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Reisekosten

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Betriebsausgaben – bei Hartz IV wird anderes gerechnet

19. Oktober 2011 by Torsten Montag

Im Bewusstsein der Öffentlichkeit zeichnet sich die Selbstständigkeit durch finanzielle Freiräume und einen hohen persönlichen Gewinn des Unternehmers aus. Dieses Bild ist längst nicht mehr richtig, denn viele Selbstständige sind gezwungen, ALG-II-Leistungen ("Hartz IV") zu beanspruchen. In vielen Bereichen des unternehmerischen Handelns werden diese Selbstständigen durch die ALG-II-Verordnung eingeschränkt. Selbst bei den Betriebsausgaben hat der so genannte Fallmanager bei der ARGE unverhältnismäßig große Möglichkeiten, Einfluss auf die Unternehmensführung zu nehmen.

Betriebsausgaben für selbstständige ALG-II-Empfänger am Beispiel der Kilometerpauschale

Der Gesetzgeber macht es Selbstständigen, die in finanzielle Schieflage geraten sind, nicht leicht. Betreiben sie weiterhin ihr Unternehmen und müssen dennoch ALG-II-Leistungen in Anspruch nehmen, so werden ihre Betriebsausgaben anders behandelt als bei Selbstständigen ohne Leistungsbezug. Augenfällig wird dies bei der Kilometerpauschale. Für die betrieblich begründeten Fahrten mit dem Privatwagen kann üblicherweise eine Kilometerpauschale von 0,3 Euro angesetzt werden. ALG-II-Empfänger, so scheint es zumindest der Gesetzgeber zu sehen, bekommen ihr Benzin günstiger als andere Kraftfahrer. Denn bei ihnen liegt die Kilometerpauschale bei mageren 0,1 Euro. Dieser Betrag liegt nach unbestrittenen Berechnungen von Automobilclubs und Kraftfahrzeugexperten deutlich unterhalb der Kostendeckung. Die Ausgaben für betrieblich begründete Fahrten mit dem Privatfahrzeug werden für selbstständige ALG-II-Empfänger also zu einer weiteren finanziellen Belastung.

Der Fallmanager als Unternehmer

Nach der ALG-II-Verordnung dürfen selbstständige ALG-II-Empfänger nur solche Betriebsausgaben in Abzug bringen, die unvermeidbar sind. Zusätzlich legt die Verordnung fest, dass die Betriebsausgaben in ausgewogener Relation zu den Leistungen stehen müssen, die durch die Grundsicherung der ARGE anfallen. Die Entscheidung darüber,ob diese recht schwammig formulierten Anforderungen im Einzelfall zutreffen, liegt beim Fallmanager der ARGE. Die ALG-II-Verordnung unterstellt dem Fallmanager damit ein Expertenwissen, über das dieser in der Regel nicht verfügt. Dem Fallmanager wird vom Gesetzgeber nicht nur eine hohe allgemeine Qualifikation auf dem Gebiet der Betriebswirtschaft unterstellt, sondern ihm wird sogar die Kompetenz zugeschrieben, die Betriebsausgaben völlig unterschiedlicher Unternehmen sicher beurteilen zu können. Ohne die Fallmanager zu diskreditieren, muss davon ausgegangen werden, dass sie mit dieser komplexen Ermessensentscheidung heillos überfordert sind.

Fazit

Wer, aus welchen Gründen auch immer, als Selbstständiger auf die ALG-II-Unterstützung angewiesen ist, muss sich umstellen. Seine unternehmerischen Freiräume schrumpfen und bei vielen Entscheidungen zur Ausgestaltung seiner Firma ist er von zweifelhaften Beurteilungen eines Fallmanagers abhängig. Dies betrifft nicht nur die beschriebenen Betriebsausgaben, sondern weite Teile der Gewinnermittlung. Finanziell eingebrochenen Unternehmern wird es hierdurch erschwert, den Weg zurück zur Unabhängigkeit zu finden.

So können Sie Reisekosten absetzen

7. September 2010 by Sabine Hutter | No comments

Reisekosten waren in der Vergangenheit immer wieder Streitthema zwischen Unternehmen und Finanzämtern. Vielfach wurden die Ausgaben ersatzlos als nicht abzugsfähig bewertet, sobald nur ein Hauch von Privatvergnügen für die Reise erkennbar war. Der Bundesfinanzhof geht gegen diese Möglichkeiten nun vor. Es gibt ab sofort die Möglichkeit, die Reisekosten auch bei privaten Reisenutzungen zumindest anteilig als Betriebsausgaben abzusetzen. Wie dies geht, zeigen wir Ihnen in drei einfachen Schritten.

Schritt 1: Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind alle Ausgaben, die in unmittelbarem Zusammenhang mit Ihrer beruflichen und unternehmerischen Tätigkeit stehen. Sollten Sie auf Reisen ein Seminar besuchen, sind die Kosten hierfür vollständig abzugsfähig. Gleiches gilt bei Bewirtungskosten oder Aufwendungen für Kunden und Geschäftspartner. Sammeln Sie am besten Nachweise über entsprechende Aufwendungen, wie schriftliche Einladungen, Seminarunterlagen und Co. Damit überzeugen Sie das Finanzamt von der betrieblichen Veranlassung der Kosten.

Schritt 2: Private Ausgaben

Typische private Ausgaben, wie für Sightseeing-Touren oder einen Konzertbesuch, sind natürlich auch künftig nicht absetzbar. Sie sollten hierüber zwar ebenfalls Belege sammeln und diese bei den Geschäftsunterlagen aufbewahren, allerdings können Sie sie steuerlich nicht geltend machen.

Schritt 3: Gemischte Ausgaben

Im dritten Schritt errechnen Sie die gemischten Ausgaben. Das sind häufig die Kosten für An- und Abreise, die Übernachtung oder Ähnliches. Die gemischten Kosten können Sie anteilig absetzen. Der Anteil errechnet sich aus den Zeitanteilen, die Sie für private und berufliche Aktivitäten aufgewendet haben. Am besten ist es deshalb, wenn Sie kontinuierlich Tagebuch führen. Allerdings erübrigt sich der private Zeitanteil, wenn der geschäftliche bereits 14 Stunden in Anspruch genommen hat.

in Anlehnung an: Pro Firma, März 2010, S. 57
 

Vereinfachungen bei Übernachtungskosten

6. September 2010 by Sabine Hutter | No comments

Ab diesem Jahr gelten Vereinfachungen bei der Verbuchung von Übernachtungskosten. Für eine Übernachtung kann auch künftig die Pauschale von 4,80 Euro für das Frühstück abgezogen werden. Die restlichen Aufwendungen laut der Rechnung vom Hotel können steuerfrei erstattet werden. Diese Regelung gilt zwar grundsätzlich für Arbeitnehmer, wie dem BMF Schreiben vom 05.03.2010 zu entnehmen ist, doch können auch Selbstständige sich auf die Regelung beziehen. Denn generell sollen Arbeitnehmer und Selbstständige nach den Lohnsteuer-Richtlinien zu Reisekosten gleich behandelt werden.

Allerdings müssen Sie für den vereinfachten Abzug darauf achten, dass auf der Rechnung ein Sammelposten mit 19 Prozent Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Üblicherweise wird dieser unter dem Begriff „Servicepauschale" abgerechnet. Ist ein solcher gesonderter Sammelposten nicht eindeutig ausgewiesen, haben Sie auch kein Recht, die vereinfachten Abzüge steuerlich geltend zu machen. Mit der Vereinfachung sollen Probleme, die aufgrund der Senkung des Umsatzsteuersatzes für Hotelübernachtungen entstanden, gesenkt werden.

Fazit

Deshalb achten Sie stets darauf, Ihre Hotelrechnungen künftig sofort nach Erhalt zu prüfen. Direkt beim Auschecken ist es noch möglich, die Rechnung entsprechend der Vorgaben ändern zu lassen. Spätere Änderungen kosten unnötig Zeit. Achten Sie insbesondere auf den Ausweis der korrekten Umsatzsteuer. Sie muss für das Frühstück bei 19 Prozent liegen. Lediglich die reine Übernachtung darf zum ermäßigten Steuersatz berechnet werden. Auch alle anderen Leistungen des Hotels sollten Sie entsprechend aufführen lassen. So können Sie jederzeit nachweisen, welche Leistungen beruflicher Natur und welche privater Natur waren.

Die verschiedenen Steuersätze müssen Sie ebenfalls in der Buchführung beachten. Einzelne Buchungen müssen dadurch bedingt, entsprechend gesplittet werden.

in Anlehnung an: http://www.selbststaendigentipps.de

Telefonate mit der Familie auf Dienstreisen

8. August 2010 by Torsten Montag | No comments

Das Niedersächsische Finanzgericht hat mit Urteil vom 02.09.2009 unter dem Aktenzeichen 7 K 2/07 entschieden, dass Telefonate mit der Familie auf Dienstreisen als Werbungskosten steuerlich absetzbar sind. Die Regelung gilt für alle Dienstreisen, die länger als eine Woche andauern und bei denen eine wöchentliche Heimreise zur Familie nicht möglich ist.

Im verhandelten Fall ging es um einen Soldaten, der für einen mehrwöchigen Einsatz auf See war. Ein 15-minütiges Gespräch pro Woche mit der Familie war ihm gestattet und dessen Kosten darf er als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Diese Regelungen gelten auch für Selbstständige, die in vielen Fällen ähnlich den Angestellten behandelt werden sollen, wie es auch hier der Fall ist. Jedoch müssen die Kosten für diese Familientelefonate einzeln nachgewiesen werden. Pauschalen dürfen dabei nicht genutzt werden. Sie sind auch nur dann absetzbar, wenn die wöchentliche Heimfahrt nicht erfolgen kann. Die Regelungen gelten außerdem bei doppelter Haushaltsführung.

in Anlehnung an: http://www.selbststaendigentipps.de

Wie Sie Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen können

21. März 2010 by Torsten Montag | No comments

Wenn Sie Kunden besuchen, müssen Sie aufgrund der mittlerweile fast überall vorherrschenden nationalen oder internationalen Geschäftsausrichtung oftmals weite Strecken zurücklegen. Für diese Tätigkeiten außerhalb Ihrer Geschäftsräume oder Ihrer Wohnung können Sie als Unternehmer aber Reisekosten geltend machen.

Reisekosten für Unternehmer

Als Unternehmer steht Ihnen ein Verpflegungsmehraufwand zu. Dieser richtet sich nach der Dauer Ihres Aufenthalts fernab der eigenen Räumlichkeiten. Er beträgt für einen kompletten Tag (24 Stunden Abwesenheit) 24 Euro, bei mindestens 14 Stunden Abwesenheit 12 Euro und bei mindestens acht Stunden Abwesenheit 6 Euro. Kürzere „Reisen" werden nicht mit einem Verpflegungsmehraufwand vergütet.

Zusätzlich können Sie die Kosten für Unterbringung und Übernachtung als Reisekosten geltend machen. Hierfür benötigen Sie einen Beleg des Hotels, in dem Sie übernachtet haben. Ist darauf die Umsatzsteuer ausgewiesen, können Sie diese als Vorsteuer geltend machen. Allerdings müssen Sie Hotelrechnungen mit Frühstück um das Frühstück kürzen. Auch die Fahrtkosten können Sie als Betriebsausgaben geltend machen. Beim Firmenwagen rechnen Sie die Tankbelege ab, bei einem privaten Wagen können Sie nach Kilometern abrechnen. Pro Kilometer gelten 0,30 Euro als Reisekosten.

Reisekosten für Arbeitnehmer

Auch wenn Ihre Mitarbeiter zum Beispiel zu Kundenbesuchen fahren, stehen ihnen Reisekosten zu. Diese gliedern sich ebenfalls in den Verpflegungsmehraufwand sowie die Übernachtungs- und Fahrtkosten. In letzterem Punkt sollten Sie Ihren Mitarbeitern jedoch lieber einen Dienstwagen zur Verfügung stellen, da dessen Abrechnung Sie günstiger kommt.

Sie haben weitere Fragen zu anderen steuerlichen Themengebieten?

Bitte klären Sie Ihre persönliche und individuelle steuerliche Situation mit einem zugelassenen Steuerberater ihrer Wahl. Sofern sie keinen Steuerberater an ihrer Seite haben, können wir Ihnen den Service von steuerberaten.de empfehlen. Hier bekommen Sie rechtssicheren Rat von einem Onlinesteuerberater zu besonders günstigen Konditionen, so dass Sie den Vorteil einer echten steuerlichen Beratung kombiniert mit seriösen und günstigen Preisen genießen können. Überzeugen Sie sich selbst…

Quellen:
http://www.betriebsausgabe.de
http://www.duesseldorf.ihk.de
http://www.redmark.de

Mit der Bahncard der Deutschen Bahn entspannt und kostengünstig reisen

30. November 2009 by Torsten Montag | No comments

Die Benzinpreise steigen stetig – selbst die Kosten für Diesel. Warum also für Dienstreisen nicht eine preiswertere Alternative wählen und lieber mit der Bahn fahren? Die Vorteile liegen klar auf der Hand: keine nervenaufreibenden Verkehrsstockungen, entkrampftes Reisen und pünktliche Ankunft.

Die Lösung: die Fahrt mit der Bahn

BahncardBesonders für Selbstständige und Unternehmer, deren Firma noch nicht lang am Markt existiert, bietet sich diese Variante an. Ist es doch eine sehr unangenehme, ja sogar peinliche Situation, zu einem Termin mit einem potentiellen Auftraggeber aufgrund eines Staus zu spät zu erscheinen, zumal zur regulären Nervosität oftmals auch noch Konzentrationsschwächen durch den Stress hinzukommen.

Doch diesen Druck kann man schnell und unkompliziert vermeiden, indem man mit der Bahn reist. Die Internetseite der Deutschen Bahn bietet nicht nur einen kostenlosen Fahrzeitenüberblick für die Planung, man sieht auch sofort Umsteigemöglichkeiten (mit exakter Bahnsteigangabe) und die Preise. Die Online-Buchung ist simpel. Das Ticket kann gleich ausgedruckt werden.

Die Bahncard

Bei all diesem Komfort sollte auch die Nutzung einer Bahncard in Betracht gezogen werden. Auch schon für Wenigreisende zahlt sie sich aus. Von 25 Prozent Preisnachlass bis hin zu einer Mobilitätskarte, bei der u. a. Partner kostenfrei mitreisen können, ist alles möglich. Für Bahncard-Inhaber bestehen aber auch attraktive Sonderkontingente bei der Sitzplatzreservierung, im BahnShop sowie für Parkgebühren.

Selbst um die aufwendige Recherche bei notwendigen Übernachtungen in einer fremden Stadt müssen sich Besitzer einer Bahncard nicht kümmern! Über den Service AMEROPA der Deutschen Bahn kann man gleich ein Komplettpaket buchen – natürlich online. Selbstverständlich müssen die aufgeführten Hotels einem hohen Standard entsprechen, um in dieses Kooperationsprogramm aufgenommen zu werden. Neben Zugfahrt und Hotel kann über dieses Online-Portal auch gleich ein Mietwagen gebucht werden. Ein Service der Bahncard, der sich rundum lohnt.

Das sollten Unternehmer zur Entfernungspauschale wissen

25. November 2009 by Torsten Montag | No comments

Das Hin und Her in den letzten Jahren in Bezug auf die Entfernungspauschale hat bei den meisten Selbständigen viel Verwirrung gestiftet. Zuerst durften die Fahrtkilometer nicht mehr abgesetzt werden, dann doch wieder – aber wie ist denn nun die gegenwärtige Situation?

Folgen des Urteils des Bundesverfassungsgerichts zur Entfernungspauschale

Das Bundesverfassungsgericht hat am 9. Dezember 2008 ein sensationsträchtiges Urteil beschlossen (2 BvL 1/07). Dieses sorgt dafür, dass die ursprüngliche Regelung zur Entfernungspauschale wieder aufgenommen wird. Dies bedeutet, dass Kosten, die für Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte anfallen, wieder vollständig von der Steuer abgesetzt werden können. Die Streichung der ersten 20 Kilometer entfällt also.

Ebenso können die Kosten für die Nutzung von Bus, Bahn & Co. und Aufwendungen, denen ein Verkehrsunfall zugrunde liegt, wieder geltend gemacht werden. Diese Regelungen gelten rückwirkend auch für das Steuerjahr 2007.

Die aktuell gültigen Pauschalbeträge

Die Entfernungspauschale beträgt pro Kilometer 30 Cent. Wenn nicht ein eigenes oder geleastes Auto verwendet wird, ist der anzusetzende Betrag pro Jahr bei 4.500 Euro gedeckelt. Zusätzlich kann höchstens einmal in der Woche eine Heimfahrt zur Familie geltend gemacht werden. Auch hier wird ab dem ersten Entfernungskilometer mit 30 Cent gerechnet. Welches Verkehrsmittel genutzt wird, spielt keine Rolle.

Die Strecke

Es muss grundsätzlich die kürzeste Verbindung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz gewählt werden. Es ist auch möglich, einen längeren Weg anzusetzen. Diese Möglichkeit besteht, wenn die längere Strecke verkehrsgünstiger ist, also in kürzerer Zeit zurückzulegen ist als die kurze Strecke. Die Entfernung zu einer weiter entfernten Zweitwohnung darf nur dann angesetzt werden, wenn es sich dabei um den Hauptwohnsitz handelt.

Empfehlung für Sie

Kontrollieren Sie am besten gleich Ihren Steuerbescheid aus dem Jahr 2007 dahingehend, ob die Entfernungspauschale gekürzt wurde. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie beantragen, dass der Bescheid berichtigt wird.

Quelle: Haufe Info-Brief 6/09
 

Senken Hotels zum Jahresbeginn 2010 ihre Preise?

24. November 2009 by Evelyn Brandies | No comments

Mit dem Wachstumsbeschleunigungsgesetz hat die Bundesregierung Entlastungen für Unternehmen geplant. So soll die Mehrwertsteuer auf Beherbergungsleistungen von neunzehn auf sieben Prozent abgesenkt werden. Damit könnten die Übernachtungen ab Januar 2010 für die Gäste deutlich günstiger werden. Unternehmer sollten bei Kombirechnungen, bspw. Übernachtung mit Frühstück auf den getrennten Ausweis der Mehrwertsteuer der einzelnen Positionen achten.

Reisekosten richtig berechnen

2. Oktober 2009 by Sabine Hutter | No comments

Die Reisekosten zu berechnen, stellt sich für viele Unternehmen als nicht ganz einfach dar. Doch es gibt Neuerungen, die seit dem 01.01.2008 gelten. Diese Neuerungen wurden jedoch nicht aufgrund einer Gesetzesänderung veranlasst, sondern vielmehr der aktuellen Rechtsprechung des BFH angepasst. Dadurch können die neuen Richtlinien auch für Zeiträume vor dem Jahr 2008 angewendet werden. In den Lohnsteuer-Richtlinien 2008, kurz LStR 2008, hat die Finanzverwaltung die neuen Regelungen bezüglich der Reisekosten beschlossen, die sich wie folgt aufgliedern.

Auswärtige Tätigkeiten

Auswärtige Tätigkeiten werden ab sofort allesamt steuerlich gleich behandelt. Wurde bisher zwischen Fahrtätigkeiten, ständig wechselnden Einsatzorten und Geschäfts- bzw. Dienstreisen unterschieden, so werden diese verschiedenen Tätigkeiten heute alle gleich behandelt. Voraussetzung ist jedoch, dass Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeitsstätte vorweisen können. Dann gelten die auswärtigen Tätigkeiten auch als solche und es können steuerliche Vorteile genutzt werden.

3-Monatsfristen

Sofern an der auswärtigen Arbeitsstätte weder eine Betriebs-, noch eine dauerhafte Arbeitsstätte entsteht, gelten alle Reisen dorthin als Geschäftsreisen. Das bedeutet, dass Fahrtkosten und Übernachtungskosten nach den neuen Regelungen unbegrenzt abzugsfähig sind. Wer also mehrfach an die auswärtige Tätigkeitsstelle fahren muss, erhält für jede Fahrt die Reisekosten erstattet, da diese als Geschäftsreise gilt. Allerdings ergibt sich keine Änderung beim Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird nur für die ersten drei Monate an einer bestimmten Tätigkeitsstätte erstattet. Wer also länger als drei Monate ununterbrochen an einer Tätigkeitsstätte arbeitet, der erhält nur für die ersten drei Monate den Verpflegungsmehraufwand, danach wird dieser nicht mehr gewährt. Diese Regelung bleibt somit weiterhin bestehen. Jedoch gilt sie nur, wenn wirklich täglich und ohne Unterbrechung an dieser einen auswärtigen Stelle gearbeitet wird. Wer dort nur mit Unterbrechungen arbeitet, für den gilt die Frist von drei Monaten nicht.

2-Tage-Regelung

Sofern eine Arbeitsstätte nur maximal zwei Mal pro Woche aufgesucht wird, stellt diese keine dauerhafte Arbeitsstätte dar. Vielmehr ist es so, dass der Verpflegungsmehraufwand selbst nach Ablauf von drei Monaten nicht eingeschränkt wird. Die neuen Regelungen sorgen regelmäßig bei den Unternehmen für Verwirrung, doch mit Hilfe eines Steuerberaters oder der eigenen intensiven Befassung mit dem Thema können die Reisekosten richtig berechnet werden. In diesem Zusammenhang ist entscheidend, dass auch Reisekosten, die vor Einführung der Lohnsteuer-Richtlinien 2008 entstanden sind, nach den neuen Regelungen abgerechnet werden können. Vorsicht sollte insbesondere bei den Reisekosten des Unternehmers gelten, da diese bei Betriebsprüfungen oft kritisch beäugt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um Reisen im In- oder Ausland geht oder Geschäftspartner im Ausland eingeladen werden, die Prüfer haben ein großes Augenmerk auf diese Kosten gelegt.

Quelle: Haufe Info-Brief 5/09

Fahrtenbuch schreiben wird einfacher

13. August 2009 by Torsten Montag | 1 comment

Die meisten Unternehmer haben sicher schon einmal gehört, dass das Schreiben eines Fahrtenbuchs nicht gerade ein Vergnügen ist. Auch wenn kleine Fehler im Fahrtenbuch mittlerweile vom Gesetzgeber toleriert werden, muss doch ein sehr strenges Regelwerk angewendet und beachtet werden. Es kommt noch dicker. Der Unternehmer muss im Vorfeld erst einmal wissen, ob das Führen des Fahrtenbuchs für ihn steuerlich günstiger als die pauschale Reisekostenmethode ist. Auch zum Thema Fahrtenbuch oder Reisekostenabrechnung haben wir bereits geschrieben und sogar einen Reisekostenonlinerechner für den Vergleich entwickelt.

Fahrtenbuch vereinfachen, geht das?

Dennoch suchen immer mehr Unternehmer und Selbstständige kostenlose Software oder Programme, mit denen man das Führen des Fahrtenbuchs vereinfachen und damit Zeit sparen kann. Viele kommen dann auf die Idee, eine Excel-Tabelle als Fahrtenbuch um zu funktionieren. Doch genau das wurde von einem hessischen Finanzgericht als größerer Formmangel deklariert, was letztlich zur Verwerfung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt in einer Betriebsprüfung führt.

Wie kann das Fahrtenbuch erstellt werden?

Das Fahrtenbuch muss also entweder in einem zugelassenen Programm oder einer zertifizierten Software erstellt werden, so dass eine nachträgliche Manipulation (Entfernen oder Hinzufügen einzelner Zeilen) nicht möglich ist. Eine andere und vielleicht auch etwas altmodischere Möglichkeit ist das Führen des Fahrtenbuchs per Hand. Dazu kann eine Vorlage für Fahrtenbücher genutzt werden, welche die vom Gesetzgeber geforderten Informationen in einer Tabelle vorgeben, so dass der Unternehmer seine persönlichen Daten nur noch eintragen muss. Auch hier ist eine Änderung der eingetragenen Zeilen nicht mehr möglich ohne dass der Betriebsprüfer vom Finanzamt die Änderung nachvollziehen kann. Und genau das ist eine der Formvorschriften, so dass jede dritte Person Änderungen, Fehler und auch durchgestrichen Zeilen zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen kann.

Einträge im Fahrtenbuch vergessen?

Die häufigsten Fehler und Probleme entstehen durch das nicht regelmäßig geführte Fahrtenbuch. Der Unternehmer schiebt die Eintragungen aus Zeitgründen oder Bequemlichkeit vor sich her, so dass sich bereits nach einer Woche eine Unmenge an Fahrten, Kilometern und Reisezielen türmen, der Unternehmer jedoch nicht mehr nachvollziehen kann, wo er wirklich war. Die meisten selbstständigen Schreiben sich auf einen Notizzettel dann das wichtigste mit und wollen diese Informationen in Ruhe in das Fahrtenbuch übernehmen. Aus diesen guten Vorsätzen wird in den meisten Fällen nichts, dann werden sämtliche Fahrten geschätzt oder einfach als Privatfahrten eingetragen. Das ist sicher nicht Sinn und Zweck eines Fahrtenbuches, denn erstens können geschätzte Fahrten wesentlich leichter vom Finanzamt falsch identifiziert werden und zweitens führen Unternehmer ja nicht wegen der Privatfahrten das Fahrtenbuch, sondern möchten damit am Jahresende die tatsächlichen Verhältnisse des Pkws festhalten und somit Steuern sparen. Das klappt nicht, wenn Differenzen im Fahrtenbuch ständig als private Fahrten erfasst werden.

Wo war ich eigentlich – finden Sie´s mit unserem neuen Onlinetool heraus

Genau das oben beschriebene Problem hat uns zu unserem neuesten Onlinerechner gebracht. Mit dem kostenlosen Onlinerechner Fahrtenbuch können mögliche Zielpunkte, ausgehend von einem Startpunkt und einer angegebenen Wegstrecke in Kilometern über einen Routenplaner (Google Maps) ermittelt werden.

Fahrtenbuch Onlinerechner starten

Beispiel Fahrtenbuch

Sie haben Ihr Fahrtenbuch vernachlässigt und müssen nicht mehr wo sie in der letzten Woche geschäftlich unterwegs waren. Es fehlt ihnen eine Wegstrecke von 55 km.

1. Start oder Heimatadresse eingeben

Im ersten Schritt geben Sie fahrtenbuch onlinerechner adressesucheihrem Heimatort oder den Ort, wo die Reise begann ein. Schnell auf Finden klicken und Ihr Startort wird in der Karte angezeigt. 

 

2. Kilometer sowie Entfernungsoption eingeben

fahrtenbuch onlinerechner kilometerNun geben Sie die Entfernung von 55 km ein und setzten einen Häkchen bei Hin- und Rückfahrt, denn Sie sind ja sowohl hin als auch zurück gefahren und zwar insgesamt 55 Kilometer. Nun noch auf Berechnen klicken. 

3. Karte anzeigen

fahrtenbuch onlinerechner karteDas Programm erzeugt eine Landkarte mit Ihrem Heimatort als Zentrum. Um dieses Zentrum herum sind nun alle möglichen Routen und Zielpunkte eingetragen, welche für die Hin- und Rückfahrt von 55 km in Frage kommen. Nun können Sie leichter nachvollziehen, wo Sie gewesen sind und diesen Ort in ihr Fahrtenbuch übertragen. Darüber hinaus werden auch die gefahrenen Strecken in der Landkarte angezeigt, wenn der Benutzer über die einzelnen Zeilen der Tabelle (Punkt 4) fährt. Das erleichtert zusätzlich das Finden der richtigen Wegstrecke. 

4. Ergebnis in der Tabelle

fahrtenbuch onlinerechner tabelleZusätzlich können Sie die möglichen Ziele mit der genauen Bezeichnung von Google Maps (dem Routenplaner) noch in einer Tabelle ablesen. Als Zusatzinformation werden zu den einzelnen Orten noch die Abweichungen eingetragen. Bei der geringsten Abweichung sind Sie Ihrem Ziel so zusagen am nächsten.

Viel Spaß mit dem Tool, wir freuen uns auf ein Feedback.

Fahrtenbuch Onlinerechner starten

Das müssen Sie bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb beachten

12. Dezember 2008 by Evelyn Brandies | No comments

Ausschlaggebend sind die tatsächliche Nutzungsverhältnisse

Nutzt ein Unternehmer seinen Pkw zu mehr als 50% betrieblich, kann er den Wert der privaten Nutzung pauschal mittels der 1% Methode ermitteln. Für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb muss der Unternehmer zusätzlich seine Betriebsausgaben um 0,03% des Bruttolistenpreises mal der Entfernungskilometer korrigieren.

Was passiert bei teilweiser Nutzung der Bahn?

Laut dem Urteil des BFH vom 04.04.2008 unter dem AZ VI R 68/05 sind die tatsächlichen Nutzungsverhältnisse ausschlaggebend. Wenn für eine Teilstrecke eine Bahnfahrkarte vorgelegt werden kann, müssen die Entfernungskilometer entsprechend angepasst werden. Damit erhöhen sich die abzugsfähigen Betriebsausgaben und der Gewinn sinkt.

Beispiel
Unternehmer U fährt mit seinem betrieblichen Pkw (der Bruttolistenpreis beträgt 40.000,- EUR) täglich 8 km bis zum Bahnhof. Die restlichen 40 km legt er mit dem ICE zurück.
Für die Privatnutzung des Pkw für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz muss U bisher jährlich den folgenden Wert versteuern:

40.000,- x 0,03 % x 12 Monate x 48 km = 6.912,- EUR
abzgl. der Entfernungspauschale
0,30 EUR x 230 Tage x 48 km = 3.312,- EUR
Der Eigenverbrauch betrug somit 3.600,- EUR.

Durch die Anwendung des BFH Urteils muss U nur die tatsächlichen Verhältnisse berücksichtigen:

40.000,- x 0,03 % x 12 Monate x 8 km =1.152,- EUR
abzgl. der Entfernungspauschale
0,30 EUR x 230 Tage x 8 km = 552,- EUR
Der Eigenverbrauch beträgt damit nur noch 600,- EUR.

Die Differenz beträgt 3.000,- EUR (3.600,- EUR abzgl. 600,- EUR) und ist als abzugsfähige Betriebsausgabe zu erfassen. Der Gewinn vermindert sich um diesen Betrag.

Was passiert bei nur wöchentlicher Fahrt?

Mit dem Urteil vom 04.04.2008 unter dem AZ VI R 85/04 hat der BFH festgestellt, dass wöchentliche Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nicht nach dem Anscheinsbeweis als regelmäßige Fahrten zum Betrieb zu sehen sind. Entscheidend ist die tatsächliche Anzahl der durchgeführten Fahrten.

Beispiel
Unternehmer U ist im gesamten Jahr 58mal mit seinem betrieblichen Pkw von der Wohnung in den 350 km entfernten Betrieb gefahren. Bisher musste er als nichtabzugsfähige Betriebsausgabe folgenden Betrag erfassen:
40.000,- x 0,03 % x 12 Monate x 350 km = 50.400,- EUR
abzgl. der Entfernungspauschale
0,30 EUR x 230 Tage x 350 km = 24.150,- EUR
Der Eigenverbrauch beträgt somit 26.250,- EUR.
 
Durch die Anwendung des BFH Urteils muss U nur die tatsächlichen Verhältnisse berücksichtigen:
40.000,- x 0,002% x 350km x 58 Fahrten = 16.240,- EUR
abzgl. der Entfernungspauschale
0,30 EUR x 58 Fahrten x 350 km = 6.090,- EUR
Der Eigenverbrauch beträgt damit nur noch 10.150,- EUR.

Die Differenz von 16.100,- EUR (26.250,- EUR abzgl. 10.150,- EUR) ist als abzugsfähige Betriebsausgabe zu erfassen. Der Gewinn vermindert sich um diesen Betrag.

 

Verpflegungspauschalen und Spesen im Ausland

12. November 2008 by Torsten Montag | 2 comments

Führen die geschäftlichen Belange einen Unternehmer ins Ausland, hat er dort ebenfalls Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen (VMA). Die umgangssprachlich sogenannten Spesen sind in dem BMF Schreiben vom 9. November 2004 IV C 5 – S 2353 – 108/04 – / – IV A 6 – S 2145 – 4/04 – für die einzelnen Länder der Erde festgeschrieben. Die aufgeführten Pauschalen für die Übernachtungskosten gelten ab dem 1.01.2008 nicht mehr für Unternehmer. Der Unternehmer kann aber weiterhin die tatsächlichen Aufwendungen als Betriebsausgabe erfassen.

Laut dem BMF-Schreiben IV C 5 – S 235 Auslandsreisekosten ab 1.01.2010 (PDF; 41 KB) vom 17.12.2009 können Pauschbeträge für Übernachtungskosten nur in Fällen der Arbeitgebererstattung angewendet werden.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind nur in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 und R 9.11 Absatz 10 Satz 7 Nummer 3 LStR), für den Werbungskostenabzug sind die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 und R 9.11 Absatz 8 LStR).
Dieses Schreiben gilt entsprechend für Geschäftsreisen in das Ausland und doppelte Haushaltsführungen im Ausland.

Das bedeutet für die Unternehmer, sie können die Pauschbeträge für Verpflegungen im Ausland nicht für sich selbst sondern nur für ihre Arbeitnehmer anwenden.

Übersicht über die ab 1. Januar 2005 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten (PDF, 22 KB)

Übersicht über die ab 1. Januar 2009 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten (PDF, 34 KB)

Übersicht über die ab 1. Januar 2010 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten (PDF, 145 KB)

Für die verschiedenen Städte eines Landes können ohne weiteres unterschiedlich hohe Pauschalen gelten. So bekommt der Arbeitnehmer für einen 24-stündigen Aufenthalt in Paris eine Pauschale von 48 Euro, in Straßburg und anderen französischen Städten stehen ihm dagegen nur 39 Euro zu.

Sie haben weitere Fragen zu anderen steuerlichen Themengebieten?

Bitte klären Sie Ihre persönliche und individuelle steuerliche Situation mit einem zugelassenen Steuerberater ihrer Wahl. Sofern sie keinen Steuerberater an ihrer Seite haben, können wir Ihnen den Service von steuerberaten.de empfehlen. Hier bekommen Sie rechtssicheren Rat von einem Onlinesteuerberater zu besonders günstigen Konditionen, so dass Sie den Vorteil einer echten steuerlichen Beratung kombiniert mit seriösen und günstigen Preisen genießen können. Überzeugen Sie sich selbst…

Übernachtungskosten von Mitarbeitern

29. September 2008 by Torsten Montag | No comments

Der Unternehmer U erstattet die Übernachtungskosten, die seinem Mitarbeiter auf einer Dienstreise entstanden sind. Diese Übernachtungskosten stellen für den Unternehmer eine Betriebsausgabe dar. U hat vorab mit dem Mitarbeiter die Regelung getroffen, dass Übernachtungsrechnungen auf den Namen des Unternehmens ausgestellt werden. Damit kann der Unternehmer zusätzlich aus dieser Rechnung die Vorsteuer ziehen, so das Finanzgericht Nürnberg mit Urteil vom 21.05.2007 (Az II 49/2004, DSTRE 2008, S. 29). Ausnahme: Bei Kleinbetragsrechnungen unter 150,- EUR muss der Name des Unternehmens nicht aufgeführt sein.

Reisekosten bei Nutzung eines fremden Pkw?

14. August 2008 by Torsten Montag | No comments

Nutzt Unternehmer U für gelegentliche betriebliche Fahrten einen fremden Pkw bspw. seines Vaters, kann er diese Fahrten und die damit entstehenden Reisekosten mittels Reisekostenabrechnung abrechnen. Dabei muss U darauf achten, das die betriebliche Nutzung des fremden Pkw nicht über 50% liegt. Weiterhin muss aus der Reisekostenabrechnung der betriebliche Zusammenhang der Fahrt klar ersichtlich sein. Eine pauschale Aussage bspw. gefahrene 420 km ist in diesem Fall nicht ausreichend. Sind die Voraussetzung erfüllt, kann der Unternehmer pro betrieblich gefahrenen Kilometer 0,30 EUR als Betriebsausgabe ansetzen.

Hier erhalten Sie: Vorlage Reisekosten

Verpflegungsmehraufwendungen, muss die Auszahlung beantragt werden?

24. April 2008 by Torsten Montag | No comments

Nein, eine Beantragung ist nicht notwendig. Der Unternehmer muss natürlich Aufzeichnungen, am besten in Form einer Reisekostenabrechnung erstellen. Bei der Erfassung der Reisekosten müssen Beginn, Ende und Grund der betriebsbedingten Abwesenheit vermerkt sein. Mit den so ermittelten Abwesenheiten kann die gültige Verpflegungspauschale errechnet werden, z.B. für eine Abwesenheit von mind. 8 Stunden erhält der Unternehmer eine Pauschale von 6,00 EUR. So ergibt sich bspw. für die Reisekostenabrechnung März des Jahres ein Betrag von z.B. 252,00 EUR, den sich der Unternehmer aus der Barkasse auszahlen kann.

Kein Kassebuch im Unternehmen vorhanden?

Für den Fall, dass der Unternehmer keine Barkasse führt, daher nichts auszahlen kann, wird der oben ermittelte Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe behandelt. Sie reduziert den Betriebsgewinn und führt somit zu einer Einkommensteuereinsparung.

Verpflegungsmehraufwand, die vergessene Betriebsausgabe

24. April 2008 by Torsten Montag | No comments

Einem Unternehmer entstehen bei einer betrieblich veranlassten Abwesenheit Aufwendungen für Verpflegung. Diese tatsächlichen Kosten dürfen jedoch nicht als Betriebsausgabe angesetzt werden. Die getätigten Aufwendungen sind nur in Form von Pauschalen abzugsfähig. Bei einer Abwesenheit, d.h. der Zeitraum vom Schließen der eigenen Haustür bis zum Wideraufschließen derselben, von mindestens 8 Stunden, kann der Unternehmer 6,00 EUR geltend machen. Ist der Unternehmer mindestens 14 Stunden betriebsbedingt abwesend, erhöht sich die Pauschale auf 12,00 EUR. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden kann der Selbständige 24,00 EUR als Betriebsausgabe geltend machen. Ist der Unternehmer im Ausland tätig, gelten die Verpflegungspauschalen des Ortes der Unterkunft.

Beispiel: Unternehmer U muss im City Center Essen eine Ladeneinrichtung aufbauen. Er fährt Donnerstagmorgen um 5:30 von zu Hause los und ist Montagmorgen um 2:30 wieder zu Hause. Dadurch ergibt sich für Do eine Abwesenheit von 18,5 h gleich 12,00 EUR, Fr bis So von je 24 h gleich 74,00 EUR (3×24,00 EUR) und Mo von 2,5 h gleich 0,00 EUR. Der Unternehmer kann somit 84,00 EUR als Betriebsausgabe geltend machen.

Allerdings muss hierbei immer beachtet werden, dass der Verpflegungsmehraufwand nur für geschäftliche Abwesenheiten vom Wohnort gilt. Sind auch private Interessen über die Reise mit abgedeckt, sieht das Ganze schon anders aus.

Beispiel: Unternehmer U muss wieder in Essen eine Ladeneinrichtung aufbauen. Er ist erneut von Donnerstagmorgen um 05:30 bis Montagmorgen um 02:30 Uhr abwesend. Allerdings arbeitet er an dem Aufbau der Ladeneinrichtung lediglich bis zum Samstagmorgen um 02:30. Den Rest der Zeit verbringt er bei Verwandten in Essen. In diesem Fall entsteht ein Verpflegungsmehraufwand von 12,00 Euro für Donnerstag (18,5 h) und von 24,00 Euro für Freitag (24h). Am Samstag ist er nur für 2,5 Stunden abwesend, da anschließend seine Arbeit beendet ist, hier entsteht kein Verpflegungsmehraufwand. Auch kann der Unternehmer diesen nicht für den Besuch bei seinen Verwandten geltend machen, da dieser rein privater Natur ist.

Dienstreisen entfallen zum Jahresanfang 2008

21. Januar 2008 by Torsten Montag | No comments

Die Unterscheidung zwischen Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit wird mit Änderung der Lohnsteuerrichtlinie 2008 aufgegeben. Sie werden einheitlich unter dem Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ zusammengefasst. Nach dem Entwurf der Lohnsteuerrichtlinien 2008 sind erstattungsfähige Reisekosten: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.
Reisekosten von Arbeitnehmern und Unternehmern werden im Zuge dieser Änderung grundsätzlich gleich behandelt. Der Unternehmer muss jedoch prüfen, in welchem Umfang die Reisekosten Betriebsausgaben sind. In wieweit es zu den begrifflichen Änderungen auch inhaltliche Veränderungen bezüglich des Betriebsausgabenabzugs geben wird, steht bis dato noch nicht einheitlich fest.

Pauschaler Vorsteuerabzug aus Reisekosten

14. April 2005 by Torsten Montag | No comments

Seit dem 01.04.1999 ist es den Steuerpflichtigen Unternehmern nicht mehr möglich die Vorsteuer aus Reisekosten in Anspruch zu nehmen. Allerdings ist bis heute noch nicht entschieden, ob diese Regelung auch im Sinne des Europarechts festgelegt wurde, so dass dahingehend Umsatzsteuerbescheide offen zu halten sind. So können im Entscheidungsfall nötige Maßnahmen ergriffen werden, um die bis dahin angesammelte Vorsteuer vom Finanzamt erstatten zu lassen.