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Ab 1. Januar ein Fahrtenbuch führen und Steuern sparen

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 7. Februar 2017

Fahrtenbuch Kilometerpauschale

Alljährlich am Neujahrsmorgen werden für Firmenwagennutzer die Karten neu gemischt: jetzt hat man die Möglichkeit, auf ein Fahrtenbuch umzusteigen und der ungeliebten 1- Prozent-Versteuerung zu entkommen. Denn diese ist zwar bequem, aber teuer.

Wer als Arbeitnehmer oder Selbstständiger seinen Firmenwagen auch privat fahren darf, der muss einen geldwerten Vorteil versteuern. Das erfolgt in den meisten Fällen mit der sogenannten 1-Prozent-Regelung, bei der monatlich 1 Prozent des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung versteuert werden. Diese Methode hat sich in der Praxis weitgehend durchgesetzt, denn man hat im Prinzip keine nennenswerte Arbeit damit. Wie der Name aber schon sagt, handelt es sich um eine Pauschale. Es ist somit völlig unerheblich, ob man den Firmenwagen häufig oder nur selten privat nutzt – der geldwerte Vorteil ist immer zu versteuern. Zudem wird mit dem Listenneupreis eine Bemessungsgrundlage der Versteuerung unterworfen, die man unter Umständen gar nicht bezahlt hat – etwa bei Import- oder Gebrauchtfahrzeugen.

Fahrtenbücher sind aufwändig und fehleranfällig, können aber Steuern sparen

Wem die 1-Prozent-Regel zu teuer ist, der kann ersatzweise auch ein Fahrtenbuch führen – der Gesetzgeber lässt darüber hinaus keine abweichenden Bewertungsmethoden wie beispielsweise Schätzungen zu. Man muss dabei sämtliche Fahrten detailliert und fortlaufend in einem Fahrtenbuch aufzeichnen. Bei geschäftlichen Fahrten sind bestimmte Mindestangaben (z. B. Datum, Kilometerstände, Uhrzeit, Reiseroute, Reisezweck , aufgesuchte Personen) unbedingt erforderlich. Elektronische Fahrtenbücher werden nur akzeptiert, wenn die Aufzeichnungen im Nachhinein nicht mehr veränderbar sind oder zumindest protokolliert werden. Aus diesem Grunde sind Excel-Tabellen als Fahrtenbuch generell nicht geeignet. Die Finanzverwaltung kann das Fahrtenbuch verwerfen, wenn es formelle Fehler enthält oder inhaltlich nicht plausibel sind – beispielsweise wenn die Kilometerstände aus den Werkstattrechnungen nicht mit dem Fahrtenbuch zusammenpassen. In diesem Fall würde die Versteuerung rückwirkend nach der 1-Prozent-Regel erfolgen.

Mit dem Fahrtenbuch alleine ist es aber nicht getan

Nach Ablauf eines jeden Jahres muss man anhand des Fahrtenbuches den Anteil für die Privatfahrten ermitteln. Gleichzeitig sind die Gesamtkosten für den Firmenwagen (z. B. Abschreibungen, Leasingraten, Treibstoff, Steuer, Versicherung) genau nachzuweisen. Insbesondere bei Unternehmen mit einem großen Fuhrpark bedeutet das einen enormen Verwaltungsaufwand, weil unter Umständen für jedes Fahrzeug eine eigene Buchhaltung eingerichtet werden muss. Der steuerpflichtige geldwerte Vorteil ergibt sich schließlich aus dem Anteil der Privatfahrten an den Gesamtkosten. Auf diese Weise versteuert man nur die Kilometer, die man tatsächlich privat gefahren ist.

Wechsel ist immer zu Jahresbeginn möglich

Firmenwagennutzer haben die Qual der Wahl, ob sie sich für die 1-Prozent-Regel oder die Fahrtenbuch-Methode entscheiden. Allerdings gilt das Wahlrecht nur einmal im Jahr zum 1. Januar – ein Wechsel innerhalb eines Kalenderjahres ist nur dann zulässig, wenn ein Fahrzeug neu angeschafft wurde. Wenn man nach Ablauf eines Jahres feststellt, dass die Fahrtenbuch-Methode eher ungünstig ausfällt, dann kann man zudem im Rahmen der Einkommensteuererklärung die Versteuerung gegebenenfalls noch korrigieren und die Versteuerung nach der 1-Prozent-Regel beantragen.

Quelle: iww.de

 


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