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Zu den Pflichtangaben einer Rechnung gehört unter anderem die Rechnungsnummer. Zumindest bei Rechnungen ab 150 Euro netto, bei Quittungen und Kleinbetragsrechnungen ist das keine Pflicht. Sinn und Zweck von Rechnungsnummern besteht darin, dass jede Rechnung eindeutig zugeordnet werden kann.Berlin, 24. November 2015 – § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG schreibt zudem vor, dass die Rechnung „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“ haben muss.
Betriebsprüfer schauen vor allem danach, dass keine Rechnungsnummer doppelt vergeben wurde. Aber auch übersprungene Rechnungsnummern wecken den Verdacht von Prüfern. Es könnte schließlich der Eindruck entstehen, dass Umsätze „verborgen“ bleiben sollen, um so nicht versteuert zu werden.
Daher achten Betriebsprüfer sehr genau darauf, ob häufig Rechnungsnummern übersprungen oder doppelt vergeben werden. Passiert das sehr häufig und der Unternehmer kann keine plausible Erklärung für das Missgeschick liefern, kann es vorkommen, dass der Prüfer die Umsätze erhöht und Nachzahlungen dem Finanzamt gegenüber fällig werden.
Fortlaufende Rechnungsnummern trotzdem keine Pflicht
Im Umsatzsteuergesetz ist zwar vorgeschrieben, dass die Rechnungsnummer „fortlaufend“ sein muss, das heißt aber nicht, dass es zwingend eine zahlenmäßige Abfolge sein muss, wie beispielsweise „Rechnung 1“, „Rechnung 2“, usw. Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe hat in einem Schreiben vom 14. Juli 2008 klar darauf hingewiesen, dass es lediglich um die „Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer geht“.
Allerdings hat es sich in der Praxis gezeigt, dass es wenig vorteilhaft ist, mit Betriebsprüfern zu streiten – auch wenn Sie im Endeffekt Recht bekommen. Auch für Ihre Buchhaltung ist es sicherlich einfacher, eine fortlaufende Nummerierung zu wählen, als durcheinander irgendwelche Zahlenkombinationen.
Nachteile und Alternative zur fortlaufender Rechnungsnummer
Der Nachteil daran, Rechnungsnummer fortlaufend zu vergeben, könnte sein, dass Ihre Kunden – oder eventuell sogar die Konkurrenz – sieht, wie viele Rechnungen Sie schreiben und damit Rückschlüsse auf die Auftragslage ziehen.
Bei Jungunternehmern sieht es ebenfalls etwas merkwürdig aus, wenn diese Rechnungen mit „Rechnung Nr. 2“ o.ä. versenden. Womöglich überlegt sich dann der Auftraggeber die Zusammenarbeit nochmal wenn er merkt, dass vielleicht Erfahrungen fehlen.
Eine Alternative besteht daher darin, Buchstabenkombinationen mit einzubauen. Diese könnten zum Beispiel aus dem Namen oder Initalien des Auftraggebers bestehen, inklusive dem „Jahrgang“, zum Beispiel: „Rechnung AB-2015-1“. Das würde bedeuten dass der Aufraggeber mit den Initialen AB die erste Rechnung für 2015 erhalten hat.
Oder das aktuelle Datum inklusive einer zahlenmäßigen Abfolge, beispielsweise „20151124-1“.
So haben Unternehmer zum einen eine klare Struktur für ihre Buchführung – die auch dem Betriebsprüfer stichhaltig erklärt werden kann – andererseits kann keiner Rückschlüsse auf die Auftragslage des Unternehmens ziehen.
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