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Als Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) zählen Gegenstände des Anlagevermögens mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von bis zu 1000 €. Die Besonderheit bei der Verbuchung eines GWG ist, dass es bereits im Anschaffungsjahr voll abgeschrieben werden kann. Eine weitere Möglichkeit der Abschreibung Sammelposten, bei der alle GWG-Zugänge eines Jahres einheitlich über fünf Jahre abgeschrieben werden. Wie lange die diese GWG-Verzeichnisse aufbewahrt werden müssen, ist jedoch weitgehend unbekannt.
Aufbewahrungspflicht Anlageverzeichnisse
Grundsätzlich müssen alle Pauschal abgeschriebenen GWG über die gesamte Abschreibungsdauer im Anlageverzeichnis aufgeführt werden und sind im letzten Jahr als Abgang zu erfassen, unabhängig ob diese noch vorhanden sind oder nicht. Sofortabschreibung bedeutet in der Regel auch, dass das Wirtschaftsgut aus Vereinfachungsgründen im Jahr der Anschaffung sofort wieder als Anlagenabgang erfasst wird. Somit wird es in den Folgejahren nicht im Anlagenverzeichnis fortgeführt. Wurde dies nicht so behandelt, kann ein GWG mit Sofortabschreibung auch noch in jedem späteren Jahr als Anlagenabgang im Anlagenverzeichnis erfasst werden.
Diese Anlageverzeichnisse sind zehn Jahre aufzubewahren, gleiches gilt für Anschaffungsrechnungen.
Wirtschaftsgüter – keine GWG – sind so lange im Anlagenverzeichnis mit aufzuführen wie Sie auch tatsächlich betrieblich genutzt werden. Nicht mehr funktionsfähige oder defekte Wirtschaftsgüter – keine GWG – die verschrottet werden, sind im Zeitpunkt der Verschrottung aus dem Verzeichnis als Abgang zu entfernen.
Wer diese Sorgfaltspflichten verletzt muss teilweise mit ernsten Strafen des Finanzamts rechnen.
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