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Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 14. Juni 2017

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit – Was ist das?

Viele Arbeitnehmer nehmen Aufgaben war, die abseits ihres vertraglich vereinbarten Einsatzortes stattfinden. Ist ein Arbeitnehmer also nicht an seinem festen Arbeitsplatz tätig, so ist von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit die Rede. Dies ist der Fall, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung oder ersten Arbeitsstätte dienstliche Tätigkeiten verrichtet. Für Unternehmen sind beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten steuerlich relevant, da Reisekosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Für Angestellte sind beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten ebenso relevant. Welche Kosten im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit abzugsfähig sind wird nachfolgend aus unternehmerischer und persönlicher Perspektive erläutert.

Pauschale Absetzbarkeit, Reisekostenpauschale, Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

Aufwendungen im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit sind unter Umständen pauschal absetzbar: marcus_hofmann – Fotolia.com

 

Reisekosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit – Was fällt darunter?

Anlässe für Dienstreisen sind vielfältig. Typische Anlässe sind etwa:

  • Die Wahrnehmung von Kundenterminen
  • Besprechungen an anderen Standorten
  • Besuche von Fachmessen
  • Teilnahme an Seminaren und Fortbildungsmaßnahmen
  • Außendienste mit bestimmtem Zweck

Je nach Anlass fallen Reisekosten in unterschiedlicher Höhe an. In den meisten Fällen werden die Reisekosten durch das Unternehmen, welches die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit angeordnet hat, direkt getragen. Diese können dann als Werbungskosten angesetzt werden. Grundsätzlich werden zu den Reisekosten sämtliche Kosten gezählt, die in direktem Zusammenhang zu einer Dienstreise oder Auswärtstätigkeit stehen. Typische Kostenelemente sind etwa:

 

  • Fahrtkosten für Hin- und Rückfahrt, sowie Vorort-Fahrten und bei längeren Auswärtstätigkeiten auch für zusätzliche Heimfahrten. Unabhängig vom Verkehrsmittel sind sämtliche belegbaren Reisekosten direkt abzugsfähig. Reist der entsendete Arbeitnehmer mit seinem eigenen PKW, so sind verschiedene Erstattungsmodelle möglich. Auf diese wird im Abschnitt „Arbeitnehmer“ detaillierter eingegangen
  • Die reinen Übernachtungskosten ohne etwaige Nebenkosten und abzüglich Verpflegungskosten. Geht aus einer Rechnung nicht hervor, wie viel ein Frühstück gekostet hat, so ist der Rechnungsbetrag um 4,80 € zu kürzen (20 % von 24 €).
  • Verpflegungsmehraufwand kann sowohl als Werbungskosten oder als Betriebsausgaben angerechnet werden. Da die Ermittlung des Verpflegungsmehraufwandes häufig zeitintensiv oder nicht praktikabel ist, können abhängig von der Dauer einer Reise und des Reiseziels Pauschalbeträge angesetzt werden.
  • Sämtliche Reisenebenkosten: Dazu gehören alle Kosten, die während der Reise zusätzlich anfallen. Auszugsweise sind hier etwa Parkgebühren, Telefon- und Portokosten oder zusätzlich Kosten für die Nutzung des örtlichen ÖPNV zu nennen. Bei geringen Gebühren reicht der Nachweis durch einen Eigenbeleg des Reisenden (bis maximal 150 €).

 

Glücklicherweise nur selten werden Unfallkosten angesetzt. Im Fall der Fälle gehören jedoch auch die Kosten eines Unfalls zu den Reisekosten. Verunglückt etwa ein entsendeter Arbeitnehmer mit seinem PKW, so trägt der Arbeitgeber die Selbstbeteiligung und die Kosten einer eventuellen Höherstufung durch den Versicherer. Nur beim Nachweis grober Fahrlässigkeit kann die Übernahme der Kosten durch den Arbeitgeber abgelehnt werden.

 

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit – Was müssen Arbeitnehmer wissen?

Arbeitnehmer die im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit unterwegs sind, haben Anspruch auf den Ersatz des Verpflegungsmehraufwandes. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass die Verpflegung während Dienstreisen teurer ist, als es in den eigenen vier Wänden der Fall ist. Da die genaue Ermittlung des Mehraufwandes sehr aufwändig wäre, können hier Pauschbeträge geltend gemacht werden. Die Höhe der Pauschbeträge ist von der Dauer der Reise und dem Reiseziel abhängig. Für Auswärtstätigkeiten innerhalb der Bundesrepublik Deutschland können folgende Pauschalbeträge angesetzt werden:

 

Art der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand
 

Mehrtägige Auswärtstätigkeit

 

24 € je Kalendertag, an dem der entsendete Arbeitnehmer vollständig von seiner Wohnung und/oder erster Tätigkeitsstätte abwesend ist

 

12 € für den An- oder Abreisetag, sofern dieser die vorherige oder folgende Nacht außerhalb seiner Wohnung verbringt

 

Eintägige Auswärtstätigkeit

(ohne Übernachtung)

 

12 € je Kalendertag, wenn die Abwesenheit länger als acht Stunden dauert

 

Liegt das Ziel außerhalb der Bundesrepublik Deutschland gelten unterschiedliche, vom Aufenthaltsort abhängige Pauschalen. Weiterführende Informationen zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten in Verbindung mit Auslandsreisen hält das Bundesfinanzministerium (BMF) unter folgendem Link bereit: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2016-12-14-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2017.pdf;jsessionid=1CA7F31DFB45C30A860750007E2E47E9?__blob=publicationFile&v=3

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit mit eigenem PKW – Was ist zu beachten?

Wie schon angedeutet, können die Fahrtkosten beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit auf unterschiedlichen Wegen erstattet werden. Viele Unternehmen gewähren ihren Angestellten etwa eine Kilometerpauschale, die bis zu einem Betrag von 0,30 € pro Kilometer steuerfrei ist. Mit dieser Pauschale sind dann sämtliche Kosten, auch jene für Verschleiß, abgegolten. Folgende Möglichkeiten bei der Erstattung von Fahrtkosten gibt es:

Art Höhe
 

Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten an Hand von Einzelnachweisen

 

Individuell

 

Erstattung gemäß eines vom Fahrzeug abhängigen Kilometergeldes

 

Individuell

 

Erstattung einer Kilometerpauschale

 

Bis zu 0,30 € pro km sind steuerfrei. Liegt die von einem Unternehmen gewährte Erstattung darüber, ist dies bei der Einkommenssteuer zu berücksichtigen.

 

Wie bei der Erstattung von Fahrtkosten und anderen Reisekosten vorgegangen wird, ist in vielen Unternehmen in einer Reisekostenrichtlinie oder Reisekostenordnung geregelt. In dieser finden sich neben den jeweils gewährten Kilometerpauschalen beispielsweise auch Vorgaben für die Auswahl von Übernachtungsmöglichkeiten oder der Buchung anderer Transportmittel.

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