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Betriebsausgaben und ihre positiven Auswirkungen auf das Unternehmen

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 19. Oktober 2020

Betriebsausgaben

Für einen Unternehmer ist die Höhe der Betriebsausgaben ein wesentlicher Faktor, auch was die Höhe seiner Steuerschuld angeht. Abzugsfähige Betriebsausgaben vermindern zwar seinen Gewinn, aber senken auch die Summe, auf die er später Steuern abführen muss. Deshalb sollte er seine Ausgaben stets genau im Blick haben, denn sie sparen ihm ganz legal bares Geld.  

Betriebsausgaben beinhalten, laut Definition in §4 Abs. 4 Einkommenssteuergesetz (EStG), alle Aufwendungen, die den Gewinn des Steuerpflichtigen mindern und direkt mit dem Betrieb zusammenhängen. Betriebsausgaben können in weiterer Folge nur mit Einkünften aus Gewerbebetrieb, aus selbstständiger Arbeit oder mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft gegengerechnet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ausgaben notwendig oder zweckmäßig sind.

Man unterscheidet zwischen:

  • vorweggenommenen und nachträglichen sowie
  • abzugsfähigen Betriebskosten und
  • beschränkt oder nicht abzugsfähigen Betriebskosten. 

Finanzamt kontrolliert Belege

Der Unternehmer muss in seiner Rolle als Steuerpflichtiger seine Betriebsausgaben beim Finanzamt belegen. Die Behörde darf in einigen Fällen sogar die Bestätigung des Ausgabenempfängers fordern, denn nicht belegte oder fragwürdige Betriebsausgaben darf der Firmeninhaber nicht von seinem Gewinn abziehen.

Wichtig: Private Ausgaben, die nicht mit der Aktivität als Unternehmer zusammenhängen, zählen nicht zu Betriebsausgaben und können steuerlich nicht geltend gemacht werden. 

Nach den Regelwerken des Steuergesetzes gibt es verschiedene Arten von Betriebsausgaben:

Für bestimmte Berufsgruppen hat der Staat auch eine sogenannte Pauschalisierung der Betriebsausgaben vorgesehen. Der Abzug solcher Pauschalsätze kommt infrage für

  • nebenberufliche Künstler, Schriftsteller, Wissenschaftler oder Lehrer, in Höhe von maximal 25 Prozent oder 614 Euro
  • hauptberufliche Schriftsteller und Journalisten, in Höhe von maximal 30 Prozent oder 2.455 Euro
  • Tagesmütter und Tagespflegepersonal, in Höhe von maximal 300 Euro monatlich
  • Selbstständige Hebammen, in Höhe von maximal 25 Prozent oder 1533 Euro

Die Vertreter der aufgezählten Berufsgruppen müssen folglich keinen Nachweis der Betriebsausgaben vorlegen. Sie können sich die jährlichen Pauschalsummen anrechnen lassen, sofern diese höher liegen als die tatsächlich nachweisbaren Ausgaben.

Jeder Unternehmer, der einen Gewerbebetrieb angemeldet hat oder einer selbstständigen Arbeit oder Tätigkeit in der Land- und Forstwirtschaft nachgeht, kann die damit verbundenen Betriebsausgaben absetzen. Das können folgende Kosten sein: 

  • Miete, Telefon, Internet für das Büro
  • Gehalt bzw. Lohn für das Personal
  • Beraterhonorare für Rechtsanwalt und Steuerberater
  • Versicherungen und Steuern z.B. Kfz-Steuer
  • Geschäftsreisen
  • Werbung 
  • Fortbildungen

Digitale Systeme helfen, korrekt abzurechnen

Besonders im Zusammenhang mit der Lohnbuchhaltung ist es wesentlich, dass der Firmeninhaber immer auf dem neuesten Wissenstand ist. Kaum eine andere Abteilung unterliegt mehr Neuerungen. Lohnsteuerrecht, Arbeitsrecht und Sozialversicherungsrecht müssen von den Verantwortlichen im Unternehmen stets aktuell angewandt werden.

Für dieses komplexe Aufgabengebiet bietet der Markt eine große Auswahl intelligenter Business Software mit Schwerpunkt Lohn- und Gehaltsabrechnung. So berücksichtigt beispielsweise ein ERP-System alle aktuellen Vorschriften und arbeitet – abgesichert durch regelmäßige Updates – stets nach den geforderten Gesetzesvorschriften. 

Business Software schützt vor Fehlern

Mithilfe professioneller Software-Lösungen dieser Art ist ein Unternehmer in der Lage, die gesamte Lohnabrechnung der Mitarbeiter selbst zu leisten. Danach muss er die Daten nur noch an den Steuerberater bzw. direkt an das Finanzamt übermitteln. Die Vorteile eines ERP-Programms liegen auf der Hand: 

  • Der Unternehmer bzw. Buchhalter spart Zeit. Alle abrechnungsrelevanten Daten werden auf einer Datenbank gespeichert
  • Er behält Planungsübersicht, denn Berichte und Auswertungen helfen die aktuelle Firmenstruktur einzuschätzen
  • Fehler werden vermieden, weil keine Wissenslücken entstehen. ERP Business Lösungen werden regelmäßig aktualisiert

Hat der Firmenbesitzer bei Gründung die Gesellschaftsform einer GmbH gewählt, so kommen weitere Ausgaben auf ihn zu. Die Gewinnermittlung bzw. die Ausschüttung an beteiligte Gesellschafter setzen eine besonders sorgfältige Erhebung der zu versteuernden Beträge voraus. 

Zu den Betriebsausgaben einer GmbH gehören natürlich ebenfalls Kosten für Büro, Personal und Fahrzeuge etc. Allerdings ist bei den Steuerarten Vorsicht angeraten. Folgende Positionen müssen unter Umständen beachtet werden: 

Auch Kleinunternehmer können Betriebsausgaben unter bestimmten Voraussetzungen geltend machen. In ihrer Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) führen sie alle Ausgaben für z.B. Büro, Material und Personal auf. Zu beachten sind Ausgaben, die sie sofort und voll absetzen können, z.B. für Materialeinkauf. Bewirtungskosten sind dagegen nur teilweise absetzbar und dann gibt es noch Pauschalen z.B. für Fahrtkosten, die mit 30 Cent pro Kilometer angesetzt werden. 

Absetzbare Betriebskosten reduzieren Steuerlast

Fazit: Betriebsausgaben schmälern den Gewinn des Unternehmens. Kosten für Anschaffungen oder Herstellungskosten sowie Sachaufwendungen belasten das unternehmerische Budget. Auch der Verlust von gestohlener Ware sowie unbezahlte Kundenrechnungen zählen dazu. 

Kosten und Unternehmensausgaben können bereits zur Firmengründung entstehen, wenn z.B. Beratungshonorare für Rechtsanwälte und Steuerberater fällig werden. Auch Finanzierungskosten können in diesem Zusammenhang als vorweggenommene Betriebskosten angesetzt werden. Davon unterschieden werden die nachträglichen Betriebsausgaben. Zu ihnen gehören beispielsweise Aufwendungen für Bürgschaften und Schuldzinsen. 

Wer also geschickt vorgeht, kann mithilfe der Betriebsausgaben Steuern sparen. Einige Möglichkeiten für Unternehmer, finanzielle Aufwendungen vorteilhaft für sich einzusetzen sind: 

  • Essengehen mit Kunden
  • Betriebsfeiern
  • Geschäftswagen
  • Leasen von digitalen Endgeräten wie Smartphones 
  • Firmenwebseite bzw. ihre Pflege und Aktualisierung
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