Reisekosten

Sobald ein Unternehmer aus beruflichen Gründen, vorübergehend außerhalb seiner Wohnung sowie seines Betriebes tätig wird, liegt eine berufliche Auswärtstätigkeit vor.

Im Rahmen der beruflichen Auswärtstätigkeit kann der Unternehmer folgende Reisekosten geltend machen: Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Reisenebenkosten.

Verpflegungsmehraufwand

Für die Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte stehen dem Unternehmer Verpflegungsmehraufwendungen zu. Diese sind kalendertäglich mittels der gültigen Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen zu ermitteln. Die sogenannte Verpflegungspauschale darf bei längerfristiger Auswärtstätigkeit nur für maximal 3 Monate geltend gemacht werden. Derzeit geltend für Abwesenheiten von mindestens 8 Stunden 12 EUR als Betriebsausgabe und bei einer Abwesenheit von vollen 24 Stunden sind 24 EUR abzugsfähig. Die Verpflegungsmehraufwendungen (auch Spesen genannt) sind in einem Eigenbelege, etwa einer Reisekostenabrechnung zu dokumentieren.

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Übernachtungskosten

Für Kosten der Unterbringung und Übernachtung muss der Unternehmer Rechnungen, Quittungen oder Belege vorweisen. Eine pauschale Abrechnung für Übernachtungskosten gibt es bei der Übernachtung weder im Inland noch im Ausland. Die Übernachtungsrechnung muss die Übernachtungskosten und sämtliche Nebenleistungen, wie bspw. Frühstück oder weitere Dienstleistungen wie Massagen gesondert ausweisen.

Merke

Der Vorsteuerabzug ist möglich, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen notwendigen Bestandteilen vorliegt.

Fahrtkosten

Als Fahrtkosten gelten entweder die tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Kfz-Kosten wie Benzin und Diesel oder aber die kilometerabhängigen Fahrtkosten in Form einer Reisekostenpauschale. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer ist es möglich die in den laufenden Kfz-Kosten enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer erstattet zu bekommen. Ein Vorsteuerabzug aus der Reisekostenpauschale ist nicht möglich.

Reisenebenkosten

Unter Reisenebenkosten zählen bspw. Parkgebühren, Autowäsche, Telefongespräche oder Mautgebühren. Auch diese Kosten kann der Unternehmer, soweit sie betrieblich veranlasst sind, geltend machen. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer ist es möglich die in den Reisenebenkosten enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer erstattet zu bekommen.