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E-Mails haben die klassischen Briefe in der Geschäftswelt längst abgelöst. Das heißt zwar nicht, dass keine Briefe mehr versandt werden, doch der Anteil der elektronischen Post wächst immer mehr. Daher entsteht bei Unternehmern und Selbstständigen immer wieder die Frage: Gilt auch bei E-Mails eine Aufbewahrungspflicht? Und für welche E-Mails?
Berlin, 31. August 2015 – Um die Frage zu beantworten, ob E-Mails ebenfalls der Aufbewahrungspflicht unterliegen, muss das Handelsgesetzbuch (HGB) zu Rate gezogen werden. Werden E-Mails nicht gesetzeskonform archiviert, kann das böse Überraschungen für den Unternehmer nach sich ziehen. § 257 HGB besagt, dass Kaufleute verpflichtet sind, abgesandte und empfangene Handelsbriefe 6 Jahre lang aufzubewahren. Natürlich nutzt heute kein Unternehmer mehr den Begriff „Handelsbrief“, da dass HGB ein sehr altes Gesetz ist. Doch der Gedanke dahinter, ist auch 100 Jahre nach Inkraftreten des Gesetzes geblieben. Daher gilt dieses Gesetz nicht nur für „Handelsbriefe“, sondern auch für alle elektronischen Formen, wie Fax oder E-Mail.
Auf den Inhalt kommt es an
Doch ebenso, wie nicht jeder einzelne Brief in der Geschäftskorrespondenz archiviert werden muss, muss auch nicht jede E-Mail archiviert und aufgehoben werden. Neben dem HGB, beschäftigt sich auch die Abgabenordnung (AO) mit Archivierungspflichten für Unternehmer. Teilweise sind diese Vorschriften sogar noch umfangreicher, vor allem in Verbindung mit den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU). Über die elektronische Buchführung und Anforderungen an Unternehmen, hatten wir bereits berichtet.
Gemäß § 147 AO, müssen E-Mails dann archiviert werden, wenn sie folgenden Inhalt aufweisen:
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Diese E-Mails unterliegen keiner Aufbewahrungspflicht
Nicht jede E-Mail unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Enthält sie keine steuerrrelevanten Inhalte, muss sie nicht archiviert werden. Die Grenze ist hier natürlich „fließend“ und nicht konkret bis ins letzte Detail geregelt, daher: Im Zweifelsfall lieber eine E-Mail mehr als zu wenig archivieren.
Konkret müssen beispielsweise E-Mails die lediglich eine Rechnung im Anhang übersenden, nicht archiviert werden. Das Bundesministerium der Finanzen sieht eine solche E-Mail ebenso wie einen Briefumschlag an, der ja auch nicht aufbewahrt werden muss.
Im folgenden finden Sie ein Beispiel dafür.
E-Mail Beispiel:
Sehr geehrter Herr Unternehmer A,
im Anhang finden Sie die Rechnung zu Ihrer Bestellung vom 01.09.2015. Wir danken Ihnen für das entgegengebrachte Vertrauen.
Mit freundlichen Grüßen
Wie und wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Wie lange eine E-Mail aufbewahrt werden muss, richtet sich nach dem Inhalt. Buchungsbelege müssen beispielsweise 10 Jahre lang archiviert werden. Geschäftsbriefe 6 Jahre.
Letztendlich muss die aufbewahrungspflichtige E-Mail wie folgt archiviert werden:
- vollständig
- manipulationssicher
- jederzeit verfügbar
- maschinell lesbar
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