Wie Privatpersonen müssen auch Gewerbetreibende und Freiberufler, wenn sie Gewerberäume anmieten, in der Regel eine Mietkaution hinterlegen. Obwohl es in Deutschland genaue Vorgaben für die Mietkaution gibt, handelt es sich hierbei um eine freiwillige Angelegenheit. Das heißt: Der Vermieter kann sie verlangen, muss es aber nicht. Erbracht werden muss sie nur, wenn es hierfür eine vertragliche Grundlage gibt. Im Vertrag müssen Höhe, Zahlungszeitraum und Anlage geregelt sein. Oft wird die Kaution sicher und gewinnbringend angelegt. Hierfür haben sich im Mietkaution Vergleich verschiedene Möglichkeiten durchgesetzt. Grundlage für die rechtlichen Regelungen ist das Gewerbemietrecht, das die Mietkaution aber nur als Vorschlag von Seiten des Vermieters definiert.

Höhe und Bedeutung der Mietkaution

Wird die Mietkaution gewerblich vereinbart, dient sie wie bei der Vermietung von privatem Wohnraum der Absicherung. Der Vermieter kann sich durch diese Zahlung also gegen Schäden an seinem Eigentum, aber auch gegen eventuelle Mietausfälle absichern. Erst wenn der Gewerbetreibende bzw. das Geschäft die vereinbarte Miete trotz Aufforderung nicht mehr zahlt oder nach dem Auszug aus den Räumen erhebliche Schäden festgestellt wurden, ist ein Zugriff auf die Mietkaution durch den Vermieter möglich.

Vertraglich wird die Höhe der Mietkaution für Gewerbe ans Sicherungsbedürfnis des Vermieters angepasst. Hier haben sich in den letzten Jahren sechs Monatsmieten als Richtwert für die Kautionshöhe durchgesetzt. Teilweise gibt es auch Vermieter, die das Zwölffache der Nettokaltmiete als Kaution ansetzen.

Während es für die private Kaution durch den §551 des BGB genaue Regelungen gibt, ist die Rechtslage bei Gewerbebetrieben anders. Ist die Mietkaution gewerblich, muss diese durch den Vermieter nicht angelegt werden. Er kann nach Vereinbarung mit dem Mieter selbst entscheiden, wie er mit der Summe verfährt. Zwar gab es in der Vergangenheit bereits mehrere Gerichtsverhandlungen in Deutschland, die sich mit verlorenen Kautionen auseinandergesetzt haben, doch der Tenor der Richter ist nicht einheitlich. Der Vermieter kann also auf eine Anlage verzichten.

Tipp für Gewerbetreibende: Als Unternehmer sollten Sie darauf bestehen, dass Ihre Kautionszahlung durch den Vermieter angelegt wird. Ansonsten kann die Summe im Falle einer Insolvenz des Vermieters verloren gehen. Der Mietvertrag sollte in jedem Fall genau definieren, wie mit der Kaution verfahren und wie sie verwaltet wird.

Die Mietkaution richtet sich in der Regel nach der Kaltmiete. Pauschalen für Betriebskosten werden bei der Höhe nicht berücksichtigt. Wird die Kaltmiete im Laufe der Mietdauer durch den Vermieter angepasst, hat das meist keinen Einfluss auf die Kautionshöhe. Allerdings können hier bei der Mietkaution für Gewerbe auch andere Regelungen vertraglich getroffen werden. Es ist durchaus möglich, dass im Mietvertrag verankert ist, dass die Kaution gemeinsam mit der Kaltmiete steigt.

Verwendung der Mietkaution durch den Vermieter

Wurde eine Mietkaution hinterlegt, fragen sich viele Unternehmer spätestens nach dem Auszug, unter welchen Voraussetzungen der Vermieter auf diese Summe zugreifen kann. Hier orientiert sich die Mietkaution für Gewerbe an den Regelungen für private Kautionen. Laut Gesetz darf der Vermieter in folgenden Situationen auf die Kautionssumme zurückgreifen:

• Mietschulden: Sind bei Auszug nicht alle Mieten gezahlt, kann der Vermieter die Kaution nutzen, um die Schulden zu tilgen. Reicht die Summe nicht aus, muss der Mieter die Restzahlung übernehmen.
• Nicht gezahlte Nachzahlungen bei den Betriebskosten: Hier gelten die gleichen Regelungen wie bei den Mietschulden. Wurden Nachzahlungen nicht geleistet, ist der Vermieter durch die Kaution abgesichert.
• Schäden und nicht vorgenommene Schönheitsreparaturen: Ein Vermieter kann auch dann die Kaution mindern, wenn an der Mietsache Schäden entstanden sind, die durch den Mieter bei Auszug nicht behoben wurden.

Vorsicht bei Abnutzung: Oft versuchen Vermieter auch Abnutzungsspuren durch die Mietkaution auszugleichen bzw. an den Mieter weiterzugeben. Dies ist jedoch nicht erlaubt. Für sämtliche Schäden, bei denen es sich um eine gewöhnliche Abnutzung, wie beispielsweise Kratzer oder Laufspuren auf dem Bodenbelag handelt, muss der Mieter nicht aufkommen.

Ist die Mietkaution gewerblich, muss diese in der Regel mit dem Abschluss des Mietvertrags geleistet werden. Es gibt allerdings Ausnahmen: Einige Vermieter lassen hier Teil- und Ratenzahlungen zu. So kann die Kaution durch zusätzliche monatliche Raten angespart werden. Dies muss aber vertraglich geregelt sein.

Mietkaution Vergleich: Verschiedene Möglichkeiten im Überblick

Auch wenn es für die Mietkaution für Gewerbe keine strengen gesetzlichen Vorschriften gibt, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um die Kaution zu zahlen. Welche sich für die eigene GmbH oder einen Freiberufler anbieten, hängt unter anderem von eigenen finanziellen Möglichkeiten ab.

Zusammenfassung vom Mietkaution Vergleich

In den letzten Jahren haben sich bei der Mietkaution für Gewerbe Bankbürgschaften als häufigste Option durchgesetzt. In diesem Fall tritt die Bank als Bürge für den Vermieter ein. Vorteil für das Geschäft, das als Mieter fungiert, ist, dass es die Kaution nicht als Einmalsumme zahlen muss. Die Bürgschaft durch die Bank zeichnet sich durch folgende drei Merkmale aus:

• Ausschluss der Einrede
• Ausschluss der Vorausklagemöglichkeit
• ohne zeitliche Befristung

Natürlich kann eine Bank die Bürgschaft für die Mietkaution nachträglich ablehnen. In diesem Fall muss der Unternehmer die geforderte Zahlung innerhalb kurzer Zeit leisten. Ohne Leistungen durch das Unternehmen stellt eine Bank die Bürgschaft allerdings nicht zur Verfügung. Wird eine Bankbürgschaft für die Mietkaution für Gewerbe genutzt, muss durch den Unternehmer ein jährlicher Beitrag geleistet werden. Hier lohnt zwischen den Banken ein Mietkautionsvergleich, denn die geforderten Beiträge der Anbieter gehen weit auseinander.

Doch was macht die Bankbürgschaft dann im Mietkaution Vergleich so attraktiv? Die Antwort ist simpel: Die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel bleiben im Unternehmen. Das heißt: Sie stehen dem Betrieb für andere Investitionen zur Verfügung. Das schafft finanziellen Spielraum.

Besonders attraktiv ist die Bankbürgschaft für Existenzgründer und junge Unternehmen, die ohne solche Barmittel kaum Investitionsmöglichkeiten hätten. Die Höhe des zu leistenden Jahresbeitrags fällt sehr unterschiedlich aus. Die meisten Banken unterscheiden hier aber zwischen Existenzgründern und bereits bestehenden Unternehmen. Neben den Banken gibt es auch Versicherungen, die eine Bürgschaft für die Mietkaution für Gewerbe anbieten.

Beantragung einer Kautionsbürgschaft nach dem Mietkaution Vergleich

Unternehmer, die eine Kautionsbürgschaft in Anspruch nehmen möchten, müssen diese zunächst beantragen. Hier lohnt es sich verschiedene Anbieter in den Mietkaution Vergleich einzubeziehen und auch einen entsprechenden Antrag bei mehreren Unternehmen zu stellen. Ein finaler Abschluss ist nach einer eingehenden Gegenüberstellung der Angebote möglich. Zunächst müssen Unternehmen die nötigen Antragsformulare bei Banken und Versicherungen ausfüllen. Dies kann in der Regel am eigenen Standort erfolgen. Neben dem Antrag müssen dem potenziellen Bürgen weitere Unterlagen übermittelt werden:

• Mietvertrag über die Gewerberäume
• Gewerbeanmeldung
• falls vorhanden: Auszug aus dem Handelsregister

Nachdem der Anbieter alle Unterlagen geprüft und eventuell eine Bonitätseinschätzung eingeholt hat, wird er über den Antrag entscheiden. Steht einer Kautionsbürgschaft nichts im Weg, wird die Bürgschaftsurkunde ausgestellt. Diese kann das mietende Unternehmen dann beim Vermieter hinterlegen.

Unterschiede zwischen privater Kaution und der Mietkaution für Gewerbe

In Deutschland gibt es für private Mietkautionen genaue Regelungen, die der Gesetzgeber sowohl zum Schutz der Mieter als auch zum Schutz der Vermieter getroffen hat. Bei der Mietkaution für Gewerbe weist die Gesetzeslage jedoch erheblichen Gestaltungsspielraum auf. Folgende Tabelle fasst die Unterschiede zwischen gewerblicher und privater Mietkaution zusammen.

Fälligkeit der Mietkaution

Die meisten Vermieter möchten abgesichert sein, wenn sie Gewerberäume vermieten. Deswegen muss meist auch bei Unterzeichnung des Mietvertrags die Mietkaution gezahlt werden oder es muss ein entsprechender Nachweis über eine vorhandene Bürgschaft vorliegen. Entscheidend ist hier, für welche Lösung sich das mietende Unternehmen entschieden hat. Um Unstimmigkeiten zu vermeiden, sollte mit dem Vermieter im Voraus abgeklärt werden, ob Mietkautionsbürgschaften überhaupt akzeptiert werden. Auch weiterhin gibt es in Deutschland Vermieter, die dies nicht tun.

Viele Vermieter akzeptieren bei der Mietkaution für Gewerbe Ratenzahlungen nicht, sondern wünschen eine Einmalzahlung. Auch wenn diese nicht auf einem treuhänderischen Konto angelegt werden muss, sollte nachgefragt werden, wie der Vermieter mit dem Geld umgeht, denn hier gibt es deutliche Unterschiede. Wird die Kaution treuhänderisch angelegt, werden die Zinsen der Summe zugesprochen.

Vorteile der Mietkautionsbürgschaft für den Vermieter

Viele Vermieter sind sich unsicher, ob eine Mietkautionsbürgschaft die klassische Kautionszahlung ersetzen kann. Dieses Angebot bringt aber auch für die Vermieter Vorteile. Immer wieder scheitern Mietverträge daran, dass die Mieter nicht dazu in der Lage sind, die Kautionen zu zahlen. Für die Vermieter entstehen dann unangenehme Leerstände, die sowohl für den eigenen finanziellen Rahmen als auch für die Immobilie eine Belastungsprobe sind. Gerade Existenzgründer haben oft nicht die finanziellen Mittel für solche Zahlungen.

Durch die Akzeptanz einer Mietkautionsbürgschaft können Vermieter den Leerstand minimieren. Anfragen von Mietern lassen sich außerdem schneller bearbeiten. Mieter mit Bürgschaften sind zudem solvente Mieter, denn die Anbieter, die im Mietkaution Vergleich auftauchen, führen prinzipiell eine Bonitätsprüfung durch.

Kommt es zum Schadensfalls, also hat der Vermieter Anspruch auf die Kaution, wird dies durch den Bürger reguliert. Die Abwicklung ist unkompliziert und dauert nicht lange.

Steuerliche Behandlung der Mietkaution

Egal, ob es sich um ein Einzelunternehmen, einen Freiberufler oder eine GmbH handelt, grundsätzlich ist die steuerliche Behandlung wichtig. Bei der Miete sind die steuerlichen Regelungen nicht ganz übersichtlich und setzen vor allem das Vorhandensein aller nötigen Unterlagen voraus. Für die Mietkaution gibt es stattdessen klare Regelungen.

Hinweis: Die Mietkaution ist prinzipiell umsatzsteuerfrei. Sie stellt eine treuhänderische Sicherheitsleistung dar. Sie bildet keinen Umsatz.

Laut Gewerbemietrecht ist die Mietkaution aber immer frei verhandelbar. Demnach unterliegt sie auch keinerlei Beschränkungen. Wird die monatlichen Miete mit Umsatzsteuer belastet, berechnet der Vermieter diese in der Regel auch bei der Mietkaution. Für den Vermieter ergeben sich dadurch Besonderheiten, sobald er auf die Kautionssumme beispielsweise infolge eines Mietrückstands zurückgreift, muss er auf diese Summe auch Umsatzsteuer abführen.

Grundlegend kann die Umsatzsteuer, die in der Miete enthalten ist, von Unternehmen als Vorsteuer beim Finanzamt geltend gemacht werden. Dies gilt aber nur für Gewerbetreibende, die auch vorsteuerabzugsberechtigt sind. Hierfür muss der Mietvertrag als Rechnung gestaltet sein. Daher müssen in der Vertragsgestaltung folgende Daten bzw. Informationen hinterlegt sein:

• kompletter Name und Anschrift von Mieter sowie Vermieter
• Steuernummern von Mieter oder Vermieter, hier kann alternativ die Umsatzsteueridentifikationsnummer verwendet werden
• Datum der Vertragsausstellung
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungsart sowie Leistungsumfang
• Zeitraum der Leistungserbringung, also Datum des Mietbeginns
• Entgeltaufschlüsselung mit entsprechenden Steuersätzen
• eventuelle Entgeltminderungen, die im Vorfeld vereinbart wurden

Aus dem Vertrag müssen Nettosumme, Bruttosumme und Steuersumme eindeutig hervorgehen.

Fazit der Mietkaution für Gewerbe: Darauf sollten Sie abschließend achten

Möchten Sie Gewerberäume für Ihr Unternehmen anmieten, werden Sie mit Sicherheit auch mit der Mietkaution für Gewerbe konfrontiert. Der Mietkaution Vergleich zeigt, dass es hier große Unterschiede, aber auch verschiedene Lösungen gibt. Grundsätzlich sollten Sie Wert darauf legen, dass der Vermieter die Kaution anlegt und diese nicht in sein Vermögen einfließt. Sonst haben Sie im Falle einer Insolvenz kaum eine Möglichkeit, diese zurückzuerhalten.

Ihr Vermieter darf die Kaution nicht auf dem Aktienmarkt einbringen. Leider gibt es einige schwarze Schafe, die so auf hohe Zinsgewinne hoffen. Daher ist es gerade bei größeren Vermietern und Verwaltungsgesellschaften empfehlenswert, genauer nachzuprüfen.

Verlassen Sie die Gewerberäume wieder, darf der Vermieter ausstehende Kosten mit der Mietkaution verrechnen. Achten Sie zu Ihrer eigenen Sicherheit darauf, dass diese Kosten schriftlich festgehalten werden. Kosten für Reparaturen sollten im Übergabeprotokoll vermerkt sein. Dies gilt auch für Kostenanteile. Beide Seiten müssen dieses Protokoll unterzeichnen. Nur dann kann der Vermieter diese finanziellen Aufwendungen nicht ohne weiteres noch einmal erhöhen. Gleiches gilt auch für Ersatzleistungen, die vertraglich vereinbart wurden.

Nach dem Auszug muss die Mietkaution, wenn alle Kosten gedeckt sind, wieder an den Mieter ausgezahlt werden. Hierfür gibt es aber einen sehr flexiblen zeitlichen Rahmen. So muss die Rückerstattung der Kaution innerhalb von acht Wochen bis 6 Monaten erfolgen. Entscheiden Sie sich für eine Mietkautionsbürgschaft, entfällt dieser Punkt, denn hier zahlen Sie nur einen jährlichen Beitrag.

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Über den Autor

Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.