Fahrtenbuch

Was ist ein Fahrtenbuch und wann wird es benötigt?

Ein Fahrtenbuch dient der Dokumentation durchgeführter Fahrten und deren Anlass. Es bezieht sich in der Regel auf ein bestimmtes Fahrzeug, welches entweder von mehreren Personen gleichzeitig oder von einer Person sowohl beruflich als auch privat genutzt wird. Übernimmt ein Arbeitgeber beispielsweise die Kosten für einen Dienstwagen, nicht aber für die in diesem zurückgelegten Privatfahrten, so kann ein Fahrtenbuch zur Abrechnung verwendet werden. Auch wenn ein Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil eines Dienstwagens nicht nach der 1-%-Regelung versteuert, sondern genau abrechnet, ist ein Fahrtenbuch zu führen. Es dient dann gleichzeitig als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

Ein anderer Grund, aus dem ein Fahrtenbuch geführt werden muss, ist eine richterliche Anordnung. Wurden beispielsweise Geschwindigkeitsverstöße mit einem Fahrzeug begangen und ließ sich der Täter nicht ermitteln, so kann dem Fahrzeughalter die Pflicht ein Fahrtenbuch zu führen, auferlegt werden. Darüber hinaus ist ein Fahrtenbuch ein wichtiges Instrument im Rahmen des Fuhrparkmanagements, da so ein effektives Controlling möglich ist.

Grundsätzlich werden in einem Fahrtenbuch folgende Informationen festgehalten:

• Datum und Uhrzeit der Fahrt
• Abfahrtsort und Ziel
• Kilometerstand vor und nach Abfahrt
• Grund für die Fahrt/Geschäftspartner
• Bei mehreren Fahrern auch der Fahrer

Angehörige von Berufsgruppen, die grundsätzlich viel mit einem Dienstwagen unterwegs sind, wird die Möglichkeit geboten, ihr Fahrtenbuch effizienter auszufüllen. Werden beispielsweise regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, so können diese mit einer Nummer oder einem Buchstaben benannt werden und so in Kurzform eingetragen werden. Eine Liste, welchem Kunden welche Nummer oder Buchstabe zugeordnet wurde, ist dem Fahrtenbuch beizulegen.

In der Rechtsprechung wird außerdem davon ausgegangen, dass ein Fahrzeug grundsätzlich auch privat genutzt wird. Im Fachjargon ist dies unter dem Begriff „Anscheinsbeweis“ bekannt. Dieser kann nur in Einzelfällen widerlegt werden, beispielsweise wenn ein Fahrzeug schlicht nicht für eine private Nutzung in Frage käme. Auch in anderen Bereichen werden Fahrtenbücher geführt: Klassisches Beispiel ist das Logbuch für die Luft- und Schifffahrt. Nicht zu verwechseln ist das Fahrtenbuch mit dem Fahrtenschreiber, welcher beispielsweise zur Pflichtausstattung eines jeden LKW gehört.

Was ist die 1-%-Regelung und wird trotzdem noch ein Fahrtenbuch benötigt?

Das Führen eines Fahrtenbuches ist aufwendig und gerade in stressigen Zeiten eine lästige Pflicht. Als Alternative kann die 1-%-Regelung in Anspruch genommen werden, welche den geldwerten Vorteil eines privat genutzten PKW vereinfacht. Darf ein Dienstwagen also privat genutzt werden, so ist ein Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat als geldwerter Vorteil dem Einkommen hinzuzurechnen und entsprechend zu besteuern. Ein Fahrtenbuch zu führen ist also nicht zwingend notwendig, sofern es nicht aus anderen Gründen nötig (beispielsweise zu Controlling-Zwecken) ist.

Für Selbstständige gelten höhere Anforderungen an die Nutzung der 1-%-Regelung. So darf diese nur angewendet werden, wenn das jeweilige Fahrzeug mindestens zur Hälfte betrieblich genutzt wird. Zu den betrieblichen Fahrten gehören auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder anderen Arbeitsorten. Bestehen Zweifel ob der Nutzungsanteile, so ist gegebenenfalls ein Fahrtenbuch zu führen, um dies der Finanzverwaltung nachzuweisen. Darüber hinaus sollten Unternehmer und Selbstständige im Auge behalten, dass besonders außergewöhnliche Fahrzeuge, wie beispielsweise ein höchstmotorisierter Sportwagen, im Einzelfall als nicht abzugsfähige Repräsentationsaufwand gesehen werden kann (siehe hierzu § 4 Abs. 5 Satz 1 EStG).

Welche Auswirkungen die Nutzung der 1-%-Regelung in der Praxis hat, ist nachfolgend in einem Beispiel dargestellt:

Beispiel

Ein 2017 angeschaffter Dienstwagen hat einen Bruttolistenpreis von 38.000 €. Gemäß der 1-%-Regel sind davon pro Monat ein Prozent, also 380 €, dem Bruttoeinkommen des Nutzers hinzuzurechnen.

Je nach dem, in welchem Umfang ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen nutzen darf, erhöht sich der zu versteuernde geldwerte Vorteil. Sind beispielsweise Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte erlaubt, so erhöht sich der Betrag um 0,03 % des Bruttolistenpreises je einfachem Entfernungskilometer pro Monat.

Nicht ohne Grund ist die Eintragung in ein physischen Buch oder Heft immer noch die gängigste: Digitale Fahrtenbücher dürfen im Nachhinein nicht  (ohne Kennzeichnung) abänderbar sein. Eine Excel-Tabelle geht beipsielsweise also nicht.

Wie ein Fahrtenbuch möglichst einfach führen?

Entscheidet sich ein Unternehmen zum Führen eines Fahrtenbuches, so ist Konsequenz gefragt. Regelmäßige Erinnerungen an das Führen des Fahrtenbuches sind ebenso zu empfehlen, wie passende Lösungen, die beispielsweise ins Handschuhfach oder die Mittelarmlehne passen. Auch ein mit einem Draht an dem Fahrtenbuch befestigter Kugelschreiber erleichtert das Führen ungemein. Sollte das Finanzamt also einmal Zweifel anmelden oder grundsätzlich im Rahmen einer Betriebsprüfung auf Unregelmäßigkeiten stoßen, so kann diesen ohne Umschweife begegnet werden.

Tipp der Redaktion: Mit einer Tacho-Software können Unternehmen, die zum regelmäßigen Fahrtschreiber auslesen verpflichtet sind, den Vorschriften ganz einfach nachkommen und die Daten remote auslesen.

Schwierigkeiten beim Führen eines Fahrtenbuchs

Grundsätzlich sind die Eintragungen im Fahrtenbuch zwar lästig aber weitestgehend selbsterklärend: i.d.R. muss neben Datum und Uhrzeit der Abfahrt und der Ankunft die Wegstrecke, der Reisezweck, das Kennzeichen des Autos und der Kilometerstand zu Beginn der Fahrt und am Zielort notiert werden. Mit einer Unterschrift des Fahrers am Ende der Zeile wird bestätigt, dass diese Angaben der Wirklichkeit entsprechen.

Schwieriger wird es manchmal, wenn es darum geht, ob eine Fahrt als Betriebsfahrt, als private Fahrt oder Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gilt.

Die häufigsten Problemfälle

Fahrten zusammenfassen?

Um sich Mühe zu ersparen, wäre es natürlich angenehm, wenn es möglich wäre, einige Fahrten als eine zusammenzufassen. Tatsächlich reicht pro Dienstreise ein Eintrag. Werden allerdings auf einer Dienstreise mehrere Orte angefahren, dann ist dies zu vermerken, ebenso die einzelnen Kunden etc.

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Über den Autor

Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.