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Reisekosten richtig berechnen

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 7. Februar 2017

So setzen Sie die Kosten für die Übernachtung auf einer Dienstreise ab

Die Reisekosten zu berechnen, stellt sich für viele Unternehmen als nicht ganz einfach dar. Doch es gibt Neuerungen, die seit dem 01.01.2008 gelten. Diese Neuerungen wurden jedoch nicht aufgrund einer Gesetzesänderung veranlasst, sondern vielmehr der aktuellen Rechtsprechung des BFH angepasst.

Dadurch können die neuen Richtlinien auch für Zeiträume vor dem Jahr 2008 angewendet werden. In den Lohnsteuer-Richtlinien 2008, kurz LStR 2008, hat die Finanzverwaltung die neuen Regelungen bezüglich der Reisekosten beschlossen, die sich wie folgt aufgliedern.

Auswärtige Tätigkeiten

Auswärtige Tätigkeiten werden ab sofort allesamt steuerlich gleich behandelt. Wurde bisher zwischen Fahrtätigkeiten, ständig wechselnden Einsatzorten und Geschäfts- bzw. Dienstreisen unterschieden, so werden diese verschiedenen Tätigkeiten heute alle gleich behandelt. Voraussetzung ist jedoch, dass Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeitsstätte vorweisen können. Dann gelten die auswärtigen Tätigkeiten auch als solche und es können steuerliche Vorteile genutzt werden.

3-Monatsfristen

Sofern an der auswärtigen Arbeitsstätte weder eine Betriebs-, noch eine dauerhafte Arbeitsstätte entsteht, gelten alle Reisen dorthin als Geschäftsreisen. Das bedeutet, dass Fahrtkosten und Übernachtungskosten nach den neuen Regelungen unbegrenzt abzugsfähig sind. Wer also mehrfach an die auswärtige Tätigkeitsstelle fahren muss, erhält für jede Fahrt die Reisekosten erstattet, da diese als Geschäftsreise gilt. Allerdings ergibt sich keine Änderung beim Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird nur für die ersten drei Monate an einer bestimmten Tätigkeitsstätte erstattet. Wer also länger als drei Monate ununterbrochen an einer Tätigkeitsstätte arbeitet, der erhält nur für die ersten drei Monate den Verpflegungsmehraufwand, danach wird dieser nicht mehr gewährt. Diese Regelung bleibt somit weiterhin bestehen. Jedoch gilt sie nur, wenn wirklich täglich und ohne Unterbrechung an dieser einen auswärtigen Stelle gearbeitet wird. Wer dort nur mit Unterbrechungen arbeitet, für den gilt die Frist von drei Monaten nicht.

2-Tage-Regelung

Sofern eine Arbeitsstätte nur maximal zwei Mal pro Woche aufgesucht wird, stellt diese keine dauerhafte Arbeitsstätte dar. Vielmehr ist es so, dass der Verpflegungsmehraufwand selbst nach Ablauf von drei Monaten nicht eingeschränkt wird. Die neuen Regelungen sorgen regelmäßig bei den Unternehmen für Verwirrung, doch mit Hilfe eines Steuerberaters oder der eigenen intensiven Befassung mit dem Thema können die Reisekosten richtig berechnet werden. In diesem Zusammenhang ist entscheidend, dass auch Reisekosten, die vor Einführung der Lohnsteuer-Richtlinien 2008 entstanden sind, nach den neuen Regelungen abgerechnet werden können. Vorsicht sollte insbesondere bei den Reisekosten des Unternehmers gelten, da diese bei Betriebsprüfungen oft kritisch beäugt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um Reisen im In- oder Ausland geht oder Geschäftspartner im Ausland eingeladen werden, die Prüfer haben ein großes Augenmerk auf diese Kosten gelegt.

Quelle: Haufe Info-Brief 5/09


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