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Mit einem Kopierer kann man Dokumente auf Knopfdruck beliebig oft vervielfältigen. Da diese Funktion in jedem Bürobetrieb tagtäglich gebraucht wird, gibt es heutzutage fast kein Unternehmen mehr, das keinen Kopierer besitzt. Man bekommt preiswerte Schwarz-Weiß-Kopierer bereits ab etwa 100 Euro – unter anderem auch als Multifunktionsgerät, mit dem man auch drucken und scannen kann. Wer will, kann aber auch mehrere Tausend Euro für einen Farbkopierer mit allen technischen Raffinessen ausgeben.
Die Kosten für einen Kopierer sind als Betriebsausgabe abzugsfähig, soweit dieser für überwiegend betriebliche Zwecke eingesetzt wird.
- Wenn ein Kopierer gekauft wurde, dann gehört er zum Betriebsvermögen eines Unternehmens. Die Anschaffungskosten wirken sich daher nur im Wege der Abschreibungen auf den Gewinn aus. Das bedeutet, dass man die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer von 7 Jahren verteilen muss. Sofern es sich jedoch um ein günstiges Gerät handelt, kann eine Sofortabschreibung im Jahr der Anschaffung in Betracht kommen (sog. geringwertiges Wirtschaftsgut – GWG).
- Bei geleasten Kopiergeräten kann man die Leasingraten sofort bei Zahlung als Betriebsausgabe absetzen.
- Die Wartungs- und Reparaturkosten eines Kopierers gehören ebenfalls zu den sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben.
In allen drei Fällen gilt, dass man die in den Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer wieder zurückerhalten kann, sofern man zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
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