So umgeht man heftige Nachzahlungen

Betriebe mit Arbeitnehmern werden normalerweise im 4-Jahres-Turnus von der Deutschen Rentenversicherung beitragsrechtlich überprüft und müssen zudem mit regelmäßigen Lohnsteuerprüfungen der Finanzämter rechnen. Dabei ergeben sich oftmals empfindliche Nachzahlungen, die man aber bereits im Vorfeld vermeiden kann.

Nachzahlungen bei der Lohnabrechnung vermeiden
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Der Softwarehersteller Lohndata (lohndata.de) hat in seinem Rundschreiben 74 die wichtigsten Fallstricke zusammengefasst, wie man heftige Nachzahlungen umgehen kann.

Minijob

Ein Minijob ("400-Euro-Job") liegt nur dann vor, wenn der durchschnittliche Monatsverdienst höchstens 400 Euro beträgt, wobei hierbei das ganze Kalenderjahr betrachtet wird. Sobald die Grenze von 4.800 Euro (12 Monate à 400 Euro) überschritten wird, ist das Beschäftigungsverhältnis nicht mehr geringfügig und unterliegt vollumfänglich der Beitrags- und Steuerpflicht. Eine Überschreitung der Verdienstgrenze ist jedoch zweimal jährlich aus unvorhersehbaren Gründen zulässig. Diese Regelung wird allerdings sehr streng ausgelegt - so gelten beispielsweise Urlaubsvertretungen sowie Urlaubs- und Weihnachtsgelder nicht als unvorhersehbar. Bei Arbeitnehmern mit mehreren Minijobs kann es vorkommen, dass die Geringfügigkeitsgrenze von 4.800 Euro insgesamt überschritten wird mit der Folge, dass kein Minijob mehr vorliegen kann. Arbeitgeber sollten sich deshalb entsprechende Erklärungen unterschreiben lassen und zu den Lohnunterlagen nehmen.

Kurzfristig Beschäftigte

Als kurzfristig Beschäftigte werden üblicherweise Ferienarbeiter, Saisonkräfte oder Krankheitsvertretungen eingestuft. Ein solches Beschäftigungsverhältnis wird nur dann anerkannt, wenn der Mitarbeiter höchstens 2 Monate am Stück oder 50 Tage im Kalenderjahr im Betrieb arbeitet. Außerdem darf die Beschäftigung nicht berufsmäßig ausgeübt werden, d. h. der Arbeitnehmer darf finanziell nicht davon abhängig sein. Schulabgänger, die zwischen Schule und Ausbildungsbeginn arbeiten, gelten dabei stets als berufsmäßig.

Studenten

Diese Personengruppe nimmt in der Sozialversicherung einen Sonderstatus ein, da sie in manchen Zweigen Versicherungsfreiheit genießt. Arbeitgeber sollten daher sorgfältig prüfen, ob ein sog. ordentliches Studium vorliegt und sich eine Immatrikulationsbescheinigung geben lassen. Außerdem darf während in der aktiven Zeit nicht mehr als 20 Stunden gearbeitet werden, wogegen diese Begrenzung in den Semesterferien nicht gilt. Ab dem 25. Semester kann ein Studentenstatus generell nicht mehr vorliegen.

Sachbezüge

Wenn Arbeitnehmer Leistungen bekommen, die nicht in Geld bestehen, dann spricht man von geldwerten Vorteilen (z. B. Werkswohnungen, Mitarbeiterrabatte, Arbeitgeberdarlehen). Diese sind vorschriftsmäßig zu bewerten und unterliegen stets der Beitrags- und Steuerpflicht. Große Bedeutung hat in der Praxis die Firmenwagenüberlassung, die mit monatlich 1 Prozent des Bruttolistenpreises (zuzüglich 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer für Fahrten zur Arbeitsstelle) angesetzt wird. Das gilt selbst dann, wenn es sich um Import-, Gebraucht- oder Leasingfahrzeuge handelt.

Einmalzahlungen

Sämtliche unregelmäßige Zahlungen (z. B. Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Tantiemen, Provisionen) müssen bei der Sozialversicherung als Einmalzahlungen bzw. bei der Lohnsteuer als sonstige Bezüge behandelt werden. Außerdem gilt es in diesem Fall die anteilige Beitragsbemessungsgrenze zu beachten.

Versicherungspflicht

Ein Arbeitnehmer kann unter Umständen während des Jahres in der Kranken- und Pflegeversicherung versicherungspflichtig werden. Nämlich in dem Monat, in dem die Jahresarbeitsentgeltgrenze unterschritten wird. Arbeitgeber sollten daher regelmäßig den versicherungsrechtlichen Status ihrer Mitarbeiter überprüfen. Das gilt insbesondere bei Entgeltumwandlung, weil durch deren Beitragsfreiheit diese Grenze schnell unterschritten werden kann.

Zuschläge

Die Beitrags- und Steuerpflicht entfällt nur für solche Feiertags-, Nacht- und Sonntagszuschläge, die für tatsächlich geleistete Arbeit bezahlt werden. Hierunter fallen in der Regel keine pauschalen Zuschläge. Arbeitgeber sollten genaue Aufzeichnungen verlangen, aus denen die begünstigten Arbeitszeiten detailliert hervorgehen.

Mindestlöhne

In verschiedenen Branchen sollten Arbeitgeber unbedingt auf die Einhaltung von Mindestlöhnen achten, da bei Unterschreitungen neben Beitrags- und Steuerachzahlungen auch mit Bußgeldern bis zu 50.000 Euro gerechnet werden muss. Im Baugwerbe gilt zudem, dass der Mindestlohn selbst dann nicht unterschritten werden darf, wenn ein Arbeitnehmer seine Altersvorsorge im Wege der Entgeltumwandlung aufbaut. Quellen