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Die aktuelle Situation, bezogen auf die steigenden Preise, versetzt so manche Unternehmen in eine äußerst schwierige Lage. Denn eine starke Ausgabenreduzierung lässt sich ohne Folgen, wie etwa Qualitätsverluste, nicht von heute auf morgen durchführen. Um dieses Ziel richtig anzugehen, benötigt es durchdachte Strategien und eine gute Struktur. Nur so lassen sich sämtliche Zahlungsströme und Kostenauslöser genauestens im Auge behalten und Einsparungen vollziehen. Was man darunter versteht und welche weiteren Tipps und Tricks zu einer Kostenreduzierung trotz der steigenden Preise führen können, wird im Folgenden erläutert.
Eine Unternehmenskultur mit Kostenbewusstsein schaffen
Die Ursachen von Unternehmensausgaben sind zahlreich, wobei man dabei zwischen fixen und variablen Kosten unterscheiden muss. Gerade bei Zweiterem ist es in Zeiten wie diesen sinnvoll daran zu arbeiten, sie so klein wie möglich zu halten. Dieses Bewusstsein betrifft nicht nur die Geschäftsführung und den CFO, sondern ebenso alle anderen Mitarbeiter in einem Betrieb, weshalb es so wichtig ist, ein entsprechendes Kostenbewusstsein in der vorherrschenden Unternehmenskultur zu etablieren.
Eine solche Kultur kann mittels Schulungen, Workshops oder regelmäßigen Meetings erzielt werden. Dadurch kann unter anderem erreicht werden, dass es seltener zu Budgetüberschreitungen kommt, da man gewissenhafter mit Zahlungen umgeht, nachhaltigere Strategien leichter umgesetzt und Ressourcen und Rohstoffe bewusster verwendet werden. Zusätzlich können bei der Schaffung einer solchen Unternehmenskultur sogenannte Firmenkreditkarten behilflich sein, da sie zu den folgenden und weiteren Vorzügen verhelfen:
- Eine hohe Transparenz bezüglich Finanzen führt zu einem besseren grundlegenden Verständnis
- Ausgaben, basierend auf Echtzeitdaten, können leichter im Überblick behalten werden
- Dank individualisierter Budgetlimitierungen, können Überschreitungen ausgeschlossen werden
Am besten fängt man mit kleinen Veränderungen an und arbeitet sich schrittweise zum Ziel. So können sich auch Angestellte an Umstrukturierungen gewöhnen und besser umsetzen.
Die Durchführung von Prozessoptimierungen
Eine zunehmend wichtigere Rolle innerhalb von Betrieben stellt die Optimierung von Prozessen dar. Denn nur Unternehmen, die stetig bemüht sind, sich zu verbessern und sich nicht auf bisherigen Ergebnissen ausruhen, können langfristig erfolgreich sein und der steigenden Konkurrenz standhalten.
Aus optimierten Arbeitsabläufen resultiert nämlich meist eine Zeit- und Ressourcengewinnung, die sich nicht nur positiv auf einen Betrieb auswirkt, sondern auch auf anfallende Ausgaben, da sich so zum Beispiel ineffiziente Arbeitsweisen eliminieren lassen. Speziell im Zuge der Digitalisierung und dem Einsatz von digitalen Tools kommt es zu starken Arbeitserleichterungen und einer Senkung der Fehlerquote.
Vor allem buchhalterische Abwicklungen sind häufig davon betroffen und können hohe Ausgaben für eine Berichtigung zur Folge haben. Solche Softwares werden üblicherweise über Abonnement-Zahlungen abgewickelt. Dabei besteht allerdings die Gefahr, dass wegen der automatisch durchgeführten Abbuchungen der Überblick über die anfallenden Kosten leicht verloren geht.
Bei Tools und Software sparen: Oftmals kommt es in Unternehmen vor, dass bestimmte Programme doppelt vorhanden sind oder parallel, beziehungsweise gar nicht mehr, genutzt werden, weshalb sich bei dieser Kostenstelle in der Regel einige Einsparungen finden lassen. Eine Bestandsaufnahme aller Tools und Anwendungen sowie die Prüfung ihres Einsatzes sollte daher regelmäßig durchgeführt werden.
Das passende Angebot an Mitarbeiterbenefits
Ohne engagierte und motivierte Mitarbeiter könnte ein Unternehmen niemals mit zufriedenstellenden Resultaten glänzen, geschweige denn überhaupt funktionieren. Deshalb ist eine gute Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Bindung von höchstem Wert. Um dies zu erreichen und zugleich neue Angestellte zu gewinnen, bereits bestehende zu motivieren und eine langfristige Bindung vorauszusetzen, können Mitarbeiterbenefits nützlich sein. Darunter kann man sich Goodies vorstellen, die teilweise auf freier Basis eines Betriebs angeboten werden.
Hinweis: Häufig werden diese Zusatzleistungen mit steuerlich geregelten Vorzügen, wie der Kilometerpauschale verwechselt, weshalb man hier klar zwischen den beiden Leistungen trennen muss!
Allerdings gibt es dabei auch zu bedenken, dass mit Zusatzleistungen wiederum Kosten für einen Betrieb anfallen. Deshalb sollte man, gerade in der jetzigen Zeit, eine Anpassung des Angebots durchführen. Dabei kann zum einen die Auswahl grundsätzlich reduziert werden oder man führt sogenannte Leistungspakete ein. Sprich, ein Mitarbeiter kann sich eine beschränkte Anzahl von Zusatzleistungen aussuchen, die für ihn selbst am meisten Nutzen bringen.
Sinnvoll wäre es, bei solchen Veränderungen die Angestellten mit einzubeziehen, um so gemeinsam die beste Lösung zu finden, mit der alle zufrieden sind und Kosten eingespart werden können.
Das richtige Handhaben von Freigaberichtlinien
Freigaberichtlinien sind aus finanzieller Hinsicht gerade deshalb so relevant, da sie für die Steuerung und Kontrolle von unternehmerischen Ausgaben genutzt werden können. Unter anderem werden diese Aspekte dabei festgelegt:
- Die Zulässigkeit von Ausgaben
- Die Zuständigkeit für eine Antragsgenehmigung
- Den Bedarf und Durchführung von den jeweiligen Prozessen und Abwicklungen
Regelmäßige Prüfungen und Anpassungen der Richtlinien sind daher sehr ratsam. Des Weiteren muss unbedingt darauf geachtet werden, dass die Vorgaben so klar wie möglich definiert und auch an alle Mitarbeiter vermittelt werden. Nur so können Missverständnisse verhindert und eine einheitliche Umsetzung sichergestellt werden.
Der große Vorteil dabei ist, dass die Verantwortungen klar verteilt sind, wodurch sich die Angestellten jederzeit bei Fragen an jemanden wenden können. Zudem kommt es dadurch zu keinen unzulässigen Zahlungen mehr und der Überblick über alle Transaktionen bleibt gewahrt. Dies ist ausschlaggebend für eine effektive Kostensenkung.
Die Überprüfung von Vertragskonditionen
Angefangen bei Lieferanten, über ausgelagerte Partner und weiteren Externen findet man in einem Unternehmen viele Verträge vor. Häufig bestehen diese Übereinkünfte bereits seit Jahren, wodurch sie veraltete Konditionen beinhalten. Dies hat mit der Zeit auch unnötige Kosten als Konsequenz, weshalb man vertraglich festgelegte Abmachungen von Zeit zu Zeit überprüfen sollte. Gegebenenfalls ist auch eine neue Vertragsverhandlung vonnöten oder das Suchen nach Alternativen und günstigeren Lieferanten, falls sich keine neue Übereinkunft schließen lässt.
Bestenfalls wird eine Liste über sämtliche bestehende Verträge und entsprechende Kündigungsfristen geführt, da sich eine Überprüfung so wesentlich einfacher und effizienter gestaltet.
Tipp: Insbesondere bei Verträgen für die Energieversorgung (Gas und Strom) sowie für die Kommunikation (Mobilfunkverträge, Internetanschluss etc.) lassen sich durch einen Online-Vergleich mit neuen Tarifen günstigere Anbieter finden.
Fazit
Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen darauf achten, so effizient und ressourcensparend wie möglich zu agieren. Vor allem in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten, bezogen auf die stark steigenden Preise, sollte dies hohe Priorität bekommen, um schwerwiegende Konsequenzen zu vermeiden und das weitere Fortbestehen eines Betriebs gewährleisten zu können.
Für eine solche Umsetzung bedarf es aber vorab ausgeklügelte Strategien und entsprechende Maßnahmen, die eine Kosteneinsparung ohne größere Qualitätsverluste zur Folge haben. Angefangen bei der Etablierung eines Kostenbewusstseins in der Unternehmenskultur bis hin zu Prozessoptimierungen, gibt es viele Möglichkeiten, Einsparungen zu vollziehen. Spezielle Planungstools zur Kostensenkung können dabei helfen, versteckte Kosten zu identifizieren.
Ausschlaggebend ist, dass ein grundlegendes Verständnis und Transparenz für finanzielle Veränderungen geschaffen wird, damit Adaptierungen bezüglich Freigaberichtlinien oder Vertragsänderungen leichter vollzogen werden können. Denn für eine erfolgreiche Kostenreduzierung ist nicht nur die Geschäftsführung als auch der CFO verantwortlich, sondern jeder einzelne Mitarbeiter kann einen Beitrag dazu leisten.
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