Drucker fürs Büro – leistungsstarke Unterstützung im Arbeitsalltag

Das passende Produkt – unabhängig von Büro und Ansprüchen

Der Markt für Drucker fasziniert. Während bei Smartphones, iPhones, Laptops, Macs und diversen weiteren elektronischen Geräten über die technischen Fortschritte gesprochen wird und auf Keynotes die Innovationen vorgestellt werden, bleiben Drucker häufig außer Acht. Dabei geht die technologische Weiterentwicklung auch an diesen Geräten nicht vorbei!

So wundert es kaum, dass die heutigen Drucker mittlerweile mit einer Masse an Features ausgestattet sind, die den Komfort, die Sicherheit und das Preis-/Leistungsverhältnis für Unternehmen, Freiberufler sowie Privatpersonen optimiert. Als Betriebsausstattung sind Drucker steuerlich absetzbar.

Vor- und Nachteile von Bürodruckern

Unterscheidung zwischen Tintenstrahldruckern und Laserdruckern

Tintenstrahldrucker und Laserdrucker sind die beiden grundlegenden Typen, zwischen denen zunächst zu unterscheiden ist. Beide Geräte bringen individuelle Eigenschaften mit sich, die sich für verschiedene Arten von Dokumenten sowie Einsatzbereichen mal mehr, mal weniger empfehlen. Allgemeinhin gilt der Tintenstrahler als hochqualitativ, aber langsam im Druck und teuer im Anschaffungspreis. Der Laserdrucker wiederum ist nur bei Textdruckern qualitativ zufriedenstellend, wobei dafür der günstigere Anschaffungspreis und die hohe Druckgeschwindigkeit Fürsprecher für dieses Modell sind.

Eigenschaften des Tintenstrahldruckers

Ein Tintenstrahldrucker benötigt für den Druck länger als der Laserdrucker. Geschuldet ist dies der Technologie, bei der mittels Tinte jeder Strich einzeln gezogen und jeder Punkt separat gesetzt wird. Ein Vorteil dieser präzisen Technik liegt in der hohen Druckqualität. Vor allem bei Fotografien, Bildern und anderen farbigen Dokumenten hat sich daher der Tintenstrahldrucker als bevorzugtes Gerät einen Namen gemacht. Wird ein Tintenstrahldrucker mit einem Laserdrucker derselben Qualität verglichen, so ist der Tintenstrahldrucker immer teurer. Dem teuren Anschaffungspreis stehen als ein Vorteil die geringen Folgekosten gegenüber, weil Tintenstrahler eine geringe Menge an Verschleißteilen haben und weniger Strom ziehen als Laserdrucker. Wegen der geringen Druckgeschwindigkeit kommen Tintenstrahler meistens im privaten Bereich zum Einsatz. In Büros werden sie nur dann genutzt, wenn hohe Druckqualität gewünscht ist oder ein kleines Büro mit geringem Druckaufkommen vorliegt.

Tipp! Wer die Kosten pro gedruckter Seite senken und eine umweltfreundliche Entscheidung treffen möchte, nutzt einen Tintenstrahldrucker mit Tintenflaschen bzw. Tintentank. Die Tintentanks werden wiederaufgefüllt und nicht entsorgt, wie es bei Tintenpatronen gemacht wird. Es muss dafür ein höherer Anschaffungspreis in Kauf genommen werden.

Eigenschaften des Laserdruckers

Beim Laserdrucker ist die hohe Druckgeschwindigkeit das einschlägige Kaufkriterium für viele Büros. Finanzunternehmen, Bildungseinrichtungen, Vereine, Ämter und viele weitere Institutionen sind nicht auf einen hohe Qualität des Drucks angewiesen. Durch die umfangreichen Dokumente mit einer Vielzahl an Seiten (z. B. Verträge, Policen, Rechtsschreiben), die in schwarz-weiß gedruckt werden, muss der Drucker qualitativ nur das Notwendigste beherrschen: schwarze Schrift auf ein weißes Blatt Papier bringen. Der Laserdrucker ist hierzu der geeignetste Drucker, der mit hohen Druckgeschwindigkeiten sowie Druckvolumina überzeugt. Ein Nachteil dieser Qualitäten ist der hohe Stromverbrauch. Des Weiteren sorgt der häufige Verschleiß von Bauteilen dafür, dass die Gesamtkosten während der Nutzungszeit höher als bei einem Tintenstrahldrucker sein können, obwohl der Laserdrucker im Anschaffungspreis der günstigere Druckertyp ist.

Features von Druckern

Besonders populär sind Multifunktionsdrucker. Sie vereinen mehrere Geräte in Einem: Drucker, Scanner, Kopierer und manchmal auch ein Faxgerät. Aufgrund der Multifunktionalität können Unternehmen auf einzelne Geräte verzichten. Dadurch tritt Platzersparnis im Büro ein. Zudem müssen sich die Mitarbeiter nicht an die Bedienung verschiedener Geräte gewöhnen, was die Arbeitsabläufe optimiert. Vor allem in der Zeit direkt nach der Anschaffung eines neuen Geräts bleibt dadurch einiges an Chaos erspart, weil Mitarbeiter sich nicht an vier Geräte gewöhnen, sondern nur an das eine.

Neben der Multifunktionalität sollten gute Drucker möglichst die folgenden Features haben:

• Netzwerkverbindung
• FollowMe Printing (zum Datenschutz)
• mehrere Kabel- und Funkverbindungen
• Drucken über Smartphone, Tablet und andere mobile Geräte
• Duplexdruck – am besten automatisch – zum beidseitigen Bedrucken von Seiten
• Touch-Display für eine erleichterte Bedienung

Der beste Drucker je nach Drucktyp

Unter dem „Drucktypen“ ist die Art des Dokuments zu verstehen, die der Anwender drucken möchte. Die Ausführung des Druckers – ob Tintenstrahl- oder Lasertechnologie – gibt Auskunft darüber, welcher Drucker für den jeweiligen Drucktypen der richtige ist. Aufgrund der Präzision des Tintenstrahldrucks werden sämtliche Arten von Fotodrucken mit Tintenstrahlern durchgeführt. Dabei sollte es sich zudem um einen hochpreisigen Tintenstrahler handeln, weil nur dieser die gewünschte Qualität liefern kann. Neben der mangelnden Präzision an sich, haben Laserdrucker im Fotodruck einen weiteren Nachteil: Druck auf Hochglanzpapier, wie bei Tintenstrahlern, ist nicht möglich.

• Für überzeugenden Textdruck sind Laserdrucker die beste Wahl. Laserdrucker haben den Vorzug, dass das Druckbild nicht ausfasert, wie es vereinzelt bei Tintendruckern auftritt. Zwar kann diesem Effekt bei Tintendruckern durch die Nutzung hochwertigen Druckpapiers vorgebeugt werden, aber dann kommen höhere Kosten auf Anwender zu. Unter sämtlichen Gesichtspunkten ist also der Laserdrucker für den Textdruck das optimale Gerät.
• Günstige Drucke sowohl von Text- als auch Fotodokumenten sind bei Tintenstrahl- und Laserdruckern möglich. Für einen günstigen Druck mit Tintenstrahlern ist die Voraussetzung, dass der Drucker nicht mit Tintenpatronen, sondern Tintenflaschen funktioniert.
• Im Falle eines gemischten Gebrauchs stellt sich zunächst die Frage danach, was wichtiger ist: Hohe Qualität oder schneller Druck? Zudem muss festgelegt werden, welche Art von Druck – ob Text oder Bild – am häufigsten anfällt. Die folgende Tabelle bietet eine Übersicht über das richtige Druckgerät unter den verschiedenen Bedingungen:

Der beste Drucker in Bezug auf die Unternehmensgröße

Unternehmen mit einer kleinen Größe bzw. kleinen Büros sind mit der Anschaffung eines Multifunktionsgerätes am besten beraten. Ein Multifunktionsgerät bringt die Platzersparnis als wesentlichen Vorzug mit ein. Anstatt Scanner, Drucker, Faxgerät und / oder Kopierer einzeln zu kaufen, sind sämtliche Features in Einem vereint. Aufgrund der bei kleinen Unternehmen höchstwahrscheinlich geringen Druckvolumina bewährt sich ein Tintenstrahldrucker im Einsatz definitiv. Die zugleich hohe Qualität beim Bilderdruck und die guten Druckergebnisse bei Textdrucken machen den Tintenstrahler zu einem qualitativ zufriedenstellenden Produkt.

Mittelständische Unternehmen mit größeren Büros entscheiden sich häufig für Netzwerkdrucker. Der Vorteil dieser Drucker besteht in der Anbindung ans Netzwerk via WLAN, sodass jede Person aus jeder Abteilung ohne eine Kabelverbindung zum Drucker die Dokumente drucken kann. WLAN-Drucker kommen aber auch im Homeoffice zum Einsatz, da auch in kleinen Büros und Arbeitszimmern häufig mehrere Geräte verwendet werden (Laptop, PC, Tablet), die alle mit dem Drucker verbunden sein wollen. Zur Wahl des richtigen Gerätes finden Sie auf wlandrucker.net zahlreiche Drucker mit WLAN im Test.

Je nach Unternehmensart und Aufgabenbereichen im Büro, kann es sinnvoll sein, spezialisierte Geräte zu kaufen, wie z. B. Fotodrucker. Insbesondere, wenn einzelne Druckarten häufig und unabhängig von den sonstigen Abteilungen gedruckt werden, ist ein weiteres spezialisiertes Gerät als Zusatz zum Netzwerkdrucker optimal.

Hinweis! Ab einer gewissen Preisklasse, die in der Regel auf Netzwerkdrucker für mittelständische Unternehmen und Großunternehmen zutrifft, sind die klassischen Vor- und Nachteile von Tintenstrahl- und Laserdruckern nicht mehr gültig. Gewöhnen Sie sich an, zur Druckgeschwindigkeit und Qualität spätestens bei größeren und teureren Druckern die technischen Daten zu lesen. Diese verschaffen Ihnen eine konkrete Vergleichsbasis bei den verschiedenen Druckertypen.

Abschließend widmen wir uns noch den Großunternehmen, für die einerseits dieselben Empfehlungen wie für mittelständische Unternehmen gelten. Andererseits ist unter dem Blickpunkt des steigenden Datenschutzes die Anschaffung eines Druckers mit dem FollowMe Printing in Erwägung zu ziehen. Um zu verstehen, wie FollowMe funktioniert, schauen Sie sich am besten die Umsetzung der Uni Göttingen mit ihrem Druckerservice für Studierende an.

Zudem ist davon auszugehen, dass die Abteilungen in Großunternehmen einen Raum und eine Menge des Personals einnehmen, die es rechtfertigen, für jede Abteilung separate Drucker anzuschaffen. So kann auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen effektiver eingegangen werden.

Beliebteste Hersteller auf einen Blick

Der im Drucksegment wohl bekannteste Hersteller ist HP (Hewlett Packard). Seine Drucker sind in Preisklassen und mit Funktionen erhältlich, die sich sowohl für Privatpersonen als auch Büros ausgezeichnet eignen. Weil der Hersteller auf der Höhe der Zeit ist, ist mittlerweile die Vielzahl seiner Drucker mit Features zum kabellosen Drucken ausgestattet, wozu auch die modernen Funktionen Google Cloud Print und Apple Air Print gehören.

Weiter geht es mit EPSON, das jüngst Aufmerksamkeit mit seinen Eco-Druckern erlangte. Mehrere Geräte mit wiederauffüllbarem Tintentank kamen auf den Markt. Laut Aussagen des Herstellers sollen die Druckkosten pro Seite um bis zu 90 % geringer ausfallen. Bei den Tintenstrahlern ohne Tank, aber mit den klassischen Patronen, ist EPSON um attraktive Lösungen zur Kostensenkung ebenfalls nicht verlegen: Die Tintenpatronen-Abonnements bieten Möglichkeiten zum Sparen.

Weitere beliebte Hersteller sind:

• Brother
• Canon
• Samsung
• Kyocera
• Xerox

Fazit: Durch hochwertiges Gerät mehrfach profitieren!

Bei dem Kauf eines hochwertigen Druckers wird mehrfach profitiert. Zum einen kann die Arbeit im Büro bewerkstelligt werden, zum anderen sind die Arbeitsabläufe verbessert. Letzteres steigert das Vergnügen und den Komfort bei der Arbeit. Zusätzlich werden Kosten gesenkt. Für die Wahl des passenden Druckers sind Hersteller und Kaufkriterien zu berücksichtigen.

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Über den Autor

Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.