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Arbeiten und wohnen Unternehmer an einem Ort, der nicht ihren Lebensmittelpunkt darstellt, führen sie zwei Haushalte. Kosten, die im direkten Zusammenhang mit der Zweitwohnung (doppelte Haushaltsführung) stehen, können unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Folgende Fehler sollten Unternehmer bei der doppelten Haushaltsführung vermeiden.
1. Nichtbeachtung der Drei-Monatsfrist bei Verpflegungsmehraufwendungen
Verpflegungsmehraufwendungen sind lt. Gesetz auf drei Monate begrenzt. In den ersten drei Monaten der doppelten Haushaltsführung darf der Unternehmer Verpflegungsmehraufwendungen vom Zeitpunkt der Abfahrt der bis zur Ankunft in der Erstwohnung als Betriebsausgabe berücksichtigen. Ab dem vierten Monat können nur noch die Zeiten zwischen Abfahrt und Ankunft in der Zweitwohnung berücksichtigt werden.
2. Unterkunftskosten haben auch Untermieter
Unternehmer können angemessene Kosten für die Unterkunft in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgaben anrechnen. Die Unterkunftskosten sind zeitlich nicht begrenzt. Zu den Kosten der Unterkunft zählt neben den Mietkosten für die eigene Wohnung auch ein Untermietsverhältnis, solange der Wohnraum dem Unternehmer ständig zur Verfügung steht. Eine gelegentliche Hotelübernachtung begründet keine doppelte Haushaltsführung.
3. Mehrere Familienheimfahrten pro Woche vermeiden
Während einer doppelten Haushaltsführung kann wöchentlich nur eine Familienheimfahrt mit dem Pkw als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Hierbei muss die Entfernungspauschale von 0,30 EUR pro Entfernungskilometer beachtet werden. Die tatsächlichen Kosten und mehr als eine Heimfahrt kann der Unternehmer bei Familienheimfahrten nicht zum Ansatz bringen.
4. Alleinstehende sollten nicht verzichten
Alleinstehende können auch einen doppelten Haushalt begründen. Die Voraussetzung ist, dass der Unternehmer am bisherigen Wohnort einen eigenen Hausstand unterhält. Zum Fall eines Alleinstehenden, der eine kostenlose Wohnung im Haus seiner Eltern hat und eine doppelte Haushaltsführung begründen wollte, liegt die Entscheidung beim BFH. Das anhängige Verfahren, VI R 26/09 (Aufnahme in die Datenbank am 20.7.2009) soll klären, ob die Annahme eines eigenen Hausstandes die finanzielle Beteiligung voraussetzt?
5. Umzugskosten nicht privat bezahlen
Angefangen mit den Kosten für Besichtigungsfahrten, bis hin zu den Speditionskosten für den Transport von Möbeln und Hausrat sind alle in diesem Zusammenhang stehende Kosten als Betriebsausgaben abzugsfähig. Fallen weitere sonstige Umzugskosten an, müssen diese einzeln belegt werden.
6. Ausstattung der Zweitwohnung nicht immer privat
Normalerweise zählen Ausstattungsgegenstände zur privaten Lebenssphäre und dadurch nicht zu den Betriebsausgaben. Angemessene Aufwendungen für notwendige Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände im doppelten Haushalt gehören dagegen zu den Betriebsausgaben. D.h. das Bett für seine Erstwohnung muss der Unternehmer privat bezahlen. Schafft er sich ein weiteres Bett für seine Zweitwohnung an, entstehen Betriebsausgaben. Weitere mögliche Ausstattungsgegenstände sind bspw. Schränke, Stühle, Tisch, Badeinrichtung und nötiger Hausrat. Das Niedersächsische Finanzgericht hat selbst einen Fernseher samt GEZ Gebühr als notwendige Ausstattung anerkannt.
7. Kosten der Auflösung des doppelten Haushalts
Bei der Auflösung des doppelten Haushalts und dem Rückumzug in die Erstwohnung entstehen ebenfalls Betriebsausgaben. Eine private Motivation oder der Arbeitsplatzerhalt am Zweitwohnort sind für die Anerkennung der Rückumzugskosten unschädlich.
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