Spesensätze

Was sind Spesen?

Im sprachwissenschaftlichen Sinne ist unter Spesen ein Aufwand, im wirtschaftlichen Kontext also eine Betriebsausgabe zu verstehen. Darüber hinaus ist unter Spesen auch ein Betrag zu verstehen, den beispielsweise abwesende Arbeitnehmer, die sich auf einer Dienstreise befinden, erhalten, um zusätzliche Kosten zu decken. Dieser ist bis zu einer bestimmten Höhe steuerfrei und bemisst sich je nach Art der Dienstreise und den zu Grunde liegenden Abwesenheitszeiten. Der Grundgedanke hinter Spesen und den Kosten für den Verpflegungsmehraufwand ist die Annahme, dass sich abwesende Arbeitnehmer auf Dienstreise nicht so günstig verpflegen können, wie es etwa zu Hause der Fall ist. So sind beispielsweise keine Grundnahrungsmittel vorrätig oder auf Grund fehlender Kochmöglichkeiten ist eine Verpflegung außer Haus unumgänglich.

Der Verpflegungsmehraufwand kann, sofern er vom Unternehmen erstattet wird, als Betriebsausgabe nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG oder als Werbungskosten, sofern ein Arbeitnehmer diese Kosten aus eigener Tasche zu tragen hat, nach § 9 Abs. 4a EStG geltend gemacht werden. Da die genaue Ermittlung des Mehraufwandes mit erheblichem Aufwand verbunden ist, gibt es Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand. Die Höhe der Pauschbeträge ist von der Dauer einer Dienstreise und der Frage, ob diese im In- oder Ausland stattfand, abhängig.

Welche Spesen gelten für Dienstreisen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland?

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands kommen verschiedene Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand zum Einsatz. Bei den folgenden Sachverhalten können etwa folgende Pauschalbeträge geltend gemacht werden:

Sachverhalt	Betrag
Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand während einer mehrtägigen Dienstreise für jede volle 24 Stunden Abwesenheit von der eigenen Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte.	24 € pro Kalendertag
An- und Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise, sofern am vorherigen oder anschließendem Tag außerhalb der eigenen Wohnung übernachtet wurde. Eine Mindestabwesenheitszeit ist nicht erforderlich.	12 € pro Kalendertag
Ein Arbeitnehmer ist während einer auswärtigen Tätigkeit ohne Übernachtung für mehr als acht Stunden von seiner ersten Tätigkeitsstätte oder seinem Hauptwohnsitz abwesend.	12 € pro Kalendertag

Häufig kommt es vor, dass Arbeitnehmer an einem Arbeitstag mehrere kurze Dienstreisen antreten. In diesem Fall sind die Zeiten, in denen dieser von Hauptwohnsitz und Tätigkeitsstätte abwesend war zusammenzurechnen. Beträgt die Abwesenheitszeit insgesamt mehr als acht Stunden, so darf entsprechend der geltende Pauschalbetrag angesetzt werden.

Welche Pauschbeträge gelten für Dienstreisen im Ausland?

Die Höhe der Pauschalbeträge für Dienstreisen ins Ausland ist vom Zielland abhängig und wird regelmäßig vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben.

Ist das Zielland nicht aufgeführt, so sind automatisch die Beträge für eine Dienstreise nach Luxemburg anzusetzen. Auch für die Auslands–Spesensätze wird unterschieden zwischen Tagen mit einer vollständigen Abwesenheit (24 Stunden) und Spesensätzen für den An- und Abreisetag sowie eintägigen Dienstreisen. Darüber hinaus gibt es für die einzelnen Länder Spesensätze für die Übernachtungskosten. Bei der Festsetzung werden immer auch örtliche Begebenheiten berücksichtigt, sodass insbesondere der Pauschbetrag für Übernachtungen in vielen Ländern wesentlich höher angesetzt wurde, als es die typischen Lebenshaltungskosten vermuten lassen würden.

Beispiel Algerien und Republik Kongo
In diesen beiden afrikanischen Staaten sind die Lebenshaltungskosten sehr gering. Personen, die sich dort für eine Dienstreise aufhalten steht jedoch nur ein sehr begrenztes Angebot an Unterkünften zur Verfügung, sodass die durchschnittlichen Kosten vergleichsweise hoch sind. So liegt der Pauschbetrag für Übernachtungen in Algerien bei 173 € und in der Republik Kongo bei 200 € pro Nacht.

Darüber hinaus werden in einigen Ländern spezielle Spesensätze für verschiedene Regionen festgesetzt. Ein gutes Beispiel dafür ist Italien. Für Aufenthalte in Rom oder Mailand gelten beispielsweise wesentlich höhere Spesensätze als für Aufenthalte in anderen Regionen des Landes.

Hinweis: Erfolgen Dienstreisen ohne Rückkehr, also beispielsweise über ein weiteres Drittland, so sind weitere Regelungen hinsichtlich der maßgeblichen Spesensätze zu berücksichtigen.

Wie ist der Ersatz des Mehraufwandes in Bezug auf die Spesensätze zu berücksichtigen?

Ersetzt ein Arbeitgeber den entstehenden Mehraufwand, so ist dieser bis zur Höhe des jeweils geltenden Pauschbetrages steuerfrei. Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter Mahlzeiten zur Verfügung, so müssen die Pauschalen ebenfalls gekürzt werden. Für ein Frühstück sind 20 %, also bei einer 24-stündigen Abwesenheit 4,80 € und für ein Mittag- oder Abendessen 40 %, also 9,60 € abzuziehen (Tagessatz während mehrtägiger Dienstreise im Inland). Ob ein entsendeter Arbeitnehmer Mahlzeiten erhalten hat, wird in der Regel im Rahmen der Reisekostenabrechnung nachgehalten und entsprechend berücksichtigt.

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