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Handy absetzen – so beteiligt sich das Finanzamt an den Kosten

Handy absetzen – so beteiligt sich das Finanzamt an den KostenFür viele Menschen ist das Handy ein wichtiges Hilfsmittel im Beruf. Warum sollten Sie Ihr Handy also nicht von der Steuer absetzen? Doch wie genau können Sie Ihr Handy absetzen? Das hängt zum Beispiel davon ab, ob Sie angestellt oder selbstständig sind. Für Freiberufler gelten schließlich andere Regelungen als für angestellt arbeitende Menschen. Doch was beinhaltet die Handy Abschreibung alles? Können Sie nur Ihr Handy absetzen oder auch die Kosten für die monatliche Handyrechnung? Wird die private Nutzung vielleicht zum Problem, wenn Sie Ihr Smartphone absetzen und die Kosten bei der Steuer geltend machen wollen? Mit diesen und vielen weiteren wichtigen Fragen haben wir uns für Sie beschäftigt. Der nachfolgende Ratgeber verrät Ihnen also, wie Sie Ihr Handy von der Steuer absetzen können und was Sie dabei alles bedenken sollten.

So können Arbeitnehmer ihr Handy absetzen

So können Arbeitnehmer ihr Handy absetzenNicht nur Freiberufler, sondern auch Arbeitnehmer können von der Handy Abschreibung profitieren. Das setzt natürlich voraus, dass Sie Ihr Handy in der Tat für berufliche Zwecke nutzen. Die Betriebsausgabe Handy kann dann zum Beispiel pauschal mit den Werbungskosten als Arbeitsmittel abgesetzt werden. Allerdings können nur geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) in einem Rutsch von der Steuer abgesetzt werden.

Die Betriebskosten für die Anschaffung solch eines Handys dürfen nicht mehr als 410 Euro exklusive Mehrwertsteuer betragen. Sonst muss das Handy über einen Zeitraum von fünf Jahren von der Steuer abgesetzt werden, wobei der Kaufpreis monatsgenau auf 60 Monate zu versteuern ist. Im Übrigen ist der Begriff „Betriebskosten“ in diesem Zusammenhang eigentlich nicht korrekt. Schließlich handelt es sich nur für Unternehmer um eine Betriebsausgabe.

Während Sie als Angestellter Ihr Handy im Rahmen der Werbungskosten von der Steuer absetzen können, sind diese Kosten bei Unternehmern auf andere Art und Weise abzusetzen. Dann handelt es sich schließlich um eine Betriebsausgabe. Achten Sie also unbedingt darauf, dass Sie diese Kosten an der korrekten Stelle geltend machen.

Noch dazu ist bei der Handy Abschreibung durch einen Angestellten immer zu bedenken, dass nicht die kompletten Kosten für die Handynutzung abgesetzt werden können. Nicht nur die Abschreibungsdauer spielt eine Rolle, sondern auch der Anteil, zu dem das Handy tatsächlich geschäftlich genutzt wird. Die Angabe der Abschreibungsdauer richtet sich übrigens nach der geschätzten Nutzungsdauer. Wie lange diese bei verschiedenen Wirtschaftsgütern ausfällt, können Sie der sogenannten Afa-Tabellen entnehmen. Schließlich kann es durchaus passieren, dass sich die Abschreibungsdauer im Laufe der Jahre ändert.

Wer sein Handy von der Steuer absetzen möchte, tut gut daran, über einen Zeitraum von drei Monaten ein Handy-Tagebuch zu führen. Denn so kann der Anteil der geschäftlichen Nutzung genau nachgewiesen werden. Dazu sollten der eigenen Steuererklärung auch die entsprechenden Einzelverbindungsnachweise beigelegt werden, damit das Finanzamt die eigenen Ausführungen genau nachvollziehen kann. Wer solch ein Tagebuch hingegen nicht führt, sollte zumindest einen Job haben, der zur Smartphone-Nutzung passt.

So können Arbeitnehmer ihr Handy absetzenDann fügen Sie Ihrer Steuererklärung am besten ein kurzes, formloses Schreiben hinzu, welches erklärt, warum Sie Ihr Smartphone für Ihren Job brauchen. Oftmals können die Kosten in diesem Fall in Höhe von bis zu 50 Prozent anerkannt werden. Dabei handelt es sich allerdings um ein Entgegenkommen des Finanzamtes, welches nicht dazu verpflichtet ist, Ihnen diesen Anteil tatsächlich anzuerkennen, wenn Sie Ihr Smartphone absetzen wollen. Bei folgenden Berufsgruppen sind die Chancen, dass Sie Ihr Handy zu 50 Prozent abschreiben können, jedoch recht gut:

  • Mitarbeiter, die im Außendienst tätig sind
  • Pfarrer
  • Immobilienmakler
  • Journalisten
  • Versicherungsmakler
  • Wissenschaftler

Während Sie die Anschaffungskosten für Ihr Handy abschreiben können, wenn Sie das Kriterium der teilweisen beruflichen Nutzung erfüllen, gilt dies auch für Ihre Handyrechnung. Wollen Sie jedoch mehr als 20 Prozent absetzen, so ist ein Nachweis über den Anteil der beruflichen Handynutzung erforderlich. Maximal können 20 Euro Telefonkosten pro Monat pauschal abgesetzt werden. Fallen die beruflichen Telefonkosten hingegen höher aus, so müssen Sie dem Finanzamt gegenüber einen entsprechenden Nachweis erbringen. Dann kommt das bereits erwähnte Smartphone-Tagebuch erneut ins Spiel.

Handy als Betriebsausgabe absetzen für Selbstständige

Natürlich ist Ihr Handy auch als Selbstständiger steuerlich absetzbar. Viele Selbstständige können sich zum Beispiel die Vorsteuer im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung vom Staat zurückholen. Doch auch die reinen Kosten für Ihr Handy sind steuerlich absetzbar. Das gilt allerdings nur dann, wenn Ihr Handy zu Ihrem Anlagevermögen gehört. Das bedeutet, dass Sie das Handy, welches Sie zumindest in Teilen geschäftlich oder für Ihre Firma nutzen wollen, selbst kaufen müssen und es nicht leasen dürfen. Nur dann, wenn Sie Ihr Handy ausschließlich geschäftlich nutzen, können Sie es zu 100 Prozent steuerlich absetzen.

Daher sollten Freiberufler überlegen, ob es für sie vielleicht sinnvoll ist, wenn Sie in der Tat zwei Handys nutzen.

Im Übrigen spielt es keine Rolle, für welche der nachfolgenden Arten von Handys Sie sich entscheiden:

  • Smartphone
  • Klapphandy
  • Seniorenhandy
  • Tastenhandy
  • Handy mit Tastatur

Der Gerätetyp spielt demnach keine Rolle. Vielmehr entscheidet der Preis darüber, ob Sie die Anschaffungssumme für Ihr Handy in einem Jahr absetzen können oder Ihr Handy nur dann steuerlich absetzbar ist, wenn Sie den Anschaffungspreis über mehrere Jahre absetzen. Wenn Sie ein Handy als Betriebsausgabe absetzen möchten, sollten Sie zudem wissen, dass die Nutzung des Handys binnen eines Zeitraums von mindestens einem Jahr vorgeschrieben ist.

Handy als Betriebsausgabe absetzen für SelbstständigeWer sein Handy für einen kürzeren Zeitraum beruflich nutzt, kann es als Selbstständiger hingegen nicht abschreiben. Nachdem Ihr Handy steuerlich absetzbar ist, gilt dies natürlich auch für Ihre Mobilfunkrechnung. Während Sie Ihr Handy als Betriebsausgabe absetzen, spielt es zwar keine Rolle, für welches Handymodell Sie sich entscheiden. Es gibt aber durchaus Tarife, die für Selbstständige sinnvoll sind.

Während es dem Finanzamt relativ egal ist, für welchen Tarif Sie sich entschieden haben, kommt es vielmehr darauf an, dass Sie den Anteil der geschäftlichen Telefonnutzung wiederum nachweisen können. Wenn Ihr Geschäftshandy ohnehin nur Ihr Zweithandy darstellt, lässt sich dieser Nachweis besonders einfach erbringen. Im Zweifel können Sie dazu aber auch einen fachkundigen Steuerberater befragen, wobei dies nicht dringend erforderlich ist, um Ihr Handy absetzen zu können. Vor allem dann, wenn Sie häufig mit Kunden in der EU oder im weiteren Ausland telefonieren, tun Sie auf jeden Fall gut daran, wenn Sie sich für einen speziellen Tarif für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer entscheiden. Denn dann profitieren Sie häufig von besseren Konditionen.