Die Finanzbuchführungen von rund 2,5 Millionen der meist mittelständischen deutschen Unternehmen werden vom Steuerberater oder im Unternehmen selbst mit DATEV-Software erstellt. Die DATEV eG ist damit Marktführer im Bereich Finanzbuchführungsprodukte.
Marktführer im Bereich Onlinebezahldienst im Jahr 2012 war PayPal. Deutsche Verbraucher haben 29,2% aller Onlinekäufe in Deutschland mit PayPal bezahlt. Seit Anfang März besteht nun die Möglichkeit PayPal-Daten mit DATEV automatisiert in den Workflow des Rechnungswesens einzubinden. Wir von betriebsausgabe.de haben einmal nachgefragt für welche Unternehmen dies von Nutzen sein kann und welche Vorteile es bietet, geantwortet hat uns Manuel Schettler aus der Entwicklung für Schnittstellenlösungen der DATEV:
Welche Unternehmer, die PayPal nutzen, sind die hauptsächliche Zielgruppe der PayPal-Integration in DATEV?
Unsere Fokusgruppe sind Betriebe, die ihre laufende Buchführung in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erstellen und deren eingesetztes Shop-System bzw. deren Warenwirtschaft Informationen über Geschäftsvorfälle, die via PayPal bezahlt wurden, nicht vollständig automatisiert an DATEV Rechnungswesen übergeben können. Besonders einfach ist die Einführung des Programms, wenn Unternehmer und Steuerberater bereits die Möglichkeiten der DATEV-Cloud, hier das browserbasierte System DATEV Unternehmen online zum Datenaustausch nutzen.
Welche Vorteile kann diese Neuerung für Unternehmer bringen, die PayPal benutzen?
In den meisten Fällen wurden bisher die über PayPal erzielten Umsätze in irgendeiner Weise aus dem Konto exportiert oder oftmals auch auf Papier ausdruckt, um sie dann – ergänzt um nicht enthaltene Information, wie zum Beispiel den Steuersatz – an den mit der Buchführung Beauftragten weiterzugeben. Der Anwender musste im Anschluss die Daten manuell wieder für die Buchführung erfassen.
Der E-Zahlungstransfer minimiert diesen Aufwand der manuellen Erfassung von buchführungsrelevanten Daten für das Unternehmen und dessen Steuerberater. Neben der Zeitersparnis werden damit viele Fehlerquellen und Fragestellungen von vorn herein ausgeschlossen. Sensible Zahlungsdaten können elektronisch sicher ausgetauscht werden.
Eine große Zeitersparnis erzielen diejenigen, die auch bisher schon ihre Online-Umsätze über Personenkonten für jeden einzelnen Geschäftspartner in ihr Rechnungswesen einfließen lassen. Hier kann immer dann, wenn die entsprechenden Stammdaten in der Buchführung aktuell sind, die Zuordnung von der Person zum Konto automatisch erfolgen.
Ist, um die Neuerung nutzen zu können, eine Einzelauflistung der einzelnen Einnahmen über PayPal notwendig? Ist dies zuvor nicht geschehen, sollte dies in Zukunft über DATEV gemacht werden?
Der E-Zahlungstransfer übernimmt in jedem Fall die Transaktionen und berechnet keine neuen Werte. Für diejenigen die bisher mit Tagessummen gearbeitet haben entfällt das aufwendige Summieren der Umsätze und der Detaillierungsgrad der Buchführung nimmt zu. Die Korrelation von Geschäftsvorfall und dessen Repräsentation in der Buchführung steigt dadurch eindeutig an.
Können sich Steuerberater-Kosten dadurch verändern? Wodurch kann dies entstehen?
Je nachdem, wie der Arbeitsablauf bisher geregelt war und zukünftig erfolgen soll, verändert sich der zeitliche Aufwand für den Steuerberater, daher kann hier keine allgemeingültige Aussage darüber getroffen werden, ob oder wie sich die Kosten hier verändern.
In jeden Fall nimmt die Datenqualität, durch den Wegfall manueller Nacherfassungen der digital bereits bestehenden Information deutlich zu. Die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmer und seinem Steuerberater wird durch die Kanalisierung des Informationsflusses in digitaler Form vereinfacht und beschleunigt.
Zudem ergeben sich durch diesen leichten Einstieg in die digitale Abbildung des Prozesses nicht selten weitere Potenziale zur Optimierung.
Fazit
Die Schnittstelle der DATEV zu PayPal ist die direkte Verknüpfung zweier Marktführer, die die Automatisierung der Datenweitergabe an die Buchführung und den Steuerberater weiter vervollständigen soll. 
Gerade für Unternehmen, die ihren Umsatz hauptsächlich online generieren, sollte dies eine sinnvolle Neuerung sein. Zur Vermeidung von Fehlerquellen kommt die Möglichkeit der Zeit- und damit auch Kostenersparnis hinzu. Jedoch ist dafür eine teilweise Umstellung des Buchungssystems der PayPal-Zahlungen erforderlich. Außerdem sollten möglicherweise steigenden Kosten beim Steuerberater beachtet werden.
Erfolgte in ihrem Unternehmen bisher keine genaue Aufschlüsselung der PayPal-Zahlungen, so überlegen Sie genau, ob dies für Sie in Zukunft notwendig ist. Ein Argument für die Umstellung wäre, wenn diese Daten für die Optimierung in anderen Bereichen verwendet werden können oder das Ziel der Einrichtung von Personenkonten in der Buchführung besteht. Führen Sie PayPal-Beträge bereits einzelnen oder in Personenkonten, entsteht sicherlich eine große Zeitersparnis. Eine vorherige Absprache mit dem Steuerberater, auch über den Kostenfaktor, ist aber sicherlich empfehlenswert. Schließlich kennt dieser ihre Buchführung und kann Ihnen damit einen kompetenten Rat geben, ob eine Umstellung für Sie ratsam wäre.
Quellen: