7 Tipps während und nach der Betriebsprüfung
Im heutigen Teil der Reihe zum Thema Betriebsprüfungen soll es um den Zeitraum der Prüfung selber sowie den Abschnitt nach der Betriebsprüfung gehen. Auch hier gilt es einiges zu beachten, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.
Die Vorprüfungsphase
Tipp 1: Der Prüfer ist auch nur ein Mensch
Also behandeln Sie ihn auch dementsprechend. Freundlichkeit, Höfflichkeit, Hilfsbereitschaft, Pünktlichkeit und ein gewisses Maß an Respekt, Loyalität, Anerkennung und Selbstbeherrschung gehören nicht nur den Prüfern des Finanzamtes gegenüber zu den Standardtugenden eines Menschen. Sie werden sehen, auch in Prüfungssituationen werden diese Formen des menschlichen Umgangs sich immer wieder auszahlen. Alles Gegensätzliche wird mit Sicherheit im Ergebnis der Prüfung sich widerspiegeln. Stellen Sie sich immer die Frage, ob Sie so behandelt werden wollen? Frust und Ärger am Prüfer auszulassen ist auf jeden Fall ein Grund für den Prüfer, noch genauer und pingeliger zu sein als sonst. So werden dann Haare gespalten und aus Mücken Elefanten gemacht und das kann doch wohl nicht in Ihrem Interesse liegen, oder?
Tipp 2: Unterschätzen Sie den Smalltalk mit dem Prüfer nicht
Auch wenn der 1. Tipp eine gewisse Freundlichkeit lehrte, so sollten Sie es nicht übertreiben. Außenprüfer, Betriebsprüfer und Finanzbeamte warten sogar darauf, dass Sie sich in ein kleines Gespräch einlassen und so unüberlegt Details, Hintergründe und Geheimnisse verraten. Diese Informationen kann der Prüfer während seiner Prüfung immer gegen den Unternehmer verwenden, um bspw. Betriebsausgaben zu bemängeln oder den Vorsteuerabzug zu streichen. Einige Menschen neigen häufig zu den zufällig entstehenden, belanglosen Alltagsgesprächen. Sollten Sie selbst zu dieser Gruppe Menschen gehören, die in diesen Situationen häufig auch Informationen der Privatsphäre preisgeben, dann machen Sie sich einfach eine Notiz oder ein Zeichen in Ihre Handinnenflächen oder stecken Sie sich einen merkwürdigen, kleinen Gegenstand in die Hosentasche. Wenn Sie dann wieder im Redefluss sind, erinnern diese Symbole an Ihr Redeverbot.
Tipp 3: Grenzen des elektronischen Zugriffs auf Daten
Bei jedem Unternehmen kommt im Fall einer Prüfung die Frage auf, wie weit das Finanzamt bzw. der Prüfer gehen darf? Dürfen alle digital erfassten Daten geprüft werden oder hat der Prüfer das Recht, direkt mit der firmeneigenen Buchhaltungssoftware zu arbeiten? In der Abgabenordnung § 147 Abs. 6 steht eindeutig, das die Unterlagen, die per EDV erstellt worden sind, auch in dieser Form verlangt werden können. Selbstverständlich gibt es immer wieder Ausnahmen und extreme Situationen, die erst gerichtlich entschieden werden müssen. Aber prinzipiell hat der Prüfer das Recht, steuerlich relevante Daten auch am PC einzusehen. Im Zweifel sollten ihm Ausdrucke und Kopien erstellt werden, die Sie ihm dann auch unbesorgt mitgeben können. So verbleiben die Originalunterlagen in Ihrer Hand. Bei etwaigen Unstimmigkeiten sollten Sie zunächst Tipp 1 berücksichtigen und anschließen einen Rate von Ihrem Steuerberater einholen.
Tipp 4: So vermeiden Sie eine der typischen Bloßstellungen während der Prüfung
Insbesondere mit dem Führen des Fahrtenbuches laufen während der Prüfung viele Unternehmer beim Prüfer gegen eine Mauer. Das Fahrtenbuch wird sehr gern und häufig überprüft, da es hier die meisten Fehler zu entdecken gibt. Viele Entscheidungen, Urteile und Festlegungen gilt es zu beachten, so dass die wenigsten Unternehmer von sich behaupten können, ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen. Das traurige an dem Thema, sofern der Unternehmer nicht solch ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch geführt hat, wird das monatelang geführte Buch verworfen und die meist ungünstigere 1% Methode angewandt. Schnell kann man bei diesen Regelungen die Fassung verlieren, daher an Tipp 1 erinnern und die Klärung auf die Abschlussbesprechung verschieben, um dort einen Kompromiss herbeizuführen.
Die Abschlussbesprechung
Tipp 5: Mit dem Säbel rasseln und auf Schlussbesprechung warten
Auf die Schlussbesprechung hat der Unternehmer ein Recht nach § 201 AO, daher sollte der zu Prüfende nicht während der Prüfung übermäßig gereizt oder verärgert reagieren. Keine Wutausbrüche sondern erst einmal alles gelassen hinnehmen und auf die Schlussbesprechung verweisen. Dann und wann empfiehlt es sich das Einlegen eines Einspruch bekannt zugeben. Dies ist allerdings nur eine Taktik, die auf die begrenzte Zeit des Betriebsprüfers abzielt. Fakt ist, dass jeder Prüfer abhängig von der Größe der zu prüfenden Firma nur eine gewisse Anzahl von Tagen zur Verfügung hat. In dieser Zeit muss geprüft, verprobt und der Abschlussbericht geschrieben werden. Auch die Schlussbesprechung zählt in das Budget mit rein. Werden dem Prüfer nun schon Einspruchsverfahren angekündigt, so muss er den zeitlichen Aufwand auch in seine Planung einrechnen, was diese durchaus über den Haufen werfen kann. Daher wird der Prüfer immer kompromissbereit sein, denn schließlich möchte er ja nicht das Zeitbudget der nächsten Prüfung gefährden und so Ärger mit seinem Chef bekommen.
Die Prüfungsdauer ist vom Jahresumsatz abhängig und kann im allgemein folgendermaßen eingeteilt werden:
Kleinstbetriebe mit weniger als 145.000 EUR ca. 3 Tage
Kleinbetriebe mit mehr als 145.000 EUR ca. 6 Tage
Mittelbetriebe mit mehr als 750.000 EUR ca. 10 Tage
Großbetriebe mit mehr als 6 Mio. EUR ca. 15 Tage
Tipp 6: Verhandeln kann zusätzlichen Freiraum schaffen
Ausschlaggebend ist nur der Prüfungsbericht, der als Ergebnis der Prüfung vom Prüfer geschrieben wird. Alle vorherigen Besprechungen und Abmachungen können dann hinfällig sein. Auch die Schlussbesprechung ist für keine der Parteien bindend. Es ist daher ratsam, Kompromisse und Vorschläge vor Vollendung des Prüfberichtes bekannt zugeben. Im schlimmsten Fall kann ein Einspruch gegen den Prüfungsbericht eingelegt werden. Empfehlenswert ist jedoch die Klärung ohne dieses steuerliche Instrument. Etwas Verhandlungsgeschick ist immer gut. Was spricht dagegen, dem Prüfer einen „Kuhhandel“ vorzuschlagen, nach dem Motto: „Sie lassen die zweifelhaften Betriebsausgaben drin und ich verzichte auf dies, das oder jenes.“ Besonders wenn beim Prüfer der Eindruck entsteht, dass er sich nicht ganz sicher ist, dann den Trick mit dem Einspruch bringen oder eben anbieten, im Einvernehmen entsprechend zu handeln. Lesen Sie jedoch anschließend den Prüfungsbericht genau und prüfen Sie ob die Vereinbarungen eingehalten wurden. Im Zweifel lassen Sie den Bericht noch einmal von einem Steuerberater prüfen.
Tipp 7: Zeit verschaffen, die Einwendungsfrist
Wer zu einer hohen Abschlusszahlung verpflichtet wird, der benötigt unter Umständen noch etwas Zeit. Hier kann die so genannte Einwendungsfrist nach § 202 Abs. 2 AO herangezogen werden. Sie soll dem Steuerpflichtigen die Möglichkeit geben, den Prüfungsbericht vorab einzusehen und in einer angemessenen Frist von ca. 4 Wochen dazu Stellung zu nehmen. Diese Einsichtnahme ist schriftlich zu beantragen. Auch hier sollte ein Steuerberater konsultiert werden.
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