Abrechnungsmöglichkeiten dienstlicher Telefonate vom Privatanschluss

Jeder Unternehmer im Dienstleistungssektor kennt diese Situation: Die Kunden erwarten eine „24-Stunden-Betreuung". Für kleine und mittelständische Unternehmen stellt dies oftmals ein nahezu unlösbares Problem dar.

Telefonische Erreichbarkeit gewährleisten

Doch hier kann, mit der Bereitschaft der Angestellten, Abhilfe geschaffen werden. Für die Abendstunden und Wochenenden wird eine Rufbereitschaft eingeführt. Im rotierenden System sind die Mitarbeiter für Kunden auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten telefonisch erreichbar. Das Prinzip funktioniert ebenso auch andersherum: Die Angestellten können potentielle Auftraggeber und Käufer, die ebenfalls tagsüber schwer erreichbar sind, telefonisch kontaktieren. Diesen zusätzlichen, nicht selbstverständlichen Service werden viele Kunden dankend annehmen.

Abrechnung entstehender Telefonkosten

Durch die Rufbereitschaft entstehen dem Unternehmen keine zusätzlichen Lohnkosten. Aber da der Angestellte von seinem Privattelefon die Kundschaft kontaktiert, fallen bei ihm zusätzliche Telefonkosten an, die ihm aber steuerfrei erstattet und als Betriebsausgaben abgesetzt werden können. Für derartige Abrechnungen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

1. Die Mitarbeiter belegen jedes dienstliche Telefonat anhand der Einzelverbindungsnachweise.
2. Die Mitarbeiter weisen einmalig oder über den Zeitraum eines Vierteljahres den Anteil der Diensttelefonate anhand entsprechender Einzelverbindungsnachweise nach. Der derart berechnete Anteil wird vom Arbeitgeber das restliche Jahr steuerfrei erstattet und abgesetzt.
3. Pauschal können durch den Unternehmer beim Finanzamt bis zu 20 Prozent der Telefonkosten – maximal 20 EURO pro Monat – pauschal steuerfrei geltend gemacht werden. Diese Regelung gilt aber nur, wenn erfahrungsgemäß tatsächlich berufliche Telefonkosten anfallen, wie zum Beispiel bei Kundendienstmonteuren oder -beratern.
4. Der Arbeitgeber kann den Angestellten einen betrieblichen Computer inklusive Telefon- und Internetanschluss zur Verfügung stellen. Die Ergebnisse der Telefongespräche können sofort entsprechend festgehalten werden. Diese Möglichkeit ist sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei. Sie umfasst die laufenden Telefonausgaben. Alle anfallenden Kosten können als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Ein großer Vorteil ist, dass die Steuerbefreiung und die Betriebskostenabrechnung die private Nutzung und die privaten Verbindungsgebühren umfassen, solange der PC Eigentum des Unternehmers bleibt.

Quelle: http://www.bwr-media.de