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Mit einer Prepaidkarte kann man ein Handy benutzen, ohne vorher einen Vertrag abzuschließen. Der Vorteil besteht darin, dass man nicht monatelang an einen Anbieter gebunden ist, sondern jederzeit wechseln kann. Außerdem hat man eine optimale Kostenkontrolle, weil man immer nur soviel verbrauchen kann, wie man vorher auf die Karte aufgeladen hat. Der wohl größte Nachteil einer Prepaidkarte ist, dass man normalerweise kein aktuelles Handy dazu bekommt. Wer Wert auf neueste Technik legt, muss also selbst ein Gerät kaufen. Hinzu kommt, dass regelmäßig neues Guthaben gekauft werden muss.
Die steuerlichen Auswirkungen einer Prepaidkarte hängen davon ab, wie sie genutzt wird.
Nutzung durch Unternehmer
Die Kosten für eine Prepaidkarte stellen voll abzugsfähige Betriebsausgaben dar, sofern diese ausschließlich betrieblich genutzt wird. Sobald aber auch Privatgespräche stattfinden, muss man den Betriebsausgabenabzug wieder um einen Eigenverbrauch korrigieren. Dieser erhöht den steuerpflichtigen Gewinn und ggf. auch die Umsatzsteuerschuld.
Nutzung durch Mitarbeiter
Wenn Arbeitnehmer ein Handy samt Prepaidkarte bekommen, dann sind die Aufwendungen immer als Betriebsausgabe abzugsfähig. Selbst wenn Mitarbeiter das Gerät auch privat nutzen dürfen, führt dies zu keinem steuerpflichtigen Vorteil. Voraussetzung für diese Steuerfreiheit (§ 3 Nr. 45 EStG) ist allerdings, dass das Telefon im Eigentum des Arbeitgebers verbleibt.
Prepaidkarte als Geschenk
Sofern eigene Arbeitnehmer eines Unternehmens eine Prepaidkarte geschenkt bekommen, ist der Betriebsausgabenabzugs in voller Höhe möglich. Allerdings stellt die Karte einen Sachbezug dar, der jedoch bis zu einer Freigrenze von 44 Euro im Monat steuerfrei bleibt. Allerdings muss man aufpassen, dass diese im jeweiligen Monat nicht bereits durch andere Sachbezüge (z. B. Benzingutscheine, Geschenke) ausgeschöpft wird.
Bei Zuwendungen an unternehmensfremde Dritte (z. B. Kunden, Lieferanten) können die Kosten aufgrund der gesetzlichen Abzugsbeschränkung (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG) nur bis maximal 35 Euro als Betriebsausgabe verbucht werden. Zudem stellt die Karte ab einem Wert von 10 Euro eine steuerpflichtige Einnahme beim Beschenkten dar. Die Steuerpflicht kann der Schenker jedoch abwenden, indem er eine pauschale Steuer (§ 37b EStG) bezahlt.
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