Reduzierung der Betriebsausgaben

Fixkosten effektiv senken – der richtige Weg

Ihr Gewinn wird immer kleiner, während die Kosten hingegen deutlich zu hoch sind? In den meisten Fällen sind hierfür die Fixkosten verantwortlich. Sie steigen kontinuierlich an und verschlingen immer mehr vom Gewinn, wenn man nicht rechtzeitig gegensteuert.

Fixkosten analysieren und senken
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Während die Reduzierung der variablen Kosten, die von der Beschäftigungsauslastung abhängig sind, in der Regel kein Problem ist, sind die beschäftigungsunabhängigen Fixkosten hingegen eine andere Hausnummer. Wir erklären, wie Sie die Senkung der Fixkosten effektiv angehen.

An die Fixkostensenkung denken – Nicht erst in schlechten Zeiten

In schlechten Zeiten müssen gerade klein- und mittelständische Unternehmen und Handwerksbetriebe die Kostenbremse ziehen, da hier meist kaum oder keine Rücklagen vorhanden sind. Im Idealfall sollte sich ein Unternehmer oder Handwerker jedoch mit der Senkung von Fixkosten nicht erst dann beschäftigen, wenn es bereits brennt. Eine kurzfristige Einsparung ist mit Fixkosten nämlich nicht möglich. Stattdessen ist die Senkung der Fixkosten eine langfristige Entscheidung, die meist auch Umstrukturierungen im Betrieb oder in der Arbeitsweise notwendig machen. Denn Fixkosten fallen immer an, ganz gleich ob der Betrieb ausgelastet ist oder nicht. Typische Fixkostenarten sind

  • Personalaufwendungen (vor allem Gehälter und Sozialkosten)
  • Mieten
  • Versicherungen
  • Abschreibungen
  • Kosten für den Fuhrpark
  • IT-Kosten
  • Fremdleistungskosten
  • Energiekosten.

Fixkosten können zwar nicht immer mit sofortiger Wirkung, aber doch mittel- bis langfristig gesenkt werden. Zum Beispiel lassen sich Energiekosten durch Energiesparmaßnahmen oder durch den Einbau einer moderneren Heizung, die sparsamer im Verbrauch ist, reduzieren. Über einen Energie sparenden Firmenwagen oder über mietgünstigere Büroräume lohnt es sich ebenfalls nachzudenken. Auch bei den Personalkosten lässt sich sparen, beispielsweise bei der Buchhaltung. Bei kleinen Unternehmen und Freiberuflern fällt meist nicht so viel Arbeit an, dass ein interner oder externer Buchhalter Vollzeit ausgelastet ist. Kleinunternehmer und Freiberufler können mit etwas Übung ihre Buchhaltung mit einer Kassenbuch- oder Buchhaltungssoftware selbst erledigen. Das Outsourcen bestimmter Produktionsabläufe oder Dienstleistungen bietet ebenfalls Sparpotentiale. Anstatt eine Dienstleistung anzubieten, besteht die Möglichkeit, mit einem anderen Handwerksbetrieb oder Unternehmer zusammenzuarbeiten. Dies lohnt sich v.a. bei Dienstleistungen, die man selbst selten erbringt, weil man sich dann die Anschaffung von Gerätschaften spart.

Fünf Schritte zur erfolgreichen Kostensenkung

Schritt 1: Fixkostenanalyse

Welche Fixkosten in einem Unternehmen gesenkt werden können, kann nicht pauschal beantwortet werden. Eine vorschnelle Entscheidung für eine Fixkostenart, die sich scheinbar schnell und einfach reduzieren lässt, macht wenig Sinn. Bei der Entscheidung sind vor allem die Unternehmensstruktur und die strategische Positionierung des Betriebs zu berücksichtigen. Bei einem Handwerksbetrieb, dessen Stärke der Kundendienst ist, macht es keinen Sinn, den Fuhrpark abzubauen.

Daher sollte sich der Unternehmer zunächst  einen Überblick über alle Fixkosten verschaffen und eine Analyse der Kostenstruktur vornehmen. Hierzu erstellt man eine tabellarische Fixkostenaufstellung, welche die verschiedene Fixkostenarten und deren Höhe auflistet. Am besten erstellt man die Tabelle für das aktuelle Jahr sowie für mindestens zwei Vorjahre, um die Entwicklung der Fixkostenhöhe in die Betrachtung mit einzubeziehen. Auf diese Weise kann auch ermittelt werden, welche Fixkostenarten in letzter Zeit stark angestiegen sind und warum es zu diesem Anstieg kam.

Schritt 2: Festlegung der zu senkenden Kosten

Die Fixkostenarten, die am meisten zu Buche schlagen, also den größten Anteil an den gesamten Fixkosten haben, sollten als erstes in Angriff genommen werden. Lassen sich diese nicht senken, kommen die Fixkostenarten mit einem geringeren Anteil dran. „Klein-Vieh“ macht zwar auch Mist, aber bei Fixkostenarten mit großem Anteil, ist der Effekt der Kostensenkung einfach deutlicher zu spüren. Empfehlenswert ist auch, nur zwei bis drei Fixkostenarten gleichzeitig anzugehen und dabei die Aussicht auf Erfolg zu berücksichtigen. Aufwand und Nutzen sollten in einem entsprechenden Verhältnis zueinander stehen.

Weitere Methoden, Einsparpotentiale aufzudecken, sind zum Beispiel die Leerkostenanalyse, bei welcher man nach nicht genutzten Kapazitäten fahndet und diese versucht besser auszulasten oder zu eliminieren; oder die ABC-Analyse, bei der man die umsatzstärksten Produkte und Leistungen identifiziert, um sich auf diese zu konzentrieren.

Schritt 3: Realistische Ziele stecken

Nach der Festlegung, welche Fixkosten gesenkt werden können, sollte sich der Unternehmer immer ein konkretes Ziel stecken. Zum Beispiel: Energiekosten bis zum Jahresende um 30 Prozent senken. Dabei ist jedoch auch zu prüfen, wie realistisch es ist, dieses Ziel zu erreichen. Es führt nur zu unnötigem Frust und nicht selten zu zusätzlichen Kosten, wenn sich hinterher herausstellt, dass die Kostensenkung in der geplanten Zeitspanne nicht umzusetzen ist.

Schritt 4: Ständige Kostenkontrolle

Um zukünftige Sparpotentiale bei den Fixkosten zu erkennen, ist es unerlässlich, seine Betriebsausgaben genau zu kennen und im Auge zu behalten. Kleinunternehmer, Handwerker oder Freiberufler, die sich selbst um die Buchhaltung kümmern, können sich mit einer Kassenbuch-Software Transparenz schaffen. Alle Zahlungseingänge und –Ausgänge werden tageaktuell erfasst und ausgewertet.

Schritt 5: Kostensteigerungen vorbeugen

Um zukünftigen Steigerung der Fixkosten vorzubeugen, sollte man Anschaffungen gründlich abwägen. Jede neue Anschaffung ist mit Fixkosten verbunden: Neben eventuellen Ratenzahlungen bei einer Finanzierung fallen weitere Kosten für Abschreibung, Zinsen, Wartung, Energie etc. an. Man sollte daher prüfen, ob die Anschaffung entsprechend viel Gewinn erwirtschaften wird, um die Fixkosten, die sie verursacht zu decken. Eine kostengünstigere Alternative zum Kauf einer Maschine wäre es, sie zu leasen.