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Reisekostenabrechnung

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 15. Februar 2017

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (“Dienstreise”) liegt immer dann vor, wenn ein Unternehmer oder Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seines regelmäßigen Arbeitsplatzes tätig wird. Während die Reisekosten beim Unternehmer abzugsfähige Betriebsausgaben darstellen, kann ein Arbeitnehmer diese als Werbungskosten bei seiner Einkommensteuererklärung angeben. Alternativ können Reisekosten auch steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden.


Wenn man Reisekosten in irgendeiner Form steuerlich geltend machen will, muss man eine ordnungsgemäße Abrechnung vorlegen können. Daraus muss die berufliche Veranlassung eindeutig hervorgehen. Außerdem müssen alle erforderlichen Reisedaten (z. B. Beginn, Ende, Ort) vermerkt sein. Wenn neben Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen auch Reisenebenkosten (z. B. Hotelübernachtung, Parkgebühren) gezahlt werden, dann sind auch die entsprechenden Belege beizufügen. Eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung ist notwendig, damit die Finanzbehörde (z. B. bei Betriebsprüfungen) nachvollziehen kann, ob die Reisekosten im Einklang mit den steuerlichen Vorschriften stehen.

Die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Reisekostenabrechnungen bedeutet für Unternehmen einen enormen Aufwand, der Zeit und Geld kostet. Während kleinere Betriebe diese Aufgaben vielleicht noch selbst erledigen können, bedienen sich größere Firmen oftmals eines Steuerberaters. In Unternehmen mit häufigen Dienstreisen ist nicht selten eine eigene Arbeitskraft dafür zuständig.

Alle Aufwendungen im Zusammenhang mit der Reisekostenabrechnung sind betrieblich veranlasst und können als Betriebsausgabe abgezogen werden. Das gilt für für sämtliche Kosten – also auch für Lohnaufwand, Büromaterial, Steuerberatergebühren oder Software.

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