Übernachtungskosten

Übernachtet der Selbständige aus betrieblicher Veranlassung, wie z.B. einer Messe, stellen die entstandenen Übernachtungskosten eine Betriebsausgabe dar. Die Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe durch eine ordnungsgemäße Hotelrechnung nachzuweisen.
Ist der Unternehmer umsatzsteuerpflichtig, kann er aus der ordnungsgemäßen Hotelrechnung die Vorsteuer geltend machen.

Frühstück

Die Kosten für die Verpflegung sind nicht den Übernachtungskosten zuzuordnen, und müssen somit von der Gesamtrechnung abgezogen werden. An Hand des folgenden Beispiels werden die unterschiedlichen Möglichkeiten aufgezeigt:

Beispiel:
1. Ist auf der Hotelrechnung der Preis für das Frühstück angegeben, werden diese Kosten von den Übernachtungskosten abgezogen.
Hotelrechnung für eine Übernachtung in Höhe von 73,50 EUR, der Preis für das Frühstück ist mit 3,50 EUR angegeben.
Damit betragen die Übernachtungskosten 70,00 EUR.

2. Der Preis für das Frühstück wurde auf der Hotelrechnung nicht separat ausgewiesen. In diesem Fall ist die Gesamtrechnung um 20% der Verpflegungspauschale bei einer 24stündigen Abwesenheit zu kürzen, das entspricht 4,80 EUR (20% von 24,00 EUR).
Hotelrechnung für eine Übernachtung in Höhe von 73,50 EUR, der Preis für das Frühstück ist nicht separat angegeben.
Damit betragen die Übernachtungskosten 68,70 EUR (73,50 EUR abzgl. 4,80 EUR)
3. Auf der Rechnung ist vermerkt, dass die Übernachtung ohne Frühstück erfolgt ist. Der Gesamtbetrag der Hotelrechnung ist nicht zu kürzen.
Hotelrechnung für eine Übernachtung in Höhe von 73,50 EUR, es ist vermerkt, das die Übernachtung ohne Frühstück erfolgte.
Damit betragen die Übernachtungskosten 73,50 EUR.

Übernachtungskosten Ausland

Die Behandlung der Übernachtungskosten ist im In- und Ausland identisch. Ausnahme: es gelten die Verpflegungspauchalen des Ortes der Unterkunft.

Beispiel:
Ein Unternehmer übernachtet in Paris und auf seiner Hotelrechnung über 110,00 EUR ist das Frühstück nicht separat ausgewiesen.
Die Verpflegungspauschale für eine 24stündige Abwesenheit in Paris beträgt 48,00 EUR. Die Hotelrechnung ist um 20% von 48,00 EUR, somit 9,60 EUR zu kürzen. Damit betragen die Übernachtungskosten 100,40 EUR.

Die vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegebenen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland ab 01.01.2009 können im folgenden Artikel nachgelesen werden: Buchführung Verpflegungspauschalen (Teil 17)

Pauschale Übernachtungskosten

Übernachtungskosten müssen in tatsächlicher Höhe nachgewiesen werden. Der pauschale Ansatz von Übernachtungskosten wird als Betriebsausgabe nicht anerkannt. Dabei ist es unerheblich ob die Übernachtung im In- oder Ausland erfolgt.

Übernachtungskosten von Mitarbeitern oder Kunden

Nicht selten muss ein Unternehmer auch dem Kunden, Lieferanten oder Geschäftsfreund das Hotelzimmer oder die Pension bezahlen. Dabei handelt es sich auch um Betriebsausgaben, welche im Kontenrahmen in der Regel auch auf einem separaten Konto erfasst werden, so zum Beispiel Übernachtungsaufwand Arbeitnehmer.