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Normalerweise versteht man unter einer Wartung die Durchführung bestimmter Instandhaltungs-, Pflege- und Reinigungsmaßnahmen, um die Funktionstüchtigkeit zu erhalten und Lebensdauer zu verlängern – etwa bei einem Auto oder einer Heizungsanlage.
Bei Software handelt es sich nicht um eine greifbare Sache im eigentlichen Sinne, so dass hier mit Wartung etwas anderes gemeint ist.
Erwirbt man als Unternehmen eine Software – beispielsweise ein Buchhaltungsprogramm – ist es mit dem Kauf alleine nicht getan. Vielmehr müssen unter anderem regelmäßige Aktualisierungen eingearbeitet oder Sicherheitslücken geschlossen werden. Unter einer Softwarewartung versteht man daher im weitesten Sinne sämtliche Tätigkeiten, um deren Nutzen zu erhalten, Fehler auszubessern oder Funktionen zu optimieren. Auch vorbeugende Maßnahmen (z. B. Schutz vor Viren und anderen Schädlingen) gehören dazu. Häufig wird eine Softwarewartung durch den Anbieter selbst durchgeführt. In der Praxis werden manchmal aber auch externe IT-Dienstleister beauftragt.
Jedes Unternehmen ist darauf angewiesen, dass sämtliche Programme zuverlässig funktionieren, so dass stets ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet ist. Niemand kann sich einen Leerlauf infolge einer Softwarestörung leisten. Die Kosten für eine Softwarewartung stellen deshalb sofort abzugsfähige Betriebsausgaben dar, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Das ist immer dann der Fall, wenn es sich bei der zu wartenden Software um ein betriebliches Programm ist (z. B. Buchhaltung, Office-Anwendungen, etc.). Ist man zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann man sich zudem die in den Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer unter den allgemeinen Voraussetzungen wieder vom Finanzamt erstatten lassen.
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