Will man Büroelektronik als Betriebsausgabe geltend machen, muss beim Finanzamt nachgewiesen werden, dass diese auch wirklich für berufliche Tätigkeit benötigt werden. Elektronische Geräte wie ein Tablet, ein PC, ein Smartphone oder ein Apple Macbook als BGA absetzen, kann man nur, wenn diese Geräte zu einem bestimmten Anteil beruflich genutzt werden.

Bevor die Kosten für Büroelektronik als Werbungskosten beim Finanzamt geltend gemacht werden können, muss der berufliche Nutzungsanteil nachgewiesen werden. Ein Computer beispielsweise gilt als Objekt, das sowohl beruflich als auch privat genutzt werden kann. Laut Richtlinien spricht man dabei von „gemischt genutzten Gegenständen“, bei denen eine berufliche Nutzung von 90 Prozent vorherrschen muss, um diese absetzen zu können. Doch für Computer und damit in Zusammenhang stehende Geräte wie Drucker oder Scanner gilt diese Grenze nicht. Bestandteile wie der Monitor, der Scanner oder die Tastatur wurden durch das sogenannte Monitor-Urteil (BFH, Az. VIII R 42/03) als notwendige Bestandteile eines Computers klassifiziert, ohne die ein solcher Computer nicht funktioniert. Allerdings unterliegen solche Elektrogeräte einer jährlichen Prüfung, ob diese tatsächlich zur beruflichen Nutzung benötigt werden.

Berufliche Nutzung – was zählt dazu?

Als berufliche Nutzung gilt oft mehr als man annimmt. Zum einen können Erledigungen wie das Schreiben von Texten, das Erstellen von Statistiken oder Kunden- und Provisionsdaten als berufliche Nutzung angegeben haben. Auch die Anfertigung einer Präsentation oder die Nutzung des PCs für Fortbildungsmaßnahmen oder das Erlernen von grundlegenden PC-Kenntnissen, die für den Beruf hilfreich sein können, zählen dazu. Sogar das Erstellen eines Bewerbungsschreibens gilt als berufliche Nutzung. Doch auch, wenn all das zur beruflichen Nutzung zählt, hängt die Anerkennung davon ab, ob der Standard des Computers für den Nutzen überhaupt angemessen ist. Das Handy-Urteil (FG Rheinlandpfalz, Az. 6 K 2137/10) aus dem Jahre 2011, bei dem ein Zahnarzt ein sehr hochwertiges Handy mit einem Wert von 5.200 Euro von der Steuer absetzen wollte, enthielt die Begründung, dass für die notwendigen Bereitschaftsdienste, die er mit dem Handy erledigen musste, auch ein übliches Handy ausreichen würde.

Möglichkeiten des Nachweises

Das Finanzamt muss sicher sein, inwieweit ein Gerät beruflich und privat genutzt wird. Um dies nachzuweisen gibt es mehrere Möglichkeiten.

Für eine genaue Abrechnung kann man eine Nutzungsübersicht in Art eines Fahrtenbuchs erstellen, in der genau die berufliche Benutzung festgehalten wird. Sowohl Datum, Uhrzeit, Dauer als auch der Zweck müssen aufgeführt werden. Meist ist die Führung einer solchen Übersicht nur über einen gewissen Zeitraum nötig. In der Regel reichen dabei drei Monate. Diese ausführliche Variante lässt am wenigsten Spielraum zu, ist aber die sicherste, um die Kosten auch erstattet zu bekommen.

Ein zweiter Weg wäre, den beruflichen Anteil zu schätzen. Dafür sollte man Arbeitsproben mit einreichen.

Als dritte Möglichkeit bietet sich die sogenannte Vereinfachungsregel. Diese besagt, dass das Finanzamt bei einer beruflichen Nutzung meist mindestens 50 Prozent der Kosten auch ohne irgendeinen Nachweis übernimmt. Man muss lediglich nachweisen, dass das Gerät beruflich genutzt wird, aber nicht, in welchem Umfang genau.

Ein Fragebogen muss der Steuerpflichtige, der seine Elektrogeräte als Betriebsausgabe angeben will, dennoch immer ausfüllen.

Quelle: www.nwb.de
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