Eigenbeleg

Einerseits können Fremdbelege genutzt werden, welche von außen in das Unternehmen gelangen. Sind derartige Belege nicht vorhanden, so kann andererseits der Unternehmer auf selbst erstellte Eigenbelege zurückgreifen. Die auch als interne Belege bezeichneten eigenen Belege werden in der Regel vom Unternehmer selbst oder von leitenden Angestellten angefertigt.

Eigenbelege dokumentieren so einen tatsächlich stattgefundenen Geschäftsvorgang, so dass bei einer Prüfung von Finanzamt oder Krankenkasse eine Einnahme oder Ausgabe belegbar ist.

Ursachen für das Fehlen eines Beleges:

• Der Zahlungsempfänger stellte keinen Beleg aus, zum Beispiel bei der Zahlung von Trinkgeld
• Der Originalbeleg ging verloren oder wurde vernichtet
• Es ist keine Dritte Person / Unternehmen an einer Transaktion beteiligt
• Außerplanmäßige Abschreibungen aufgrund von Verderb, Diebstahl oder Lagerabbau
• Abrechnung von Reisekosten oder Verpflegungsmehraufwendungen für den Unternehmer oder seine Angestellten
• Privatentnahmen (Entnahme von Geld oder Wirtschaftsgüter)
• Privateinlagen

Folgendes sollte bei der Erstellung von Eigenbelegen beachtet werden:
Der Unternehmer sollte keine Sammellisten für eine Reihe von verausgabten Beträgen anlegen. Für jeden Betrag muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Die Adresse und der Name des Zahlungsempfängers sollte unbedingt vermerkt sein.
Bei der Bezahlung von Trinkgeld sollte der Anlass des Besuches sowie die Namen der Personen oder der Firma auf dem Eigenbeleg vermerkt sein. Man beachte auch die gesetzlichen Regelungen zu den Bewirtungskosten oder Abzugsvoraussetzungen bei betrieblichen Geschenken.

Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen:

Die Vorsteuer aus den Eigenbelegen kann beim Finanzamt nicht geltend gemacht werden, da die formalen Voraussetzungen des Beleges hinsichtlich des Vorsteuerabzugs nach § 14 i. V. m. § 15 UStG nicht erfüllt sind.

Auch Eigenbelege müssen im Rahmen der gesetzlichen Fristen 10 Jahre aufbewahrt werden.

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