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Raumkosten absetzen – so wird es gemacht

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 7. September 2021

Raumkosten steuerlich absetzen

In jedem Unternehmen entstehen Kosten durch die Nutzung der betrieblich genutzten Räume. Diese Kosten werden als Raumkosten bezeichnet und Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige können diese Raumkosten von der Steuer absetzen. Allerdings lassen sich nicht automatisch alle Raumkosten als Betriebsausgabe absetzen, sondern es müssen dafür besondere Bedingungen erfüllt werden.

Ein häusliches Arbeitszimmer, das Teil einer Wohnung ist und Zuhause sowohl geschäftlich als auch privat genutzt wird, unterliegt dabei völlig anderen steuerrechtlichen Regelungen als ein Büro, dass außerhalb angemietet wurde.

Diese Kosten zählen zu den Raumkosten

Um zu wissen, ob Sie Raumkosten von der Steuer absetzen können, muss zunächst geklärt werden, was im Einzelnen unter Raumkosten zu verstehen ist.

Zu den Raumkosten zählen:

  • Mietkosten
  • Stromkosten
  • Kosten für Wasser
  • Heizkosten
  • Reparaturkosten
  • Grundsteuer
  • Versicherungskosten für die Gebäudeversicherung
  • Kosten für die Hausverwaltung
  • Schornsteinfegerkosten
  • Reinigungskosten

All diese Kosten fallen in Verbindung mit der Nutzung von Räumen an und Sie können Sie grundsätzlich als Raumkosten absetzen. Allerdings können Sie nur dann Raumkosten als Betriebskosten absetzen, wenn die Räume auch betrieblich genutzt werden. Für die Abschreibung spielt es also eine sehr große Rolle, ob die Räume ausschließlich betrieblich, privat oder sowohl betrieblich als auch privat genutzt werden.

Sparen durch Gewerbestrom

Nirgendwo können Sie leichter Geld sparen als bei den monatlichen Energiekosten, also den Ausgaben für Strom und Gas. Wenn Ihr jährlicher Stromverbrauch bei über 10.000 kWh liegt, gelten für Sie die Angebote des Gewerbestroms, die in der Regel billiger sind als Strompreise für Privathaushalte.

Zieht man als Privatperson oder Unternehmer neu in ein vermietetes Objekt, kommt der Strom zunächst von dem Anbieter, der für diese Region zuständig ist, dem Grundversorger. Als Mieter können Sie aber frei entscheiden, ob dies Tarife dieses Anbieters den eigenen Wünschen und Vorstellungen entsprechen. Häufig finden Sie deutlich günstigere Anbieter.

Um Vergleiche beim Gewerbestrom anzustellen und bei diesen Betriebsausgaben Kosten zu sparen, wird die Postleitzahl und der jährliche Stromverbrauch benötigt. Dieser ist der letzten Stromabrechnung zu entnehmen.
Wird Ihr Strom im 15-Minuten-Takt abgerechnet, gehören Sie zu den sogenannten RLM-Kunden. Dafür kann ein Stromvergleich nur mittels eines Angebots erstellt werden.

TIPP: Einige Vergleichsportale wie Verivox sind darauf spezialisiert, ein günstiges Angebot in Ihrem Namen schnell und unkompliziert einzufordern. Sie sparen sich dadurch lästige Recherchearbeit und können die Zeit für weitere lukrative Projekte nützen. Der günstige Gewerbestrom kann auch als Ökostrom genutzt werden. Damit beziehen Sie nicht nur den ohnehin günstigeren Strom, da Gewerbestrom, sondern leisten auch Ihren Beitrag zum Umweltschutz. Ein entsprechendes Zertifikat können Sie Ihren Kunden zeigen und somit signalisieren, dass Sie auch auf Nachhaltigkeit Wert legen.

Ein großer Vorteil beim Gewerbestrom ist, dass die Tarife für Gewerbetreibende eine recht geringe Preissteigerung in den letzten Jahren durchgemacht haben und somit relativ günstig sind. Ob die Kosten voraussichtlich auch in den kommenden Jahren geringfügig oder eher stark ansteigen werden, kann man natürlich nicht genau voraussagen.

Laufende Stromkosten werden in den Betriebsausgaben vom Gewinn abgezogen. Auch in diesem Fall ist es wichtig, dass nachgewiesen wird, dass die Stromkosten nur als betriebliche Kosten anfallen. Bei Homeoffice, wo dies meistens nicht möglich ist, kann es sich lohnen, solche Mehrkosten der Mitarbeiter mittels Prämie auszuzahlen. Am besten erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater. 

Unter diesen Umständen lassen sich Raumkosten betrieblich absetzen

Als Betriebskosten lassen sich Raumkosten absetzen, wenn die Räume betrieblich genutzt werden. Damit Sie die Miete absetzen und Mietnebenkosten steuerlich geltend machen können, muss ein gültiger Mietvertrag vorhanden sein. Auf diese Weise können Sie sowohl Ihr Büro absetzen als auch andere für Ihre betriebliche Tätigkeit angemietete Räumlichkeiten steuerlich absetzen. Aber Sie können nicht nur die Miete absetzen, sondern die Abschreibung kann sich auch auf Raumkosten und sonstige Grundstücksaufwendungen wie beispielsweise die Grundsteuer beziehen, wenn Sie Eigentümer der genutzten Räume sind.

Auch in diesem Fall kommen natürlich Kosten in Form von Nebenkosten und anderen Aufwendungen wie beispielsweise Gebäudeversicherungen auf Sie zu, die Sie ebenfalls als Raumkosten absetzen können. Auch Reinigungskosten und die damit zusammenhängenden Aufwendungen für Arbeitsmittel wie Putzmittel oder Putzwerkzeuge gehören zu den Raumkosten, die Sie in betrieblich genutzten Räumen als Betriebsausgabe absetzen können.

Lassen sich auch privat genutzte Räume absetzen?

Haben Sie beispielsweise für die Ausübung Ihrer betrieblichen Tätigkeit Räume angemietet und es befinden sich darunter Räume, die Sie überwiegend privat nutzen, so müssen die Kosten für diese Räume herausgerechnet werden, da sie sich nicht als Betriebsausgabe absetzen lassen.

BEISPIEL

Haben Sie beispielsweise ein Gebäude mit einer Fläche von 400 qm angemietet, zu dem ein 50 qm großes Appartement gehört, dass Sie ausschließlich privat nutzen, so können Sie nur die Kosten für die 350 qm als Betriebskosten absetzen, die Sie auch tatsächlich betrieblich nutzen.

Wie Sie Umzug und Raumkosten als Betriebsausgabe absetzen können

Wenn Sie mit Ihrem Betrieb expandieren oder wenn sich andere betriebliche Gründe ergeben, aus denen ein Umzug notwendig wird, so sind die Umzugskosten als Betriebsausgabe anzusehen und können in vollem Umfang steuerlich abgesetzt werden.

Auch Kosten für die Renovierung eines Raumes können Sie unter bestimmten Voraussetzungen absetzen.

Ein betrieblicher Grund für einen Umzug können beispielsweise Absatzschwierigkeiten am bisherigen Standort sein und auch veränderte Lieferbedingungen können ein Unternehmen zu einem Umzug zwingen. In diesem Zusammenhang können auch Kosten für eine Renovierung und die Kosten für neue Büromöbel wie Bürostühle als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

Weitere Umzugskosten, die Sie als Betriebsausgabe absetzen können, sind die Kosten für ein Umzugsunternehmen,

  • die Fahrtkosten,
  • Kosten für Umzugskartons
  • sowie Beratungskosten, die durch den Umzug entstehen.

Sammeln Sie hier unbedingt alle Quittungen und Rechnungen über die Kosten, die im Zuge des Umzugs zustande kommen und händigen Sie sie Ihrem Steuerberater aus.

So lassen sich die Raumkosten für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen

Während außerhäusliche Räume, die für die Ausübung einer beruflichen Tätigkeit angemietet werden, immer als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, sieht die Sache bei einem häuslichen Arbeitszimmer etwas anders aus. Für das häusliche Arbeitszimmer können Sie nur dann Raumkosten als Betriebsausgabe absetzen, wenn das Zimmer ausschließlich oder nahezu ausschließlich zu beruflichen Zwecken genutzt wird und den Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit darstellt.

WICHTIG! Beachten Sie bitte, dass wir hier nicht die einkommenssteuerliche Behandlung des häuslichen Arbeitszimmers besprechen, sondern die Möglichkeit, das häusliche Arbeitszimmer als Raumkosten abzusetzen, um den Betriebsgewinn zu mindern.

Diese Definition dürfte in erster Linie auf Freiberufler und Selbstständige zutreffen, die ausschließlich von Zuhause aus arbeiten, wie beispielsweise freiberufliche Übersetzer, Unternehmensberater, Architekten oder andere Berufsgruppen, deren Arbeitsschwerpunkt in ihrem Arbeitszimmer liegt und die keine anderes außerhäusliches Arbeitszimmer betreiben. Diese strikte Regelung gilt seit einer Gesetzesänderung zum 1.1. 2007.  Demnach kann beispielsweise ein Lehrer, der ein häusliches Arbeitszimmer betreibt, die Kosten dafür nicht steuerlich absetzen, da sein Arbeitsschwerpunkt nicht im Arbeitszimmer liegt.

Corona hat die Arbeitswelt stark verändert!

Während der Pandemie hat sich die Arbeitswelt stark verändert. Dank Homeoffice haben viele Selbstständige und Freiberufler aber auch viele Angestellte den Schwerpunkt ihrer Arbeit in ein Arbeitszimmer zuhause verlagert. Was genau beim Absetzen des Arbeitszimmers beachtet werden muss, erklären wir in unserem Artikel Arbeitszimmer absetzen – Voraussetzungen und Einschränkungen.

Grundsätzlich gilt beim häuslichen Arbeitszimmer das Alles-oder-nichts-Prinzip: Die Kosten für das Arbeitszimmer werden entweder vollständig als Betriebsausgabe anerkannt oder sind gar nicht steuerlich absetzbar.

Entsprechend verhält es sich natürlich mit allen anderen Raumkosten, die durch das häusliche Arbeitszimmer verursacht werden, wie beispielsweise Heizkosten, Reinigungskosten, Stromkosten und andere Nebenkosten. Wird das häusliche Arbeitszimmer als Betriebsausgabe anerkannt, können auch diese Aufwendungen im vollen Umfang als Betriebsausgabe steuerlich abgesetzt werden. Wird das häusliche Arbeitszimmer hingegen nicht anerkannt, lassen sich auch keine weiteren Raumkosten geltend machen.

Bildnachweise: © Christian Hillebrand - stock.adobe.com, © Robert Kneschke - stock.adobe.com

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