GPM: Projektmanagement ein Muss in der modernen Verwaltung

Die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. ist zum zweiten Mal der institutionelle Partner beim Zukunftskongress Staat und Verwaltung und setzt dabei Akzent auf das Thema Projektmanagement. Ende Juni diskutierten 1.300 Teilnehmer das Thema „Staat und Gesellschaft in der Digitalen Revolution“.

Norman Heydenreich, Hauptstadtrepräsentant der GPM, betonte die Wichtigkeit von Projektmanagement, wie aus einer Pressemitteilung hervorgeht:

In der deutschen Verwaltung herrscht heute immer noch die Meinung vor, dass Projektmanagement-Kompetenzen auf der Führungsebene nicht gebraucht würden. Diese Fehleinschätzung ist eine wesentliche Ursache für die Schwierigkeiten von öffentlichen Projekten, die sich auch in der Umsetzung der Digitalen Agenda zeigen. Die Fähigkeit, die eigenen Programme und Projekte zu führen und zu steuern ist eine strategische und in wesentlichen Teilen nicht delegierbare Kernkompetenz der Verwaltung.

Seine Meinung teilt der GPM-Vorstandsvorsitzende Reinhard Wagner: Demnach reicht Technik alleine nicht für die Gestaltung der zukünftigen digitalen Zukunft aus. Sie muss mit Kompetenzen komplettiert werden. Das gilt für alle Klassen der Wirtschaft, auch gemeinnützige Initiativen.

Die Definition der Bezeichnung Projektmanagement

Was aber versteht man unter Projektmanagement? Projektmanagement setzt sich aus den Wörtern Projekt und Management zusammen. Ersteres beschreibt mehrere Aktivitäten, die notwendig sind, um ein bestimmtes Ergebnis innerhalb eines vorgegebenen Zeitraumes zu erreichen.

Die DIN-Norm 69901 legt folgende Definition fest:

Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation.

Folgende Merkmale definieren ein Projekt:

• neuartig, einmalig
• komplex
• zeitlich befristet
• festgelegtes Ergebnis
• Zusammenarbeit
• systematisches Arbeiten

Projektmanagement beschreibt ein ausführliches Führungs- und Organisationskonzept, welches sich zum Ziel setzt, das Vorhaben kostengünstig, qualitativ hochwertig und termingerecht durchzuführen.

Zusätzlich zu den Merkmalen aus dem Bereich Projekt kommen Folgende hinzu:

• Planung
• Koordination
• Steuerung
• Überwachung

Ein effizientes Projektmanagement durchläuft fünf Etappen, die diese Merkmale beinhalten:

1. Projektstart
2. Definition und Planung
3. Durchführung
4. Umsetzung und Realisierung
5. Projektabschluss

Erfolgreiches Projektmanagement kann mit Investitionen verbunden sein

Damit das Projektmanagement erfolgreich und effizient sein kann, müssen viele Unternehmen vorab Investitionen tätigen. Diese sind häufig im Bereich Betriebsausstattung angesiedelt. Wie Reinhard Wagner betonte, ist Projektmanagement auch für gemeinnützige Initiativen von Bedeutung, obwohl diese nicht die finanziellen Mittel besitzen, solche Kompetenzen effektiv umzusetzen. Deshalb hat die GPM ihre Mitglieder gebeten, gemeinnützige Projekte unter dem Motto „Kompetenz stiften, Zeit schenken für gemeinnützige Projekte“ pro bono zu helfen.

In anderen Firmen mangelt es nicht im Bereich Finanzen, sondern Organisation: Gute Organisationsmöglichkeiten sind jedoch das A und O für ein erfolgreiches Projektmanagement. Der Anbieter Seton hat in der Kategorie Betriebsausstattung Produkte für den Bereich Präsentation und Organisation im Angebot, die Unternehmen helfen, Projekte einfacher zu handhaben.

Zu diesen Produkten gehören Flipcharts, Wandtafeln und Whiteboards, die für die zweite Etappe des Projektmanagements (Definition und Planung) benötigt wird. Mithilfe eines Whiteboards kann das Unternehmen Ideen im Rahmen eines Brainstormings sammeln und anschaulich festhalten. Die gesammelten Ideen und daraus resultierenden Abläufe können sie in einem Monats- oder Jahreskalender integrieren, der genau festhält, wann bestimmte Zwischenziele zu erreichen sind.

Die Investition in solche Produkte ist für das Unternehmen einmalig, da sie für jedes Projekt verwendet werden können. Da sie den Arbeitsablauf in jedem zukünftigen Projekt vereinfachen, wird sich die Investition innerhalb kürzester Zeit amortisieren.

Projektmanagement als Studiengang: Chance für Unternehmen und Studierende

Auch wenn der Zug bei keinem Unternehmen abgefahren ist und sich effizientes Projektmanagement in jeder Firma durchsetzen kann, ist es sinnvoll, bereits bei der jungen Generation in diesem Bereich einen Schwerpunkt zu setzen. In betriebswirtschaftlichen Studiengängen wird das Projektmanagement bereits behandelt. Inzwischen existiert aber ein eigenständiges Studium an Privatunis und FHs.

Auffällig dabei ist, dass das Projektmanagement bereits weitestgehend digitalisiert ist. Projektmanager greifen auf spezielle Software-Lösungen zurück, die ihnen helfen, einzelne Schritte und Aufgaben schneller und effizienter zu koordinieren, Probleme frühzeitig zu erkennen und sie schnellstmöglich zu lösen. Die Software selbst spielt in der Fachrichtung nur eine kleine Rolle. Unabhängig davon, ob Studierende im Bauwesen, in der Immobilienwelt oder in Service-Unternehmen tätig sein werden – IT-Lösungen sind für sie lediglich ein praktischer Helfer.

In der breiten Masse ist das Projektmanagement als Studiengang noch nicht angenommen. Firmen und junge Menschen können von der schwachen Verbreitung dennoch profitieren. In Zukunft werden mehr und mehr Unternehmen spezialisierte Projektmanager suchen, sodass Studierende gute Chancen haben. Auf der anderen Seite erleichtert dieser Studiengang bestehenden Unternehmen die Aufgabe, effizientes Projektmanagement durchzuführen. Sie müssen nicht länger Zeit und Geld in die Schulung einer oder mehrerer Personen aufwenden. Stattdessen engagieren sie direkt einen geschulten Projektmanager.

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