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Wie muss eine Software verbucht werden?

Es gibt unterschiedlichste Arten von Software, die sich ein Unternehmen anschaffen kann. Jedoch wirft Die Bilanzierung von gewerblich angeschaffter und genutzter Software öfters Fragen auf. Als Unternehmer kann es durchaus schwierig werden, zu bestimmen, auf welche Weise eine angeschaffte Software verbucht werden darf bzw. muss.

Arten von Software

Um zu wissen, wie eine Software zu verbuchen ist, muss zunächst bestimmt werden, um was für eine Art von Software es sich handelt. Im Rechnungswesen ist es gängig, gewerblich genutzte Software in Anwendungs– und Systemsoftware zu unterteilen. Systemsoftware ist, trivial ausgedrückt, die

Software verbuchen

Die richtige Software kann die Effizienz im Unternehmen steigern

Software, die keine Anwendungssoftware ist. Systemsoftware ist Software, die die Hardwarekomponenten steuert und mit ihnen Kommuniziert. In den meisten Fällen ist die Anschaffung von Systemsoftware die Anschaffung eines Betriebssystems oder ähnlicher systemnaher Software.

Zur Anwendungssoftware hingegen gehören hauptsächlich Programme, die dem Anwender in seiner Arbeit helfen sollen. Einfache Beispiele hierfür wären ein CAD-Programm oder eine Buchhaltungssoftware. Bei der Anwendungssoftware wird zusätzlich noch zwischen Standard- und Individualsoftware unterschieden. Im Falle einer Standardsoftware erhält jeder Kunde die gleiche Software. Bei der (meist teureren) Individualsoftware wird das Programm in seiner Ausführung speziell auf den Kunden zugeschnitten.

Art der Software Kurzbeschreibung
  • Trivialsoftware
  • hohe Auflagezahl
  • meist ein geringer Preis
  • “Massensoftware”
  • i.d.R. Anwendungssoftware
  • gilt bis zu einem Wert von 150 EUR als GWG
  • Anwendungssoftware
  • Programme, die dem Anwender in seiner Arbeit helfen
  • Standartsoftware ⟷ Individualsoftware
  • Systemsoftware
  • Software, die die Hardwarekomponenten (das System) steuert
  • i.d.R. Betriebssysteme

Software unterscheidet sich auch in materiellen bzw. immateriellen Aspekten: als materielle Software wird v. a. der Datenträger bezeichnet, auf dem sich die Software befindet. Auch Software, die fest auf einer Hardwarekomponente (sog. “Firmware”) installiert ist, wird ebenfalls als materiell bezeichnet. Immaterielle Software (egal ob Standard- oder Individualsoftware) hingegen ist hauptsächlich die Software selbst. Abgesehen von der Firmware, bei der Komponente und Software als materieller Verbund gezählt werden, hat jede Software grundsätzlich einen immateriellen Charakter.

Die letzte Softwarekategorie von buchhalterischer Relevanz ist die Trivialsoftware. Hierbei besteht die Trivialität weniger in der geringen Komplexität des Programms sondern eher in der großen Stückzahl, in der sie verbreitet wird. Man könnte sie daher vielleicht passender als Massensoftware bezeichnen. Microsofts Textverarbeitungsprogramm “Word” oder die Tabellenkalkulationssoftware “Excel” sind bekannte Beispiele für Trivialsoftware.

Bilanzierung von Software

Für die Bilanzierung ist die Trivialsoftware besonders interessant, da bis zu einem Wert von 150 € netto als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) zählt und somit im Anschaffungsjahr vollständig abzugsfähig ist. Seit der Einführung der Sammelposten besteht für Unternehmer ein Wahlrecht hinsichtlich der Bilanzierungsmethode von Trivialsoftware. Ob sich eine Abschreibung über als GWG oder in einem Sammelposten lohnt, lässt sich nicht beantworten, da dies einen buchhalterischen Individualfall darstellt.

Sofern die erworbene Standardsoftware den Nettowert von 150 € übersteigt, wird die sie i.d.R. über 3 Jahre hinweg abgeschrieben. Empfohlen wird, die Anschaffungskosten auf ein separates Konto (“EDV-Software Anschaffung”) zu buchen.

Für Individualsoftware ist ein Abschreibungszeitraum von 5 Jahren üblich. Die Abschreibung können ggfs. auf ein Konto (“Abschreibungen auf immaterielle Software”) gebucht werden.

Weitere Kosten von Software

Bei der Anschaffung von Software können neben dem Anschaffungspreis noch weitere Kosten entstehen. Wie bezüglich dieser Kosten differenziert wird, zeigt folgende Tabelle:

Art der Kosten Zweck
  • Anschaffungskosten und
  • Nebenkosten
  • Beratung, Planung und Verkauf
  • Nachträgliche Anschaffungskosten
  • Zusatz-Pug-Ins
  • zusätzliche Nutzungslizenzen
  • Aufwendungen
  • kostenpflichtige Updates
  • Softwareschulung für Nutzer
  • Kosten für Wartungsarbeiten

Trotz sorgfältiger Recherche empfehlen wir auch wegen eventuellen Gesetzesänderungen die Beratung durch einen Steuerberater oder Buchhalter.