Diese Aufbewahrungsfristen müssen im Personalbereich eingehalten werden

Unternehmer und solche, die es werden wollen, müssen viele gesetzliche Regelungen kennen. Eine besonders wichtige Regelung ist die Aufbewahrungsfrist für verschiedene Unterlagen. Die § 257 HGB und 140 AO sind dabei besonders wichtig. Hier entscheidet sich, welche Unterlagen für mindestens sechs und welche für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.

Dabei gilt, dass im Personalbereich beispielsweise Anträge auf die Arbeitnehmersparzulage und Abrechnungen für die Sozialversicherung für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Buchungsbelege für die Gehalts- und Lohnabrechnungen dagegen müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.

Beginn des Fristablaufs bei Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen laufen jeweils bis zum Ende eines Kalenderjahres. Das heißt, dass frühestens nach dem 31. Dezember 2009 die Unterlagen von 2003 vernichtet werden können. Selbst wenn ein Brief am 02. Januar 2004 geschrieben wurde, muss er, sofern keine zehnjährigen Aufbewahrungsfristen gelten, bis zum 31. Dezember 2010 aufbewahrt werden.

Für die meisten Personalunterlagen gelten jedoch keine gesetzlichen Fristen. Sie können also schon deutlich früher vernichtet werden. Hierzu zählen insbesondere Bewerbungsunterlagen und Beurteilungen sowie Stellenbeschreibungen.

Nicht zu früh entsorgen

Auch wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Bewerbungsunterlagen und ähnliches gelten, lohnt es sich, diese ebenfalls für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Dabei sollten Personalunterlagen eines ehemaligen Mitarbeiters mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. Denn bis dahin läuft die Verjährungsfrist für evtl. bestehende Ansprüche aus dem Vertrag.

Auch Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern sollten, sofern sie nicht zurückgesandt wurden, für mindestens drei Monate aufbewahrt werden.

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Quelle: http://www.vnr.de