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Abschreibung

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 10. Mai 2017

Betriebskosten abschreiben, Kostenrechnungen, Abnutzung betrieblich genutzter Geräte und Maschinen

Kosten genau aufschlüsseln und sachgerecht abschreiben: Gina Sanders – Fotolia.com

Worum genau handelt es sich bei Abschreibungen?

Abschreibungen gehören in jedem größeren Unternehmen zum Standardrepertoire des Rechnungswesens und sind ein wichtiger Bestandteil jeder Bilanz oder Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Sie dienen dabei der Erfassung und Verrechnung von Wertminderungen von Bestandteilen eines Unternehmens.

Für Betriebe, die Dienstleistungen anbieten, sind dies häufig die Büro- und Geschäftsausstattung, während bei produzierenden Unternehmen Abschreibungen auch auf Maschinen, Werke und Lizenzen angewendet werden. Vereinfacht gesagt müssen auf alle materiellen und immateriellen Betriebsmittel Abschreibungen vorgenommen werden. Diese Pflicht ist in § 253 Handelsgesetzbuch (HGB) festgeschrieben.

Wann muss wie abgeschrieben werden?

Im Idealfall behält das Rechnungswesen den Überblick, welche Unternehmensbestandteile in welcher Höhe wie abgeschrieben werden. Diese Information kann dann im Rahmen der Steuererklärungen, Bilanz oder EÜR berücksichtigt werden. Die Abschreibung erfolgt immer über die Nutzungsdauer des jeweiligen Wirtschaftsgutes. Einen Überblick über die je nach Gut angenommenen Abschreibungszeiträume sind in einer AfA-Tabelle des Bundesministeriums für Finanzen zu finden. Auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums stehen sowohl die allgemeinen AfA-Tabellen als auch die branchenspezifischen “Branchentabellen” zum Download bereit. Bei Unklarheiten bezüglich der Abschreibungstabellen empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag zu den amtlichen AfA-Tabellen.

Grundsätzlich gilt: Werden Waren angeschafft, deren Wert 410 € nicht übersteigt, können diese ohne Umwege als Betriebsausgaben abgezogen werden. Liegt der Nettopreis über diesem Wert, muss normalerweise eine Abschreibung erfolgen.

Da die Anschaffungs- oder Herstellungskosten vieler Waren, die von Unternehmen erworben werden, den Betrag von 150 € übersteigen, zugleich aber deren Nutzungszeitraum unklar ist, kommt eine Sonderregel zur Anwendung. So dürfen geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) ab 2018 bis 800 Euro sofort und bis 1.000 € als Poolabschreibung abgeschrieben werden. Für die Jahre vor 2018 gilt eine GWG-Grenze von 410 Euro. Dies entlastet Unternehmen, da in administrativen Bereichen weniger buchhalterischer Aufwand besteht. Überschreitet deren Wert hingegen 1.000 €, so muss in jedem Fall eine Abschreibung vorgenommen werden. Unternehmen und Freiberufler entscheiden selbst, ob sie eine normale Abschreibung oder eine Poolabschreibung vornehmen möchten. Wird die Poolabschreibung gewählt, so gilt dies für alle Güter mit einem Wert zwischen 150 bis 1.000 €. Außerdem wird buchhalterisch ein Sachanlagenkonto eingerichtet, in dem diese Güter verzeichnet sind.

Welche Abschreibungsarten gibt es?

Das Handelsrecht unterscheidet eine Vielzahl von Abschreibungsverfahren. Besonders planmäßige Abschreibungen sind in der Praxis von hoher Relevanz. Dennoch sind auch außerplanmäßige Abschreibungen möglich. Diese sind etwa durch Wetterereignisse, sinkende Nachfrage oder den Totalschaden einer Maschine oder eines Fahrzeuges zu begründen. Zulässig sind verschiedene Abschreibungsmethoden, die nachfolgend vorgestellt werden. Bei der Wahl orientiert sich das Rechnungswesen an den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und darf keine Widersprüche zwischen der gewählten Abschreibungsmethode und dem tatsächlichen Grad der Abnutzung eines Gutes zulassen.

Abschreibung, Methoden, Steuerliche Auswirkungen

Kostenarten genau unter die Lupe nehmen und Einsparpotenziale der Abschreibung nutzen: olly – Fotolia.com

Lineare Abschreibung: Die lineare Abschreibung ist die klassische Form der Abschreibung und ist für jegliche abnutzbaren Güter eines Unternehmens anwendbar. In der Praxis wird die lineare Abschreibung oft AfA-Abschreibung genannt, was für „Absetzung für Abnutzung“ steht. Kennzeichnend ist die gleichbleibend hohe Abschreibungssumme über den festgelegten oder den Tabellen des BMF entnommenen Nutzungszeitraum.

Beispiel: Ein Beamer wird zu einem Preis von 2.000 € Netto angeschafft. Die Umsatzsteuer in Höhe von 380 € kann sofort im Rahmen des Vorsteuerabzuges abgezogen werden (sofern berechtigt). Die 2.000 € werden hingegen abgeschrieben. Das BMF sieht bei Projektoren eine Nutzungsdauer von acht Jahren vor. Also werden 1/8 von 2.000 Euro (250 € p.a.) abgeschrieben.

Geometrisch-degressive Abschreibung: Die geometrisch-degressive Abschreibung sieht die Ermittlung der Abschreibungssumme mit Hilfe eines konstanten Faktors vor. Anders als bei der linearen Abschreibung bleibt die Höhe der Abschreibung aber nicht konstant, da sich der Faktor jeweils nur noch auf den nach einer Periode bilanzierten Restbuchwert bezieht. Um eine vollständige Abschreibung während der Nutzungsdauer zu gewährleisten, kann zu einem späteren Zeitpunkt zur linearen Abschreibung gewechselt werden.

Beispiel: Der besagte Beamer wird mittels geometrisch-degressiver Abschreibung abgeschrieben. Im ersten Jahr werden also 12,5 % von 2.000 € (12,5 % * 8 = 100 %) abgeschrieben, was 250 € entspricht. Im darauffolgenden Jahr hingegen nur noch 12,5 % von 1.750 €. Den optimalen Zeitpunkt, wann zwischen geometrisch-degressiver und linearer Abschreibung gewechselt werden sollte, ergibt sich mit einer einfachen Formel: Wechseljahr = Nutzungsdauer – 100/Abschreibungsfaktor + 1.

Also folgt daraus: Wechseljahr = 8 – 8 + 1 = 1.

• Ein Wechsel von geometrisch-degressiver zu linearer Abschreibung sollte hier also bereits nach dem ersten Nutzungsjahr erfolgen.

Arithmetisch-degressive Abschreibung: Die arithmetisch-degressive Abschreibung sieht vor, dass sich der Abschreibungsbetrag jährlich um einen Degressionsbetrag verringert, welcher dem Quotienten aus Anschaffungskosten und Nutzungsdauer entspricht. Das zu Grunde liegende Gut ist mit der arithmetisch-degressiven Abschreibung innerhalb der Nutzungsdauer abgeschrieben. Am gängigsten ist dabei die digitale Form der arithmetisch-degressiven Abschreibung, bei welcher der Abschreibungsbetrag im letzten Nutzungsjahr dem zuvor errechneten Degressionsbetrag entspricht. Verglichen mit den zuvor genannten Abschreibungsmethoden ist hier ein erhöhter Rechenaufwand nötig. Eine Abschreibung von Anlagevermögen ist mit der arithmetisch-degressiven Abschreibung steuerrechtlich nicht zulässig. Da sie aber handelsrechtlich zulässig ist, kann sie sehr wohl etwa im Rahmen einer Bilanz oder der internen Kostenrechnung verwendet werden.

Gebrochene Abschreibung: Die gebrochene Abschreibung wird dem Umstand gerecht, dass etwa Anlagen nicht nur einen Zeitverschleiß, sondern auch einen Gebrauchsverschleiß aufweisen. Ein Beispiel wäre beispielsweise eine leicht sinkende Produktionskapazität durch die Abnutzung bestimmter Bauteile. Da sich die genaue Bezifferung des Zeit- und Gebrauchsverschleißes jedoch schwierig gestaltet, wird die gebrochene Abschreibung selten verwendet.

Progressive Abschreibung: Die progressive Abschreibung sieht über die Nutzungsdauer steigende Abschreibungsbeträge vor. Sie ist steuerrechtlich nicht zugelassen, weshalb sie vor allem in den Bereichen der Kostenrechnung und im Controlling eine betriebsinterne Bedeutung hat. Typisch ist die Anwendung der progressiven Abschreibung etwa bei der Gewinnung von Rohstoffen und den dazu eingesetzten Maschinen und Verfahren. Deren Betrieb und Umsetzung wird mit der Zeit oft kostspieliger.

Leistungsbezogene Abschreibung: Bei der leistungsbezogenen Abschreibung wird die Höhe der Abschreibung durch den tatsächlichen Einsatz und unter Annahme der maximalen Betriebsdauer errechnet. Eingesetzt wird die leistungsbezogene Abschreibung vor allem in produzierenden Betrieben. Theoretisch könnte aber auch der bereits vorgestellte Beamer so abgeschrieben werden.

Beispiel: Die Birne des Beamers hat eine Lebensdauer von 1.000 Stunden und deren Austausch würde unverhältnismäßig teuer sein und außerdem dem Wunsch des Unternehmens widersprechen, regelmäßig neue technische Geräte anzuschaffen. Lässt sich also feststellen, wie lange der Beamer je Jahr in Betrieb war, so kann leistungsbezogen abgeschrieben werden.

Würde der Beamer im ersten Jahr beispielsweise 100 Stunden genutzt, so ergibt sich ein Abschreibungsbetrag von 200 € (2000/1000*100) im ersten Geschäftsjahr.

Beispielhaft werden noch einige typische Güter und deren Nutzungsdauer dargestellt. Unternehmer sollten jedoch im Hinterkopf behalten, dass für nahezu jedes Wirtschaftsgut eine Eintragung besteht. Lediglich für einzelne Güter, bei denen die Nutzungsintensität stark schwankt, ist die Tabelle freibleibend. Ein Beispiel dafür sind etwa Telekommunikationsanlagen.

  • PKW (6 Jahre)
  • Segelyacht (30 Jahre)
  • Mobile oder Stationäre Bohrmaschinen (8 oder 16 Jahre)
  • Großrechner (7 Jahre)
  • Personal Computer/Notebooks (3 Jahre)

Wie kann ich eine Abschreibung am besten berechnen?

Die Höhe einer Abschreibung kann auf vielerlei Arten errechnet werden. Freiberufler und Selbstständige, die nicht über eine Buchhaltungssoftware verfügen und nur wenige Güter absetzen müssen, können sich an den Formeln orientieren. Mit ein bisschen mathematischem Geschick lassen sich die Abschreibungssummen, etwa bei der linearen Abschreibung, im Kopf oder mit Hilfe eines Taschenrechners schnell ausrechnen. Softwarelösungen für das Rechnungswesen bieten eine computergestützte Berechnung und Weiterverarbeitung. Je mehr Güter in einem Wirtschaftsjahr abgeschrieben werden müssen, desto eher lohnt sich hier die Investition in eine solche Software. Für einfache Rechnungen stehen AfA-Rechner auch online zur Verfügung.

Nicht vergessen: Auch für kostenintensivere Softwarelösungen muss gegebenenfalls eine Abschreibung vorgenommen werden!

Welchen Standards unterliegen Abschreibungen?

Überschreitet ein Unternehmen eine bestimmte Größe hinsichtlich Umsatz und Mitarbeiterzahl, plant eine Umwandlung in eine Aktiengesellschaft oder ein Listing an weiteren Börsen, so müssen nicht nur in Verbindung mit Abschreibungen Standards der Rechnungslegung eingehalten werden. Klassisch sind hier die Rechnungslegungsstandards nach HGB und der International Financial Reporting Standard (IFRS).

Wann reicht eine EÜR und wann muss bilanziert werden?

Die Frage, welches Verfahren wann angewendet werden muss, ist typisch. Eine EÜR ist grundsätzlich einfacher zu bewerkstelligen, da sie anders als die Bilanz keine doppelte Buchführung erfordert. Dabei gelten folgende Regelungen:

Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und deren Umsatz nicht über 600.000 Euro und/oder deren Gewinn nicht über 60.000 Euro liegt, sind nicht buchführungspflichtig und können die EÜR anwenden (§ 141 Abgabenordnung).

Einzelkaufleute mit Handelsregistereintrag (e.K.) dürfen ebenfalls die EÜR anwenden, wenn sie in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn aufweisen (§ 241a HGB).

Freiberufler sind hingegen nicht buchführungspflichtig und ermitteln ihren Gewinn durch Abzug der Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen (§ 4 Abs. 3 EStG).

Welche Auswirkungen hat die Wahl einer Abschreibungsmethode?

Die Auswahl der richtigen Abschreibungsmethode orientiert sich zunächst an den Bedürfnissen an die korrekte Abschreibung eines Gutes. Durch das Wahlrecht ergeben sich jedoch auch bilanzielle Vor- und Nachteile die sowohl bei der Bilanzierung, als auch der Gewinn- und Verlustrechnung von Bedeutung sind. In der Praxis wird häufig der Bericht „Bilanzpolitik“ verwendet, welcher den Umstand beschreibt, dass Unternehmen neben Abschreibungen weitere Begebenheiten nutzen, um ihre Bilanzen im rechtlichen Rahmen entsprechend diverser Anforderungen zu gestalten. Eine genaue Abhandlung führt an dieser Stelle aber zu weit. Ein prominentes Beispiel zur Verdeutlichung der Möglichkeiten ist die Bilanzierung deutscher Großkonzerne nach unterschiedlichen Standards der Rechnungslegung. Diese sind in erster Linie verpflichtet, die Standards des HGB im Inland anzuwenden, bilanzieren aber häufig auch nach anderen Standards, was im Rahmen einer internationalen Tätigkeit nötig wird. Durch vielerlei Wahlrechte im Bezug auf Abschreibungen, Vermögensgegenstände, Rückstellungen und vieles mehr, kommt es zu unterschiedlichen Ergebnissen.

Beispiel Commerzbank 2011: Bilanziert nach IFRS weist die Bank einen Gewinn von 638 Millionen Euro aus. Kommen die Regeln des deutschen Handelsgesetzbuches zum Tragen, weist sie einen Verlust von satten 3,6 Milliarden Euro aus. (Quelle: http://www.zeit.de/2012/10/Bilanzierung)

Was ist für Selbstständige bei Abschreibungen also von Bedeutung?

Um den Überblick über die komplexen Themenfelder des Rechnungswesens zu behalten, folgt eine kurze Zusammenfassung, auf was im Rahmen von Abschreibungen geachtet und deren steuerrechtlicher Bedeutung beachtet werden sollte:

• Zunächst müssen Selbstständige im Hinterkopf behalten, dass die bereits entrichtete Umsatzsteuer im Rahmen des Vorsteuerabzuges sofort vollständig angesetzt wird.

• Ab einem Nettowarenwert von mehr als 410 € hat und ab einem Wert von 150 € kann eine Abschreibung erfolgen. Zur Verringerung des Aufwands können Güter mit Werten von 150 bis 1.000 € „gepoolt“ werden und mittels Sammelabschreibung abgeschrieben werden. Güter mit einem Wert von unter 410 € können seit 2011 wieder per Sofortabschreibung als Betriebsausgabe angesetzt werden.

• Rechtlich werden die Abschreibung über die Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle (§ 7 EStG), die Sofortabschreibung für alle geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) bis 800 € (Achtung: vor 2018 bis 410 €; vergleiche § 6 Abs. 2 EStG) und die Sammelabschreibung für alle geringwertigen Wirtschaftsgüter zwischen 150 und 1.000 € (§6 Abs. 2a EStG) unterschieden.

• Die AfA-Tabelle enthält eine Vielzahl von typischen Wirtschaftsgütern und ist nach Branchen gestaffelt. Sie ist beim Bundesministerium für Finanzen digital abrufbar.

• Neben den genannten Abschreibungsarten kommen auch außerplanmäßige Abschreibungen, Abschreibungen auf Immobilien, kalkulatorische Abschreibungen und weitere Arten in der Unternehmenspraxis vor. Teilweise gelten, etwa für Immobilien, gesonderte Regeln.

• Pauschale Aussagen über die steuerrechtliche Vorteilhaftigkeit von bestimmten Abschreibungsmethoden lassen sich kaum treffen, da immer die individuelle Situation eines Selbstständigen oder Unternehmers beachtet werden muss. Häufig sind außerdem handelsrechtliche Vorschriften mit steuerrechtlichen verknüpft, sodass hier auf zusätzliche Regelungen Bezug genommen werden muss. Ein klassisches Beispiel ist etwa die private Nutzung eines im Unternehmen abgeschriebenen PKW.

• Eine der wenigen pauschalen Aussagen lässt sich etwa zum Ende eines Geschäftsjahres treffen, wenn ein hoher Jahresüberschuss zu erwarten ist. Hier lohnt es gegebenenfalls bevorstehende Investitionen für Handy, PC oder Laptops vorzuziehen, sodass Abschreibungen früher vorgenommen werden können und rechnerisch den Gewinn schmälern.

Abschreibungen sind Teil einer ordnungsgemäßen Buchführung und erfordern ein hohes Maß an Genauigkeit. Die Einhaltung von Regelungen, Fristen und Neuerungen wird daher nicht selten Steuerberatern überlassen. Für kleinere Unternehmen und Freiberufler ist dies jedoch aufgrund guter Einstiegssoftware und anderen Vereinfachungen im Hinblick auf die Buchführungspflicht nicht in jedem Fall vonnöten. Grundwissen in den Bereichen der Buchführung, gegebenenfalls auch in der Doppik, sowie im Bereich Bilanzierung sollten aber grundsätzlich für keinen Selbstständigen ein rotes Tuch sein.



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