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Im Unternehmensalltag sind Lizenzen häufiger vorzufinden als im ersten Moment anzunehmen. Am häufigsten kommen sie hier im Softwarebereich vor, denn bevor ein Computerprogramm genutzt werden kann, muss meist die Lizenz dafür erworben werden. Aber auch in anderen Unternehmensbereichen sind Lizenzen zu finden. Sie kommen teilweise bei der Kooperation mit Handelspartnern und in Verbindung mit Nutzungsrechten vor, die ein Unternehmen an gewerblichen Schutzrechten hält. Dies kann Patente und Gebrauchsmuster, aber beispielsweise auch eingetragene Marken umfassen. Erhält ein Unternehmen Lizenzen, muss es dafür Geld zahlen. In diesem Fall entstehen Betriebskosten, die natürlich steuerlich absetzbar sind. Doch wie können Unternehmen die Abschreibung von Lizenzen gestalten? Welche Voraussetzungen müssen Sie erfüllen, damit Sie die Lizenzen von der Steuer absetzen können. Lesen Sie hier alles, was Sie zur Abschreibung von Lizenzen wissen müssen.
Wann sind Lizenzen Betriebsausgaben?
Damit ein Unternehmen die Kosten für Lizenzen absetzen kann, muss die Nutzung dieser geschäftlich sein. Immer wenn ein Betrieb eine Lizenz für die Arbeit mit einer Software oder den Einsatz einer Marke braucht, kann er die damit verbundenen Gebühren absetzen. Damit Sie die Lizenz Abschreibung korrekt vornehmen können, müssen Sie zunächst die Lizenzen einordnen. Grundsätzlich sieht das Steuerrecht in Deutschland die Lizenz als immaterielles Wirtschaftsgut an. Das heißt: Den Großteil der Lizenzen können Sie nicht als geringwertige Wirtschaftsgüter abschreiben. Sie sind prinzipiell dem Anlagevermögen zuzusprechen. Das heißt: Sie müssen linear, zu jährlich gleichbleibenden Beiträgen die Lizenzen abschreiben. Die Höhe der jährlichen Summe, die Sie als Lizenzen von der Steuer absetzen, richtet sich nach der Nutzungsdauer.
Entscheidend ist die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Lizenzen werden in der amtlichen Afa Tabelle nicht ausgeführt. Möchten Sie Lizenzen abschreiben, müssen Sie daher von einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von 10 Jahren ausgehen.
Lizenzvertrag gibt Laufzeit vor
Möchten Sie eine Lizenz als Betriebsausgabe absetzen, bildet der Lizenzvertrag die Grundlage. Hier sind die Kosten definiert, meist finden Sie aber auch eine Laufzeit. Die Kosten, die Ihnen für die Lizenznutzung in Rechnung gestellt werden, beziehen sich nämlich meist nur auf ein bestimmtes Zeitfenster. Die im Vertrag vermerkte Laufzeit geben Sie auch als Nutzungsdauer der Lizenz Abschreibung an, denn danach müssen Sie davon ausgehen, dass Sie erneut Gebühren zahlen müssen. In diesem Fall fällt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer natürlich auch geringer aus.
Ausnahmeregelungen bei Software-Lizenzen
Eine der häufigsten Lizenzformen, die in Unternehmen Anwendung finden, sind Softwarelizenzen. Kaufen Sie für Ihren Betrieb eine Software, erhalten Sie eine Nutzungslizenz. Diesem Lizenzvertrag stimmen Sie bei der Installation zu. Für die Software gibt es bei der Lizenz Abschreibung mittlerweile Sonderregelungen. Lange ließ das Bundesfinanzministerium offen, wie lange eine solche Lizenz abgeschrieben werden sollte. Teilweise trafen die Unternehmen hier individuelle Regelungen mit den zuständigen Finanzämtern.
2005 entschied sich dann das Bundesfinanzministerium für eine einheitliche Regelung, nachdem sich die Industrie- und Handelskammern gemeinsam mit Unternehmen um diese bemühten. Grund für das Engagement waren Überlegungen, nach denen die Abschreibungsdauer auf 10 Jahre festgelegt werden sollte. Das BMF teilte dann jedoch mit, dass betriebswirtschaftliche Softwaresysteme innerhalb von fünf Jahren von den Unternehmen abgeschrieben werden können. Nach Einschätzungen des BMF handelt es sich bei ERP-Software um ein immaterielles Wirtschaftsgut, das zudem aktivierungspflichtig ist. Egal, ob für die Software ein Wartungsvertrag vorliegt oder nicht, umfasst die Nutzungsdauer besagte fünf Jahre, in denen Sie linear die Lizenzen als Betriebsausgabe absetzen können. Ausgenommen davon sind jedoch Softwarelösungen, die für das Unternehmen selbst hergestellt wurden. In diesem Fall ist von sofort abziehbaren Betriebsausgaben die Rede.
Auch Wartungsgebühren können Sie einfach als Kosten absetzen. Damit Sie die Lizenzen abschreiben können, müssen die Unternehmen diese in der Steuererklärung angeben. Sie erscheinen im Bereich der Anlagevermögen und werden jährlich mit einem neuen Restwert ermittelt. Hier geben Sie prinzipiell auch die Abschreibungsdauer an.
Behandlung von Software als GWG
Kaufen Sie einfache Computerprogramme, die Sie nicht privat, sondern betrieblich nutzen, gelten für die Lizenz Abschreibung Sonderregelungen. Zwar gehen Sie auch hier einen Lizenzvertrag ein, allerdings raten die Steuerberater in diesem Fall oft zum Sofortabzug oder zur Aufnahme in einen Sammelposten. Die Finanzämter unterscheiden hier zwischen Trivial- und Computerprogramm.
Sie können in diesem Fall selbst entscheiden, wie Sie die damit einhergehende Lizenz absetzen möchten. Demnach gilt prinzipiell, dass Sie eine Softwarelizenz für kleine Computerprogramme, deren Kauf die Summe von 410 Euro nicht überschritten hat, sofort absetzen können. Sie können sich aber auch dazu entscheiden, diese abzuschreiben. Dies ist für die Dauer von fünf bis 8 Jahren möglich.
Kostete die Software mehr als 410 Euro, ist eine Abschreibung noch bis zur Grenze von 1000 Euro als Sammelposten möglich. Aber auch hier können Sie sich stattdessen wieder für eine reguläre Abschreibung von 5 bis 8 Jahren bei Standardsoftware entscheiden. Welche Variante sich lohnt, können Sie mit einem Online Rechner ermitteln.
Ausgenommen der Softwarelizenzen müssen Sie alle anderen Lizenzen linear über bis zu 10 Jahre abschreiben.
Können Lizenzen Werbungskosten sein?
An dieser Stelle gilt es nochmals zu verdeutlichen, dass Lizenzen ganz unterschiedlich sein können. Lizenzen für Markenrechte oder Patente sind kostspielig und betreffen meist nur die Unternehmen. Doch auch als Arbeitnehmer, der im Home-Office, also in seinem privaten Umfeld, den einen oder anderen Arbeitsschritt für seinen Arbeitgeber erledigt, ist auf Lizenzen angewiesen. Hierbei handelt es sich meist um Softwarelizenzen. Bezieht sich die Softwarelizenz auf ein Computerprogramm, das Sie zur Ausübung Ihres Berufs brauchen, ist es ein Arbeitsmittel. Erhalten Sie hierfür keine Erstattung von Ihrem Arbeitgeber, können Sie die Lizenzkosten im Bereich der Werbungskosten aufführen und damit Ihre Steuerlast minimieren. Entscheidend ist aber, dass das Finanzamt die Notwendigkeit dieses Computerprogramms für Ihren Beruf anerkennt.
Lizenzen als Betriebsausgabe absetzen – Abschreibung muss Details berücksichtigen
Möchten Sie im Unternehmen Lizenzen abschreiben, müssen Sie intensiv mit der Gesetzeslage auseinandersetzen. Grundsätzlich handelt es sich hierbei natürlich um Betriebsausgaben, die Sie absetzen und abschreiben können. Die Lizenzart entscheidet allerdings über die Abschreibungsdauer und auch darüber, ob Sonderregelungen als GWG greifen.
Lediglich die Lizenzen einfacher Standardcomputerprogramme, die ein Unternehmen mit dem Kauf der Software erwirbt, können unter Umständen sofort abgesetzt werden. Hier haben die Unternehmen aber auch stets ein gewisses Wahlrecht und können selbst entscheiden, ob sie die sofortige oder die lineare Abschreibung wählen. Das BMF sieht für die ERP-Software prinzipiell eine Abschreibung von 5 Jahren vor.
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