4 EStG genannte Ausnahmeregelung nicht greift, da es sich bei diesen Bewirtungen nicht um Test- oder Werbeessen handelte und diese Aufwendungen somit nicht in direktem Zusammenhang mit der gewinnorientierten Ausübung des Geschäftes standen. Es handelte sich vielmehr um normale Geschäftsessen, die zum fraglichen Zeitpunkt nur zu 80% als Betriebsausgaben abzugsfähig waren. Auch bei Betreibern von Restaurants muss also unterschieden werden zwischen Test- bzw. Werbeessen, die man veranstaltet, um die potenziellen Kunden von der Qualität der angebotenen Speisen zu überzeugen und somit Umsatz zu generieren, und Geschäftsessen, die man z. B. mit einem Lieferanten hat, um günstige Preise bzw. Lieferbedingungen auszuhandeln. Das Test- bzw. Werbeessen ist zu 100% als Betriebsausgabe abzugsfähig. Das Geschäftsessen mit dem Geschäftspartner hingegen ist nur beschränkt als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Die Entscheidung wurde vom BFH mit Urteil vom 07.09.2011 bestätigt (Aktenzeichen I R 12/11).

Quelle: Finanzgericht Berlin-Brandenburg, Urteil vom 19.01.201112 K 8371/06 B -

Benötigen nur große Unternehmen ERP-Systeme?

Enterprise Resource Systeme (kurz: ERP-Systeme) sind die Basis des Geschäftserfolgs vieler Konzerne und großer Unternehmen. Sie ermöglichen die übersichtliche Durchführung der Rechnungslegung, koordinieren Produktion und Logistik entsprechend den Vorgaben und automatisieren viele weitere Unternehmensfunktionen. Gute ERP-Systeme sammeln und dokumentieren zudem die Daten, die während der Wertschöpfung in das System eingespeist werden. Diese Datenbasis ist ein Segen für komplex aufgebaute Betriebe, da über die Software Statistiken bereitgestellt werden können, die auch schwierige und nicht sofort ersichtliche Zusammenhänge anschaulich aufbereiten können. Sind ERP-Systeme deshalb insbesondere für Konzerne und Großunternehmen wichtig?

Unternehmenssoftware bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU)

Unternehmenssoftware ist bereits seit einigen Jahren zunehmend auch für KMU von großem Interesse, schließlich gibt es auch hier Prozesse, die automatisiert werden können und sollten. Viele ERP-Hersteller haben auf diesen Bedarf reagiert und bieten spezielle Lösungen an, die auf die Klientel der kleineren Unternehmen zugeschnitten sind. Umfangreiche Produkte sind meist modular aufgebaut und damit frei durch den Kunden skalierbar, wodurch es möglich wird, erst ein kleineres Softwarepaket zu erwerben und beispielsweise im Falle einer Expansion weitere Module hinzuzukaufen.

Auch der momentan sehr an Schwung gewinnende IT-Trend des Cloud-Computing eröffnete bei diesem Sachverhalt neue Möglichkeiten. So ist es längst möglich, ERP-Dienstleistungen als Software-as-a-service zu erwerben. Der Zugriff auf die stets aktuelle Software erfolgt dabei bequem über das Internet, eine Implementierung auf den Unternehmensrechnern ist nicht vonnöten. Zudem lassen sich die Kosten variabel – je nach Nutzungsintensität – abrechnen, was eine größere Sicherheit für KMU gegenüber einem einmalig zu bezahlenden Anschaffungspreis bietet.

 

Kompetente Ansprechpartner suchen

Die Implementierung von ERP-Systemen ist insbesondere für kleinere Unternehmen mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand verbunden (wir berichteten bereits darüber). Dabei ist nicht nur der monetäre Einsatz zu bedenken, sondern auch der Personaleinsatz, der beispielsweise durch Trainings entsteht. Deshalb ist von Anfang an ein kompetenter Partner wichtig, der umfassende Beratung zur Verfügung stellt, das optimale System entsprechend den betrieblichen Gegebenheiten auswählt und bei einer möglichst ressourcenschonenden Implementierung hilft. Für eine gute erste Anlaufstelle sollte man daher beispielsweise die Informationen auf www.selecterp.de/erp-software anschauen.

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