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Einige Betriebe arbeiten mit Waren, die nur einer begrenzten Haltbarkeit unterliegen. Vorrangig sind das Betriebe, die mit Lebensmittel umgehen, also Einzelhandelsbetriebe, Restaurants, Bäckereien und ähnliche. Vom Verderb können aber auch Apotheken, Arztpraxen und andere Betriebe des Gesundheitswesens oder auch Tierhaltungs- und Tierzuchtbetriebe betroffen sein.
Wie kann buchhalterisch und steuerlich mit verdorbener Ware umgegangen werden?
Diese Ware kann nicht mehr zur Erzielung von Gewinnen eingesetzt werden. Damit der betriebliche Schaden des Unternehmers nicht zu einem steuerlichen Schaden führt, können verdorbene Waren im Rahmen des Jahresabschlusses abgeschrieben werden. Das Handelsgesetzbuch (HGB) regelt dieses Verfahren unter § 253. Ähnlich der GWG-Regelung können diese Ausgaben im Jahr des Erwerbs als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.Dies erfolgt als Abschreibung auf das Umlaufvermögen. Bei Betrieben, die am Jahresende eine EÜR erstellen, stellt der Einkauf der Ware bereits eine Betriebsausgabe dar. Eine weitere Abschreibung ist hier nicht möglich. Ebenso ist der Vorsteuerabzug uneingeschränkt vorzunehmen.
Problematisch ist die Verprobung des Sachverhalts im Rahmen der Betriebsprüfung. Nicht selten kommt es zum Streit zwischen Unternehmer und Finanzverwaltung, ob mit der abgeschriebenen Ware nicht der eigene Bedarf gedeckt wurde oder Verkäufe unter der Hand stattgefunden haben. Dies hätte nicht nur eine Gewinnerhöhung zur Folge, auch die Umsatzsteuer würde zu Buche schlagen.
Hilfreich für die Glaubhaftmachung des Verderbs ist nicht nur eine ordnungsgemäße Buchführung mit korrekter Behandlung des Einkaufs. Wenn möglich sollten beim Einkauf Haltbarkeitsdaten stichprobenartig erfasst werden. Des weiteren sollten Nachweise über die Entsorgung erbracht werden. Dies kann zum Beispiel über Bestätigungen und Quittungen des Entsorgungsbetriebs erfolgen. Zur Not können Aussagen glaubhafter Zeugen herangezogen werden. Steht dem Verderb die korrekte Erfassung des Eigenverbrauchs gegenüber, werden der Argumentation des Prüfers die Grundlagen entzogen.
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