Reisekostenabrechnung

Dienstreise – Definition der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit

Voraussetzung für eine Reisekostenabrechnung ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Eine solche Dienstreise oder Geschäftsreise liegt immer dann vor, wenn ein Arbeitnehmer oder Unternehmer vorübergehend außerhalb seines regelmäßigen Arbeitsplatzes tätig wird.

Typische Anlässe für eine Reisekostenabrechnung sind zum Beispiel:

• Reisen zu anderen Standorten und Niederlassungen des eigenen Unternehmens, vorausgesetzt die Anfahrt dorthin ist weiter als der Weg zwischen Wohnort und fester Arbeitsstätte
• Kundentermine in anderen Städten
• wechselnde Einsatzorte wie bei Ingenieuren oder Schlossern auf Montage
• Teilnahme an auswärtigen Schulungen, Seminaren, Tagungen, Konferenzen und Messen

Auswärtstätigkeit bedeutet in diesem Zusammenhang, dass das Ziel der Reise normalerweise außerhalb der eigenen Stadtgrenze liegt. Es genügt für eine Reisekostenabrechnung nicht, wenn Sie einen Kunden in seinem Unternehmen innerhalb derselben Stadt besuchen.

Außerdem darf die Reise nicht mehr als drei Monate dauern, da es sich sonst nicht mehr um eine Dienstreise handelt.

Wem gegenüber erfolgt die Abrechnung der Reisekosten?

Die oben benannten Unkosten können Arbeitnehmer und Unternehmer in ihrer Reisekostenabrechnung erfassen.

Während die Reisekosten beim Unternehmer abzugsfähige Betriebsausgaben darstellen, kann ein Arbeitnehmer diese als Werbungskosten bei seiner Einkommensteuererklärung angeben. Alternativ können Reisekosten auch steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden.

Reisekostenabrechnung des Arbeitnehmers

In den meisten Fällen bezahlt der Arbeitgeber seinen Beschäftigten die Reisekosten. Wenn er diese steuerfrei erstattet, darf der Arbeitnehmer diese nicht mehr als Werbekosten absetzen.

Was viele Arbeitnehmer aber nicht wissen, ist, dass der Arbeitgeber nicht so ohne weiteres verpflichtet ist, seinen Beschäftigten die Reisekosten zu bezahlen. Denn einen entsprechenden Anspruch des Arbeitnehmers auf Reisekostenabrechnung sieht das Gesetz nicht vor.

Nur wenn der Arbeitsvertrag eine Reisekostenerstattung vorsieht, kann sich der Angestellte auch darauf berufen. Mitarbeiter sollten daher unbedingt vor der Reise klären, wer die damit verbundenen Unkosten übernimmt.

Nach der Reise können Arbeitnehmer die Reisekosten beim Arbeitgeber abrechnen. In der Regel müssen sie hierfür ein Formular für die Reisekostenabrechnung ausfüllen und sämtliche Belege einreichen.

Exkurs: Reisekostenabrechnung durch den Unternehmer gegenüber dem Finanzamt

Alle Aufwendungen im Zusammenhang mit der Reisekostenabrechnung durch den Unternehmer sind betrieblich veranlasst und können als Betriebsausgaben abgezogen werden. Das gilt für sämtliche Kosten – also auch für Lohnaufwand, Büromaterial, Steuerberatergebühren oder Software.

Möchte er die Reisekosten steuerlich geltend machen, muss eine ordnungsgemäße Abrechnung vorlegen können. Daraus muss die berufliche Veranlassung eindeutig hervorgehen. Außerdem müssen alle erforderlichen Reisedaten (z. B. Beginn, Ende, Ort) vermerkt sein.

Wenn neben Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen auch Reisenebenkosten (z. B. Hotelübernachtung, Parkgebühren) gezahlt werden, dann sind auch die entsprechenden Belege beizufügen.

Eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung ist notwendig, damit die Finanzbehörde (z. B. bei Betriebsprüfungen) nachvollziehen kann, ob die Reisekosten im Einklang mit den steuerlichen Vorschriften stehen.

So funktioniert die Reisekostenabrechnung für Ausland und Inland

Wenn Arbeitnehmer häufig auf Geschäftsreisen sind, entstehen dadurch zusätzliche Kosten für

• die Fahrt mit PKW oder dem Zug bzw. für den Flug,
• den Verpflegungsmehraufwand,
• die Übernachtung im Hotel oder einer Pension und
• auch für etwaige Trinkgelder am Zielort.

Das Gesetz stellt keine besonderen formalen Anforderungen an die Abrechnung. Ob Sie diese handschriftlich anfertigen, per Excel erstellen oder mithilfe einer entsprechenden Software, bleibt Ihnen selbst überlassen. Es empfiehlt sich jedoch, die Reisekostenabrechnung einheitlich zu erstellen, also immer dasselbe Formular bzw. dieselbe Vorgehensweise zu nutzen.

Nutzen Sie als Orientierung für Ihre Reisekostenabrechnung unser kostenloses Muster und passen Sie dieses ggf. an Ihre Bedürfnisse an. Normalerweise wird Ihnen jedoch der Arbeitgeber ein Formular zur Verfügung stellen.

Wie sich die Reisekosten konkret zusammensetzen und wie Sie die einzelnen Posten ermitteln, erfahren Sie im Folgenden.

Erstattungsfähige Fahrkosten

Als Fahrkosten können Sie alle Ausgaben in Ihrer Reisekostenabrechnung berücksichtigen, die für Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Zielort bzw. Einsatzort sowie für Zwischenheimfahrten anfallen. All diese Fahrten können mit folgenden Verkehrsmitteln zurückgelegt werden:

• Dienstwagen
• Mietwagen
• privates Fahrzeug
• Flugzeug
• Zug
• öffentliche Nahverkehrsmittel
• Taxi

Allerdings können sich je nach Fahrzeug Unterschiede bei der Ermittlung bzw. Erstattung der Fahrkosten ergeben. Arbeitnehmer sollten zuerst darauf achten, dass sie auch nur das im Vorfeld mit dem Arbeitgeber vereinbarte Verkehrsmittel und die vereinbarte Komfortklasse (1. oder 2. Klasse) nutzen.

Sammeln Sie alle Belege für einen evtl. Mietwagen, Sprit, Mautgebühren sowie Fahrkarten. Gerade bei Taxis ist es wichtig, dass die Quittung korrekt ausgefüllt ist, mit Abfahrts- und Zielort sowie unter Angabe der Mehrwertsteuer. Diese müssen Sie zusammen mit der Reisekostenabrechnung einreichen.

Wer mit dem Dienstwagen unterwegs ist, muss in der Regel ein Fahrtenbuch führen und darin die Geschäftsreise genau angeben. Zusätzlich sind die Rechnungen für Sprit zu sammeln. Diese ersetzt dann der Arbeitgeber.

Arbeitnehmer, die mit ihrem privaten PKW auf Dienstreise gehen, müssen ebenfalls ein Fahrtenbuch führen und darin die Reise minutiös dokumentieren. Anschließend haben sie zwei Abrechnungsmöglichkeiten:

1. Am einfachsten ist es, in der Reisekostenabrechnung mit einer Kilometerpauschale zu arbeiten. Diese beträgt 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer. Motorrad- oder Mopedfahrer setzen 0,20 Euro an.
2. Der Reisende kann mit dem fahrzeugindividuellen Kilometersatz arbeiten. Hierfür addiert er alle Kosten, die für seinen PKW entstehen und teilt diese durch die insgesamt gefahrene Kilometerzahl. Zu den PKW-Kosten zählen Abschreibung, Sprit, Steuern, Versicherung, Reparaturen, Wartung, Zinsen und Miete für den Stellplatz oder die Garage. Das ist sehr aufwendig, lohnt sich aber gerade bei hochwertigen PKW.

Übernachtungskosten

Es ist allgemein üblich, dass der Arbeitgeber die Unterkunft seines reisenden Mitarbeiters bucht und diese über das Firmenkonto bzw. die Firmenkreditkarte bezahlt wird. Ist im Übernachtungspreis ein Frühstück inbegriffen, muss der Arbeitnehmer dies bei der Reisekostenabrechnung beim Verpflegungsmehraufwand berücksichtigen.

Kommt der Arbeitnehmer für die Übernachtungskosten zunächst selbst auf, kann der Arbeitgeber diese im Rahmen der Reisekostenabrechnung lohnsteuerfrei ersetzen. Auch hierfür benötigt der Reisende die entsprechenden Belege und muss sich an die Vorgaben des Arbeitgebers zu den Komfortklassen halten.

Alternativ kann der Beschäftigte bei Inlandsreisen in der Reisekostenabrechnung eine Übernachtungspauschale gelten machen. Diese liegt bei 20 Euro, also deutlich unter den Kosten für ein Hotel, weswegen diese Pauschale eher selten zur Anwendung kommt.

Verpflegungskosten während der Geschäftsreise

Wer reist, gibt normalerweise mehr Geld aus, als wenn er zuhause essen würde. Aus diesem Grund können Arbeitnehmer in ihrer Reisekostenabrechnung eine bestimmte Verpflegungspauschale geltend machen. Der die vom Gesetzgeber hierfür festgelegten Werte richten sich nach der Dauer der Abwesenheit.

Bei einer Reisekostenabrechnung für Inland-Reisen gelten folgende Pauschalen:

• An- und Abreisetag: 12 Euro
• mehr als acht Stunden: 12 Euro
• mindestens 24 Stunden: 24 Euro

Wer z. B. vier Tage geschäftlich unterwegs ist, bekommt für die Tage der An- und Abreise jeweils 12 Euro sowie für die beiden vollen Tage je 24 Euro, insgesamt also 72 Euro.

Bei einer Auslandsreise gelten für die Reisekostenabrechnung andere Pauschalen. Diese hängen vom jeweiligen Reiseziel ab. Arbeitnehmer, die nach Dänemark reisen, können z. B. ab einem 24-stündigen Aufenthalt pro Kalendertag 58 Euro verlangen. Reisende, die in Tschechien dienstlich unterwegs sind, erhalten nur 35 Euro.

Reisenebenkostenabrechnung

Heben Sie alle Zahlungsbelege auf, die während Ihrer Geschäftsreise anfallen. Denn neben den Fahrt- und Übernachtungskosten können Sie unter Umständen auch andere Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommen, wenn diese im Zusammenhang mit Ihrer Reise stehen und auch deren Zweck dienen.

Zu diesen Reisenebenkosten gehören unter anderem:

• Parkgebühren
• Mautgebühren
• Eintrittspreise für beruflich bedingte Veranstaltungen, z. B. Messen und Konferenzen
• Gebühren für die Gepäckaufbewahrung
• Schäden am Reisegepäck
• Trinkgelder

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