Computerrechnungen richtig buchen in 10 Punkten

Der Kauf eines neuen Computers ist in der Regel nicht mit einer Rechnung erledigt. So werden oft Speichermedien, Peripheriegeräte oder Software dazugekauft. In den folgenden 10 Punkten soll geklärt werden, wie die einzelnen Kosten buchhalterisch richtig zu erfassen sind. Entsprechend können die Kosten zu den Anschaffungskosten des PCs zählen, ein Geringwertiges Wirtschaftsgut (GwG) darstellen oder als sofortabzugsfähige Betriebsausgabe erfasst werden.

Punkt 1 – Anschaffung des Computers

Wird ein neuer PC angeschafft, zählen zu den Anschaffungskosten die Preise für die Geräte, die Systemsoftware und die einzelnen Anschaffungsnebenkosten. Nachträglich gekaufte Teile, wie bspw. eine größere Festplatte zählen dann zu den Anschaffungskosten, wenn der Kauf in einem engen zeitlichen Zusammenhang mit dem Erwerb des PCs steht.

Punkt 2 – Anschaffungsnebenkosten

Zu den Anschaffungsnebenkosten eines PCs zählen u.a. Versandkosten, wie Porto- oder Lieferkosten, Aufbaukosten und Installationskosten.

Punkt 3 – Erweiterung des Computers

Um dem technischem Fortschritt Rechnung zu tragen, müssen PCs oft nach ein bis zwei Jahren aufgerüstet werden. Kosten, die bei dieser Erweiterung entstehen, sind keine nachträglichen Anschaffungskosten. Diese Kosten sind als Erhaltungsaufwand zu erfassen.

Punkt 4 – Peripheriegeräte

Peripheriegeräte wie Drucker oder Monitor sind nicht selbständig nutzbar. Damit können die Kosten nicht als GwG erfasst werden. Wurden diese Geräte im zeitlichen Zusammenhang mit einem Computer angeschafft, gehören die Kosten zu den Anschaffungskosten des PCs. Ein als Ersatz angeschafftes Gerät kann entweder einzeln oder zusammen mit dem genutzten PC aktiviert werden.

Punkt 5 – Kombigeräte

Kombigeräte, wie Drucker/Kopierer oder Faxgeräten sind selbständig nutzbar. Liegen die Anschaffungskosten von Kombigeräten, zwischen 150,- EUR und 1.000,- EUR, sind diese Geräte als GwG im entsprechenden Sammelposten zu erfassen. Bei Anschaffungskosten unter 150,- EUR sind diese Geräte als sofort abzugsfähige Betriebsausgabe den Werkzeugen und Kleingeräten zuzuordnen. Sollte der Anschaffungspreis über 1.000,- EUR liegen, muss das Gerät unter sonstiger Betriebs- und Geschäftsausstattung aktiviert werden.

Punkt 6 – Software

Computerprogramme sind immaterielle Wirtschaftsgüter. Bei Anschaffungskosten bis 150,- EUR liegt ein so genanntes Trivialprogramm vor. Dadurch wird diese Software wie ein GwG behandelt und kann sofort abgeschrieben werden.

Liegen die Anschaffungskosten über 150,- EUR, muss die Software aktiviert werden. Eine Behandlung als GwG kommt nicht in Betracht, weil Software kein materielles Wirtschaftsgut ist.

Punkt 7 – Softwareupdate

Handelt es sich bei dem Softwareupdate um ein selbständig lauffähiges Programm, gelten die Regeln aus Pkt. 5. In der Regel stellen Updates jedoch Instandhaltungsaufwand dar. Dieser Aufwand kann als sofort abzugsfähige Betriebsausgabe erfasst werden. Das Originalprogramm muss dagegen weiter regulär abgeschrieben werden. Eine außerordentliche Abschreibung kommt für ein funktionsfähiges, und jederzeit widerherstellbares Programm nicht in Betracht.

Punkt 8 – Softwaremiete oder –leasing

Ändert sich die Software ständig, wie bspw. bei Buchhaltungsprogrammen oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen, bietet sich die Miete oder das Leasing an. Die Aktualität und die Softwarepflege liegen dann in den Händen der Mietfirma. Anfallende Miet- oder Leasinggebühren sind als sofort abzugsfähige Betriebsausgaben unter Mieten für Einrichtungen zu erfassen.

Punkt 9 – Software auf fremden Servern

Für die Nutzung fremder Server, wie bspw. Datenbankserver, Server für die Präsentation und Erreichbarkeit im Internet (Hosting), müssen ebenfalls Gebühren gezahlt werden. Diese Gebühren stellen sofort abzugsfähige Betriebsausgaben dar.

Punkt 10 – Wartungskosten

Wartungskosten für Hard- oder Software sind in jedem Fall sofort abzugsfähige Betriebsausgaben. Die Aufwendungen sind unter Wartungskosten Software bzw. Hardware zu erfassen.