Umsatzsteuervoranmeldung

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Unternehmer und Unternehmen sind entweder grundsätzlich oder auf besonderen Wunsch verpflichtet, die zurzeit geltende Umsatzsteuer in Höhe von 19 % (ermäßigter Steuersatz: 7 %) zu entrichten. Auf umsatzsteuerpflichtige Umsätze wird dieser Steuersatz also bei der Rechnungsstellung hinzugerechnet. Da eine nachträgliche Entrichtung der Umsatzsteuer erst nach Ablauf eines Geschäftsjahres zu Liquiditätsproblemen führen kann, müssen Unternehmer regelmäßig eine Umsatzsteuer–Voranmeldung abgeben, aus der sich dann eine Umsatzsteuer–Vorauszahlung ergibt. Etwaige Abweichungen zwischen den unterjährig abgegebenen Voranmeldungen und der späteren Jahreserklärung werden entweder vom Finanzamt erstattet oder zusätzlich entrichtet werden. Wie häufig eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben ist, welche Dinge dabei berücksichtigt werden und was geschieht, wenn Unternehmer Fristen verpassen oder die zu entrichtende Steuer schuldig bleiben, wird nachfolgend erklärt.

Wie häufig ist eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben und wem gegenüber ist sie zu erklären?

Abzugeben ist eine Umsatzsteuervoranmeldung beim örtlichen Finanzamt, welches am Unternehmenssitz zuständig ist. Werden mehrere Standorte unterhalten, so ist die Umsatzsteuervoranmeldung dort abzugeben, wo ein Gewerbe vorwiegend betrieben wird. Hierbei gilt der Grundsatz der Unternehmenseinheit. Jenes Finanzamt ist gleichzeitig auch Ansprechpartner in allen weiteren Belangen in Sachen Umsatzsteuer. Wie häufig eine USt–Voranmeldung abzugeben ist, ist zum einen von der Steuerschuld des vorherigen Geschäftsjahres und weiteren Sachverhalten abhängig. Dabei können folgende Voranmeldezeiträume unterschieden werden:

Wann ist eine Umsatzsteuervoranmeldung spätestens abzugeben?

Im Hinblick auf die Abgabe der Voranmeldung haben Unternehmer zwei Möglichkeiten:

Die nach Ablauf eines Geschäftsjahres abzugebende Umsatzsteuerjahreserklärung ist bei Erstellung in Eigenregie bis zum 31. Mai des Folgejahres abzugeben. Wird die Erstellung hingegen von einem Steuerberater übernommen, so gelten längere Fristen. Eine Abgabe ist dann bis zum 31. Dezember des Folgejahres möglich. Ist eine verspätete Abgabe wahrscheinlich, so können Unternehmer auch ohne Steuerberater eine Fristverlängerung beantragen. Dieser geben die meisten Finanzämter in der Regel statt, sodass dies auch im Hinblick auf mögliche Säumniszuschläge und Ordnungsgelder für die verspätete Abgabe empfehlenswert ist.

Wie ist die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben?

In den §§ 72a Abs. 1 bis 3, 87a Abs. 6 und 87b bis 87d der Abgabenordnung (AO) ist geregelt, wie die Umsatzsteuervoranmeldung vorzunehmen ist. Unternehmer nutzen dazu einen einheitlichen amtlichen Vordruck (USt 1 A), den sie auf elektronischem Wege an das zuständige Finanzamt weiterleiten. Auf die Pflicht zur elektronischen Übermittlung kann nur in Härtefällen verzichtet werden, sodass sich Unternehmer frühzeitig mit den Möglichkeiten vertraut machen sollten. Die gängigste Variante ist die Umsatzsteuervoranmeldung mit Hilfe von Elster. Elster ermöglicht weiterhin die Abgabe zahlreicher weiterer Steuererklärungen und Anmeldungen auf den offiziellen Vordrucken inklusive einer Plausibilitätsprüfung. Eine rein elektronische Abgabe mittels Signatur ist nach dem Erwerb eines Sicherheitszertifikates möglich. Eine kostenlose elektronische Übermittlung ohne Zertifikat ist zwar ebenfalls möglich, dann ist jedoch zusätzlich die Übersendung eines unterschriebenen Dokuments, das im Programm erstellt wird, an das Finanzamt zur Bearbeitung nötig.

Die Höhe der Vorauszahlung müssen Unternehmer selbst berechnen, indem sie die jeweiligen Umsätze erfassen und in die dafür vorgesehenen Felder eintragen. Für national tätige Unternehmen ist also meist nur die Erfassung der Umsätze zum Steuersatz von 19 % und der Abzug etwaiger Vorsteuerbeträge nötig. Die Differenz aus diesen Werten ist schließlich die zu leistende Vorauszahlung. Geleistet werden muss die Vorauszahlung ebenfalls bis zum 10. Tag des Folgemonats des Anmeldezeitraums. Für Überweisungen, die etwa gleichzeitig mit Abgabe der Voranmeldung am 10. Tag erfolgen, gilt eine Schonfrist von drei Bankarbeitstagen. Nachweise müssen mit der Umsatzsteuervoranmeldung nicht erbracht werden, Aufbewahrungs– und Nachweispflichten, wie sie etwa im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt sind, sind jedoch im Hinblick auf die späteren Steuererklärungen und etwaige Prüfungen zu beachten. Sollten in einem Voranmeldezeitraum keine Umsätze vereinnahmt werden und auch keine Vorsteuerbeträge gezahlt worden sein, so ist trotzdem eine Voranmeldung abzugeben. Hier reicht dann die Abgabe eines leeren Vordruckes.

Was passiert, wenn Fristen versäumt werden?

Vergisst ein Unternehmer die fristgerechte Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung, so kann das zuständige Finanzamt einen Verspätungszuschlag festlegen. Dieser beträgt bis zu 10 % der eigentlich zu entrichtenden Steuersumme, darf aber 25.000 € nicht übersteigen.

Wird hingegen die Frist zur Leistung der USt-Vorauszahlung nicht eingehalten, so müssen Unternehmer mit einem Säumniszuschlag rechnen. Dieser beläuft sich auf ein Prozent der auf Hundert aufgerundeten Steuerlast pro Monat. Ist also etwa eine Vorauszahlung von 1.000 € zu leisten und erfolgt diese nicht fristgerecht, so wird pro Monat ein Säumniszuschlag in Höhe von 10 € fällig. Zur Vermeidung von Säumniszuschlägen besteht die Möglichkeit, dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung zu erteilen.

Verzichtet ein Unternehmer grundsätzlich auf die Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung und kommt dieser Verpflichtung auch nach mehrmaligen Mahnungen nicht nach, so schätzt das Finanzamt die Höhe der zu leistenden Vorauszahlung. Diese kann zwar nachträglich durch eine Abgabe korrigiert werden, Verspätungszuschläge werden so jedoch nicht vermieden. Auch liegt die Schätzung des Finanzamtes meist weit über dem Wert, der sich im Rahmen einer Voranmeldung eigentlich ergeben hätte.

Was ist der Unterschied zwischen Ist- und Sollversteuerung?

Normalerweise wird die Steuerschuld anhand der zu erwartenden beziehungsweise vereinbarten Umsätze berechnet (Sollversteuerung). Nun kann es jedoch dazu kommen, dass Unternehmen aus diversen Gründen, noch keinen Geldeingang zum Zeitpunkt der Voranmeldung verzeichnen konnten, sodass diese für die rechtzeitige Entrichtung in Vorleistung treten müssten. Unter bestimmten Umständen können Unternehmen jedoch eine Istversteuerung beantragen, sodass die Steuer erst dann abgeführt werden muss, wenn diese auch vereinnahmt wurde. Insbesondere für kleinere Unternehmen bietet dies einen finanziellen Vorteil im Hinblick auf ihre Liquidität. Nach § 20 UStG ist eine Istversteuerung auf Antrag möglich, wenn

• der Umsatz im vorangegangen Geschäftsjahr weniger als 500.000 € betrug;
• ein Unternehmer von der Buchführungspflicht nach § 148 AO befreit ist;
• Umsätze als Angehöriger eines freien Berufes nach § 18 Abs. 1 Nr. EStG ausführt.

Da nicht nur in diesem Fall viele Dinge beachtet werden müssen, ist die Hinzuziehung eines Steuerberaters in vielen Fällen empfehlenswert. Ein Steuerberater kann sowohl sämtliche Aufgaben im Rahmen der Steuererklärung, Buchführung und Lohnbuchhaltung übernehmen, als auch nur zu einzelnen Sachverhalten beratend tätig werden. Welche Kosten mit der Inanspruchnahme eines Steuerberaters anfallen, ist in der Steuerberatervergütungsverordnung geregelt.

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Über den Autor

Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.