Unternehmen die mit der Zeit gehen, versenden nicht nur ihre Rechnungen, sondern immer häufiger auch Verträge auf elektronischem Weg. Werden diese Verträge mit einer Signatur versehen, sind sie genau so sicher, wie Verträge mit einer eigenhändigen Unterschrift. Mit dem öffentlichen Schlüssel der Signatur kann die Echtheit der Dokumente nachgewiesen werden. Der private Schlüssel der Signatur ist immer nur einer Person zugeordnet, daher sind bei signierten Dokumenten die Vertragspartner einwandfrei zu identifizieren. Bei konsequenter Anwendung der Signatur sind unsichere Geschäfte im Internet kein Thema mehr.
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Mit der privaten Geldverkehrsrechnung (prGVR) hat das Finanzamt eine Möglichkeit gefunden, einen Unternehmer zu verproben. Sie wird angewendet, wenn die Vermutung besteht, dass die Buchführung des Unternehmers sachlich oder formal nicht korrekt geführt wurde. Mit der prGVR werden losgelöst vom Unternehmen die erklärten Einnahmen und die geschätzten Ausgaben inklusive der privaten Ausgaben betrachtet. Reichen bei dieser Betrachtung die Einnahmen nicht zur Deckung der Ausgaben aus, hat der Prüfer ein Indiz für nicht versteuerte Einnahmen gefunden. Bei der prGVR geht es um den reinen Geldfluss, daher werden weder die Gewinn- und Verlustrechnung noch die Bilanz eines Unternehmens benötigt, sondern die betrieblichen Kontoauszüge und Kassenbelege sind ausreichend. Wegen der Einfachheit der Anwendung und der exakten Ergebnisse ist die prGVR eine der beliebtesten Schätzungsmethoden, die auch vom BFH anerkannt wird.
Betrieblich veranlasste Rechnungen werden vom Unternehmer durch eine Zahlung mittels Kreditkarte oder EC-Karte beglichen. Nun stellt sich bei Einnahme-Überschuss-Rechnern die Frage, zu welchem Zeitpunkt die Zahlung steuerlich berücksichtigt werden muss. Da hier das Zu- und Abflussprinzip gilt, ist der Abbuchungszeitpunkt unerheblich. Steuerlich berücksichtigt wird die Ausgabe mit dem Datum des Zahlungsbeleges. Für Schecks sind die gleichen Regeln anzuwenden. Die Berücksichtigung eines Schecks findet zum Zeitpunkt der Hingabe statt.
Unternehmen die am Puls der Zeit sind, versenden ihre Rechnungen immer häufiger auf elektronischem Weg also per E-Mail. Das deutsche Umsatzsteuergesetz schreibt im § 14 Abs. 3 Nr. 1 vor, das eine solche Rechnung, wenn sie als ordnungsgemäß gelten soll, eine elektronische Signatur haben muss.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur lässt sich gut mit der eigenhändigen Unterschrift vergleichen. Liegt ein Vertrag in Papierform vor, kann er eigenhändig unterschrieben und dann beiden Vertragsparteien ausgehändigt werden. Jeder Partner kann durch seine Unterschrift, auch nach Jahren, die Echtheit des Vertrages zusichern. Im digitalen Datenaustausch übernimmt die Echtheitsfunktion die elektronische Signatur.
Wie funktioniert der elektronische Nachweis?
Um eine elektronische Unterschrift leisten zu können, muss der Unternehmer bei der zuständigen Zertifizierungsstelle, dem so genannten Trust Center ein Schlüsselpaar beantragen. Dieses Schlüsselpaar wird explizit für eine Person generiert und besteht aus einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel. Beide Schlüssel befinden sich in mathematischer Abhängigkeit zueinander.
a) Der private Schlüssel
Der private Schlüssel wird dem Unternehmer mittels einer Chipkarte übergeben. Diese Chipkarte besitzt einen internen Rechner. Mit diesem Schlüssel kann der Inhaber die elektronische Signatur erzeugen. Wichtig dabei ist, dass dieser Schlüssel, selbst für den Inhaber der Karte, nicht sichtbar ist. Ausnahmen: Es gibt Programme, bspw. Lexware eRechnung, wo Lexware die Formalitäten übernimmt.
b) Der öffentliche Schlüssel
Der Rechnungsempfänger kann mit dem öffentlichen Schlüssel die Signatur und das betreffende Dokument auf Echtheit prüfen. In einem öffentlichen Verzeichnis kann der Empfänger den öffentlichen Schlüssel überprüfen, z.B: unter https://www.regfish.de/sigverify
Der Signaturablauf
Aus der zu signierenden Rechnung bildet der Rechner in der Chipkarte eine Art Quersumme, mit welcher später die Echtheit geprüft werden kann. Der gleiche Inhalt führt immer zu der gleichen Quersumme. Aus dieser Quersumme und dem privaten Schlüssel wird die elektronische Signatur erzeugt. Die Datei besteht nun aus der ursprünglichen Datei (der Rechnung), und dem Signaturschlüsselzertifikat des Unternehmers.
Die Überprüfung der Echtheit
Der Rechnungsempfänger kann die digitale Signatur überprüfen. Dabei läuft der Signaturablauf in umgekehrter Reihenfolge. Mit dem öffentlichen Schlüssel wird wieder die Quersumme der Rechnung gebildet. Beide Quersummen werden verglichen. Stimmen Sie überein, ist das der Beweis dafür, dass die Signatur rechtmäßig ist und dass das Dokument nach dem Signieren nicht mehr verändert wurde.
Aufbewahrungspflichten
Der Unternehmer muss die digital erhaltenen Rechnungen genau so behandeln wie die konventionell auf Papier ausgedruckten Rechnungen. Das bedeutet, gem. § 14b UStG sind Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren.
Was ist bei den digitalen Rechnungen zusätzlich zu beachten?
Die Signatur der digitalen Rechnung muss geprüft werden bspw. unter https://www.regfish.de/sigverify oder http://www.die-elektronische-signatur.de/ Menü Signaturprüfung. Nach Abschluss der Prüfung wird ein Prüfprotokoll ausgegeben. Dieses Protokoll muss mit einer eigenen Signatur versehen und der Originalrechnung archiviert werden. Dafür bietet sich eine Langzeitarchivierung z.B.: auf einer DVD an. Die zweite Möglichkeit besteht darin, die Rechnung und das dazugehörige Prüfprotokoll auszudrucken und gemeinsam zu archivieren.
Kosten
Um Rechnungen mit einer elektronischen Signatur versenden zu können, benötigt der Unternehmer ein Kartenlesegerät, die Chipkarte mit dem persönlichen Schlüssel und eine Signatursoftware. Dabei fallen für das Kartenlesegerät je nach Sicherheitsstufe Kosten von 30,- bis 150,- EUR an. Die Software gibt ist in der Testversion im Allgemeinen gratis, danach schlägt sie mit Kosten von 30,- bis 140,- EUR zu Buche. Monatlich fallen daneben noch Gebühren für die Signaturlizenzen und –pakete je nach Umfang an.
Fazit
Wenn große Mengen elektronischer Rechnungen versendet werden sollen, lohnen sich der Aufwand und die Fixkosten in jedem Fall, weil demgegenüber die Porto- und Verpackungskosten entfallen. Viele Insellösungen machen das Prüfen der Signatur schwer. Es gibt verschiedene Trust Center mit jeweils eigener Signatursoftware, inwieweit diese zukünftig miteinander arbeiten und die Prüfung der Signatur für den Nutzer einfach gestalten werden, bleibt offen. Durch die extrem hohe Sicherheit der Signatur sind unsichere Geschäfte im Internet, bei konsequenter Anwendung der Signatur kein Thema mehr.
Will ein Unternehmer aus seinen Eingangsrechnungen die Vorsteuer geltend machen, muss er sich über die Richtigkeit der Angaben in der Rechnung vergewissern. Was da alles beachtet werden muss, haben wir auf der Seite zu den formellen Vorschriften des Umsatzsteuergesetztes zu den Rechnungen geschrieben.
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit dem Urteil Az. VR 61/05 vom 6. Dezember 2007 entschieden, das der Unternehmer in der Beweispflicht bzw. der Prüfungspflicht steht, den auf der Rechnung angegebene Sitz des leistenden Unternehmers dahingehend zu prüfen, ob dieser tatsächlich bestanden hat.
Fazit
Jeder Unternehmer, unabhängig von seiner Rechtsform (z.B.: Einzelunternehmer oder GmbH), muss überprüfen, ob der angegebene Sitz seines Lieferanten wirklich besteht oder ob es sich um eine Scheinadresse handelt. Na dann fröhliches Prüfen, es lebe die Bürokratie. Ich bin auch mal gespannt, wenn ich meinen Lieferanten auf eine Identitätsnachweis hin anspreche: "Wohnst du wirklich in Berlin?" oder "Heißt du wirklich Müller?" "Ich möchte bitte deine Geburtsurkunde kopieren, die wird dann zu deinen Akten geheftet, als Beweis." In wie weit kann eine Briefkastenadresse überhaupt überprüft werden und vor allem wie?
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Um die Einnahmen der Steuerzahler abzugleichen, haben die Finanzämter einen einfachen aber hocheffektiven Weg gefunden. Rechnungen, die ein beliebiger Steuerzahler mit seiner Erklärung einreicht, werden an das Finanzamt des Rechnungsausstellers weitergeleitet. Dort kann schnell überprüft werden, ob der ausstellende Unternehmer seine Einnahmen exakt angegeben hat. Dieses interne Netzwerk kann von allen Finanzämtern genutzt werden. Wie eine Prüfung genau abläuft und worauf Sie achten müssen, haben wir in unserer 2. teiligen Reihe zur Betriebsprüfung beschrieben.
Streicht das Finanzamt rückwirkend den Vorsteuerabzug einer Eingangsrechnung, weil auf dieser fälschlicherweise Umsatzsteuer ausgewiesen wurde, muss der Unternehmer diesen Betrag an das Finanzamt zurück überweisen. Das Brandenburgische Oberlandesgericht hat mit dem Urteil Az. 12 U 46/06 vom 28.09.2006 entschieden, dass der Unternehmer in diesem Fall grundsätzlich einen Schadensersatzanspruch gegen den Rechnungsaussteller geltend machen kann.
Tipp
Eine genaue Kontrolle bei Rechnungseingang auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnung ist von größter Bedeutung. Ob sich ein Schadensersatzanspruch durchsetzen lässt, hängt nicht zuletzt davon ab, ob das leistende Unternehmen noch besteht.
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