Arbeitszimmer absetzen: Voraussetzungen, steuerliche Einschränkungen und Möglichkeiten im Überblick

Der Fiskus ist beim Arbeitszimmer absetzen besonders skeptisch und schaut sich damit verbundene Aufwendungen, die in der Steuererklärung angegeben werden, intensiv an. Grundsätzlich können nur vergleichsweise wenige Arbeitnehmer daraus entstehende Kosten absetzen. Ein häusliches Arbeitszimmer ist dann steuerlich absetzbar, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber kein Büro in der Firma bereitgestellt bekommt. Das heißt: Muss der Arbeitnehmer im Home-Office arbeiten, sind daraus entstehende Kosten sogenannte Werbungskosten und diese können jährlich mit einer Maximalsumme von 1250 Euro steuerlich geltend gemacht werden. Doch für wen kommt das infrage und kann ein Unternehmen die Betriebsausgabe Arbeitszimmer absetzen? Erfahren Sie in diesem Ratgeber die wichtigsten Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit.

Werbungskosten oder Betriebskosten: Wie wird das Arbeitszimmer steuerlich behandelt?

Wer von Zuhause, also einem Büro in der eigenen Wohnung, arbeitet, kann damit in Verbindung stehende Ausgaben für Strom, Miete (anteilig) und Einrichtung von der Steuer als Kosten absetzen. Die steuerliche Behandlung erfolgt je nach Berufs- bzw. Erwerbstätigkeit des Steuerzahlers anders. Möchte ein Arbeitnehmer das Arbeitszimmer von der Steuer absetzen, handelt es sich immer um Werbungsaufwendungen. Diese werden in der Lohnsteuererklärung in der dafür vorgesehenen Spalte eingetragen. Hier müssen Sie berücksichtigen, dass entsprechend der Arbeitszimmergröße und der Nutzungsintensität alle Ausgaben Ihrer Wohnung nur anteilig berücksichtigt werden können. Arbeitnehmer können dabei das sogenannte Home-Office auch zu einem geringen Teil privat nutzen. Von einer Nutzung als Arbeitsmittel kann aber nur ausgegangen werden, wenn die private Nutzung den Anteil von 10 Prozent nicht übersteigt.

Selbständige können das Arbeitszimmer als Betriebsausgabe absetzen. In diesem Fall sind die damit verbundenen Kosten unbeschränkt abziehbar. Das gilt nicht nur für die Aufwendungen, die infolge der Nutzung entstehen, sondern auch für die Einrichtung und Büromaterialien, die den Betriebskosten zugesprochen werden. Allerdings müssen auch sie das Büro dann überwiegend geschäftlich für ihre Firma in Anspruch nehmen.

Damit Arbeitnehmer und Selbständige Ihr Arbeitszimmer absetzen können, hat das Finanzministerium zwei grundlegende Voraussetzungen definiert:

1. Ein beschränkter Abzug mit maximal 1250 Euro jährlich ist möglich, wenn für die eigentliche berufliche Tätigkeit kein separater Arbeitsplatz bereitsteht.
2. Unbeschränkt abzugsfähig ist das Arbeitszimmer nur, wenn es den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt.

Letzteres trifft nur auf Heimarbeiter zu. Ein beschränkter Abzug ist für einzelne Berufsgruppen möglich:

• Unternehmensberater
• Lehrer
• Außendienstmitarbeiter
• Selbstständige, die im Nebenerwerb agieren

Oft können auch Steuerberater die Kosten von einem Arbeitszimmer absetzen. Dies ist allerdings nur möglich, wenn sie nicht über ein separates Büro in der eigenen Kanzlei verfügen.

Verschiedene absetzbare Arbeitszimmer im Überblick

Wer sein häusliches Arbeitszimmer absetzen möchte, denkt natürlich in erster Linie an das klassische Home-Office mit Schreibtisch und PC. Grundsätzlich können Sie unter bestimmten Voraussetzungen andere Arbeitszimmer von der Steuer absetzen. Dazu gehören:

• Dachböden und Keller, die der Lagerung dienen.
• Garagen und Nebengelasse, die als Abstellfläche genutzt werden.
• Räume, in denen Gespräche mit Kunden und Geschäftspartnern stattfinden.

Die gleichen Möglichkeiten haben Selbständige, die ihrer Arbeit zuhause nachgehen. Sie können eine Garage, in der ein Firmenwagen steht, auch von der Steuer absetzen.

Welche Aufwendungen sind abziehbar?

Möchten Sie ein Arbeitszimmer als Betriebsausgabe absetzen, können verschiedene Ausgaben berücksichtigt werden. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Kostenpunkte zusammen.

Raumkosten können Sie immer nur anteilig als Arbeitszimmer absetzen. Ermitteln Sie mit einem Rechner zunächst die Grundfläche Ihres Arbeitszimmers. Diese setzen sie anschließend ins Verhältnis zur Gesamtwohnfläche. So ermitteln Sie den Anteil, zu dem die Kosten des Arbeitszimmers abgesetzt werden können. Oft können Sie die Einrichtung von Ihrem Arbeitszimmer abschreiben. Hier ist unter anderem entscheidend, wie teuer Einrichtung und Technik waren.

Abschreiben von Möbeln und Bürotechnik

Durch die Einrichtung eines Arbeitszimmers entstehen für Sie Kosten. Diese können Sie bei der Steuererklärung berücksichtigen. Nicht immer lassen sich die damit verbundenen Aufwendungen jedoch sofort in vollem Umfang absetzen. Oft sind hier Abschreibungen erforderlich. Müssen Sie Möbel und Technik für das Arbeitszimmer abschreiben, bildet der Preis eine der wichtigsten Verfahrensgrundlagen, denn es wird zwischen GWG oder Anlagevermögen entschieden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind Möbel oder auch Technik, die nicht teurer als 410 Euro netto sind. Weiterhin müssen sie beweglich und selbständig nutzbar sein. Ein klassisches Beispiel hierfür wäre der Bürostuhl. Vorteil der GWG ist, dass sie sofort in dem Steuerjahr vollständig abgeschrieben und bei der Steuer geltend gemacht werden können.

Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, muss die Abschreibung über das Anlagevermögen erfolgen. In diesem Fall ist die Afa Tabelle eine der wichtigsten Grundlagen.

Das Bundesfinanzministerium hat die Afa Tabelle entwickelt, um die Abschreibung von Anlagevermögen branchenübergreifend zu vereinheitlichen. Sie führt verschiedene Anlagegüter wie Möbel, Werkzeug und Technik auf. Für jedes Anlagegut wird eine Nutzungsdauer vom Fiskus definiert.

Die in der Afa Tabelle angegebene Nutzungsdauer entspricht der Abschreibungsdauer. Das heißt: Sie müssen den Kaufpreis auf den hier angegebenen Zeitrahmen aufteilen. Die Abschreibung erfolgt in der Regel linear und damit zu gleichbleibend hohen jährlichen Summen. Als Selbständiger, der nur einen kleinen Betrieb führt, können Sie übrigens von der Sonderabschreibung profitieren. Hier dürfen Sie in den ersten fünf Jahren nach der Anschaffung noch einmal 20 Prozent des Kaufpreises abschreiben, müssen dann aber die lineare Abschreibung anpassen.

Fazit: Fiskus schaut genau hin

In der Vergangenheit gab es immer wieder juristische Streitfälle, in denen es im Kern darum ging, wie Steuerzahler ein Arbeitszimmer absetzen können. Mittlerweile gibt es sowohl für die Arbeitnehmer als auch für Selbständige genaue Regelungen. Grundsätzlich prüft der Fiskus die Angaben aber genau, wenn das Arbeitszimmer als Kosten in der Steuererklärung aufgeführt wird. Vor allem Arbeitnehmer müssen hier zunächst belegen, warum sie auf das heimische Arbeitszimmer angewiesen sind.