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Fachidioten entscheiden über Kontierung elektronischer Rechnungen

Von Lars E.

Letzte Aktualisierung am: 24. März 2017

Geschätzte Lesezeit: 2 Minuten

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Fachidioten entscheiden über Kontierung elektronischer Rechnungen
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So, wie es das Bayerische Landesamt für Steuern am 13. Februar 2012 erklärte (Verfügung des Bayerischen Landesamtes für Steuern vom 13. Februar 2012, Aktenzeichen S 0316.1.1-5/1 St42), ergibt sich zumindest eine ganz entscheidende Frage: Wie kann ich die unveränderbar abgespeicherte Rechnung mit dem Datensatz der Kontierung verknüpfen?

„Elektronische Abrechnungen sind auf einem Datenträger zu speichern, der Änderungen nicht mehr zulässt. Eine Kontierung auf der Rechnung ist demnach nicht möglich. Um die Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs nicht zu beeinträchtigen, kann an die Rechnung ein Datensatz angehängt werden, der die für die Buchung notwendigen Informationen erhält. Der Datensatz muss mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann.“

Wenn ich mir das praktisch vorstelle, fällt mir zum einen nicht gleich ein, wie ich zwei Dokumente überhaupt verbinden soll, und dann ist auch noch eines davon unveränderbar gespeichert. Das ist schwierig, wenn nicht unlösbar.

Die Idee

Erst nach längerem Suchen auf genauso ratlosen Experten-Seiten fand ich einen zumindest nützlichen Tipp: „Legen Sie eine Word-, Excel- oder pdf-Datei an und vermerken Sie in dieser die Kontierungsdaten (Buchungsdatum, Konto, etc.). An diese Datei hängen Sie die elektronische Rechnung an.“ (http://www.die-fakturierung.de) Aha, ich sitze und überlege und schaue in den Menüleisten meiner Programme nach. Nirgendwo kann ich etwas „anhängen“. Ich weiß, dass ich an eine E-Mail eine Datei – gleich, welcher Art -, anhängen kann. Aber sonst kenne ich diese Funktion von keinem anderen Programm. Mit der entsprechenden Software könnte ich möglicherweise verschiedene PDF-Dokumente in ein einziges PDF-Dokument abspeichern. Aber das soll ich ja nach den Worten des Bayerischen Landesamtes nicht können dürfen. Damit würde ja die unveränderbar gespeicherte Rechnung verändert. Oder? Das, was ich kenne, sind Dateiverweise. In einem Dokument, also im Kontensatz, kann ich einen lokalen Dateiverweis auf die unveränderbar gespeicherte Rechnung unterbringen. Wenn ich den Kontensatz dann ebenfalls in ein PDF verwandle, wäre dieser Verweis damit unveränderbar unter der Voraussetzung, dass dieses Dokument ebenfalls einen Schreibschutz erhält. Das ist die einzige Möglichkeit, die ich hier noch realistisch finde. Vielleicht hätte man sich von einem IT-Experten in der Formulierung der Verfügung beraten lassen sollen? Wer eine Software für die Kontierung benutzt, könnte freilich fein raus sein, denn die Realisierung gesetzlicher Regelungen obliegt dann dem Softwarehersteller. Und der muss es ja wissen …

Quelle

die-fakturierung.de


Bildnachweise: © Peter de Kievith/Fotolia.com

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Über den Autor

Autor
Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.

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