Elektronisches Nachweisverfahren

Vorsteuerabzug bei PDF Rechnungen ohne elektronische Signatur

Unternehmen die am Puls der Zeit sind, versenden ihre Rechnungen immer häufiger auf elektronischem Weg also per E-Mail. Das deutsche Umsatzsteuergesetz schreibt im § 14 Abs. 3 Nr. 1 vor, das eine solche Rechnung, wenn sie als ordnungsgemäß gelten soll, eine elektronische Signatur haben muss.

Möchten Sie Verträge per E-Mail versenden, benötigen Sie unbedingt eine elektronische Signatur
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Eine elektronische Signatur lässt sich gut mit der eigenhändigen Unterschrift vergleichen. Liegt ein Vertrag in Papierform vor, kann er eigenhändig unterschrieben und dann beiden Vertragsparteien ausgehändigt werden. Jeder Partner kann durch seine Unterschrift, auch nach Jahren, die Echtheit des Vertrages zusichern. Im digitalen Datenaustausch übernimmt die Echtheitsfunktion die elektronische Signatur.

Wie funktioniert der elektronische Nachweis?

Um eine elektronische Unterschrift leisten zu können, muss der Unternehmer bei der zuständigen Zertifizierungsstelle, dem so genannten Trust Center ein Schlüsselpaar beantragen. Dieses Schlüsselpaar wird explizit für eine Person generiert und besteht aus einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel. Beide Schlüssel befinden sich in mathematischer Abhängigkeit zueinander.

a) Der private Schlüssel

Der private Schlüssel wird dem Unternehmer mittels einer Chipkarte übergeben. Diese Chipkarte besitzt einen internen Rechner. Mit diesem Schlüssel kann der Inhaber die elektronische Signatur erzeugen. Wichtig dabei ist, dass dieser Schlüssel, selbst für den Inhaber der Karte, nicht sichtbar ist. Ausnahmen: Es gibt Programme, bspw. Lexware eRechnung, wo Lexware die Formalitäten übernimmt.

b) Der öffentliche Schlüssel

Der Rechnungsempfänger kann mit dem öffentlichen Schlüssel die Signatur und das betreffende Dokument auf Echtheit prüfen. In einem öffentlichen Verzeichnis kann der Empfänger den öffentlichen Schlüssel überprüfen.

Der Signaturablauf

Aus der zu signierenden Rechnung bildet der Rechner in der Chipkarte eine Art Quersumme, mit welcher später die Echtheit geprüft werden kann. Der gleiche Inhalt führt immer zu der gleichen Quersumme. Aus dieser Quersumme und dem privaten Schlüssel wird die elektronische Signatur erzeugt. Die Datei besteht nun aus der ursprünglichen Datei (der Rechnung), und dem Signaturschlüsselzertifikat des Unternehmers.

Die Überprüfung der Echtheit

Der Rechnungsempfänger kann die digitale Signatur überprüfen. Dabei läuft der Signaturablauf in umgekehrter Reihenfolge. Mit dem öffentlichen Schlüssel wird wieder die Quersumme der Rechnung gebildet. Beide Quersummen werden verglichen. Stimmen Sie überein, ist das der Beweis dafür, dass die Signatur rechtmäßig ist und dass das Dokument nach dem Signieren nicht mehr verändert wurde.

Aufbewahrungspflichten

Der Unternehmer muss die digital erhaltenen Rechnungen genau so behandeln wie die konventionell auf Papier ausgedruckten Rechnungen. Das bedeutet, gem. § 14b UStG sind Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren.

Was ist bei den digitalen Rechnungen zusätzlich zu beachten?

Die Signatur der digitalen Rechnung muss geprüft werden. Nach Abschluss der Prüfung wird ein Prüfprotokoll ausgegeben. Dieses Protokoll muss mit einer eigenen Signatur versehen und der Originalrechnung archiviert werden. Dafür bietet sich eine Langzeitarchivierung z.B.: auf einer DVD an. Die zweite Möglichkeit besteht darin, die Rechnung und das dazugehörige Prüfprotokoll auszudrucken und gemeinsam zu archivieren.

Kosten

Um Rechnungen mit einer elektronischen Signatur versenden zu können, benötigt der Unternehmer ein Kartenlesegerät, die Chipkarte mit dem persönlichen Schlüssel und eine Signatursoftware. Dabei fallen für das Kartenlesegerät je nach Sicherheitsstufe Kosten von 30,- bis 150,- EUR an. Die Software gibt ist in der Testversion im Allgemeinen gratis, danach schlägt sie mit Kosten von 30,- bis 140,- EUR zu Buche. Monatlich fallen daneben noch Gebühren für die Signaturlizenzen und –pakete je nach Umfang an.

Fazit

Wenn große Mengen elektronischer Rechnungen versendet werden sollen, lohnen sich der Aufwand und die Fixkosten in jedem Fall, weil demgegenüber die Porto- und Verpackungskosten entfallen. Viele Insellösungen machen das Prüfen der Signatur schwer. Es gibt verschiedene Trust Center mit jeweils eigener Signatursoftware, inwieweit diese zukünftig miteinander arbeiten und die Prüfung der Signatur für den Nutzer einfach gestalten werden, bleibt offen. Durch die extrem hohe Sicherheit der Signatur sind unsichere Geschäfte im Internet, bei konsequenter Anwendung der Signatur kein Thema mehr.

Quellen: