Überblick zu Betriebskosten bewahren – Was Sie als selbstständiger Unternehmer wissen müssen

Wie definieren sich Betriebs- bzw. Fixkosten?

Geht es um die Gewinn- und Verlustrechnungen bzw. Einnahmenüberschussrechnung in einem Unternehmen, werden zunächst die Fixkosten und die variablen Kosten betrachtet. Beide zusammen ergeben die Gesamtkosten, die ein Unternehmen trägt. Während die variablen Kosten abhängig von Auftragslage, Produktionsmenge und Verkaufserfolg sind, sind fixe Kosten von konstanter Natur. Diese bilden einen unabänderlichen Kostenpunkt im Finanzplan des Unternehmens und fallen wiederkehrend an.

Dazu zählen beispielsweise:

• Miete
• Strom und Wasser
• Telefon- und Internetkosten
• Büromaterialien
• Abschreibungen
• Versicherungen
• Löhne und Gehälter
• Zinsen
• Kfz-Kosten
• Kosten für die Buchhaltung
• Kosten für die Steuerberatung
• Reisekosten
• Reparaturen/Instandhaltung

Diese Liste lässt sich noch mit vielen weiteren Kostenpunkten ergänzen. Je nach Unternehmen finden sich individuelle Komponenten, die mit einberechnet werden. Sind Sie unsicher, welche Fixkosten bei Ihrem Unternehmen von Bedeutung sind, ist es empfehlenswert, sich professionelle Beratung und Tools zur Finanzplanung einzuholen.

Im Grunde sind diese Kostenaspekte alle nötig, um Ihr Angebot am Markt gewährleisten zu können. Und in der Regel sind diese laufenden Kosten stets gleich hoch. In gewissen Ausnahmefällen kann die Höhe jedoch beginnen zu variieren. Hier spricht man dann von sogenannten Intervall-Fixkosten. Sie müssen beachten, auch diese bei der Kalkulation der Betriebskosten anzupassen und miteinzurechnen.

Zur Berechnung fixer und variabler Unternehmenskosten gibt es folgende zwei Hilfen:

Bei der Preisgestaltung lassen sich dann anhand beider Kalkulationsmittel unterschiedliche Szenarien durchspielen und dementsprechend anpassen.

Wie Sie den Überblick bewahren

Vorausschauend und bescheiden – Planung ist Alles

Das Ziel ist es, schon von Anfang an niedrige Fixkosten anzustreben. Sprich, bereits bei der Unternehmensplanung und der Anfertigung eines Businessplans sollten Sie diese niedrig ansetzen. Weitere Tipps zur Erstellung und Vorgehensweise beim ersten Businessplan haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Natürlich ist es aufregend, in den Startlöchern für die Gründung des eigenen Unternehmens zu stehen. Manche Gründer setzen hier bereits von Anfang an auf das volle Programm. Sie wünschen sich eine Sekretärin, die nobelsten Bürokomplexe inklusive hochwertiger Ausstattung, einen Geschäftswagen u. v. m.

Hohe Ausgaben wie diese können jedoch zu Konsequenzen führen. Erleidet das Geschäft einmal Verluste oder läuft nicht so gut, machen sich solch anfängliche Fehler spürbar. Damit Sie Entscheidungen aus der Anfangsphase nicht bereuen und später wieder ausbügeln müssen, lohnt es sich, hier noch Einsparungen zu machen.

Tipp: So kann zu Beginn alternativ erst einmal der eigene PKW als Geschäftsauto dienen. Statt Personal direkt festanzustellen, können Sie vorerst freie Mitarbeiter beschäftigen. Und bevor Sie in die Immobilie Ihrer Träume investieren, können Sie Ihre Geschäfte erstmal vom Heimbüro aus tätigen.

Eine visuelle Anfertigung, zum Beispiel in Form eines Kuchendiagramms, kann dabei helfen, sich die Proportionalitäten der einzelnen Fixkostenpunkte bewusster zu machen.

Zudem ist es sinnvoll zu überprüfen, welche Ausgaben sich über die kommenden Jahre hinweg erhöhen könnten. Ein Zuwachs beim Personal bedeutet zum Beispiel die Einplanung von mehr Gehältern. Eine steigende Mitarbeiterzahl verlangt oft wiederum mehr Platz und dementsprechend größere Büroräume. Wächst das Unternehmen immer weiter, müssen Sie auch höhere Beträge für Reisekosten sowie Betriebsausflüge- und feiern miteinplanen.

5 Tipps für niedrige Betriebskosten

1. Energiekostensenkung: Je mehr Fläche, Maschinen, technische Ausstattung usw., desto höhere Stromkosten-Abrechnungen. Hier gilt es, alle Mitarbeiter für die Nutzung der Gerätschaften im Büro zu sensibilisieren. Das bedeutet beispielsweise: Der Letzte im Büro macht das Licht aus. Aber auch, dass das Personal sämtliche Maschinen, wie Kopierer, Kaffeemaschine oder Bildschirme unmittelbar nach ihrer Benutzung oder nach Feierabend ausschaltet. Beim Kauf der Geräte, könne Sie zudem bereits auf eine hohe Energieeffizienzklasse achten, um auf lange Sicht zu sparen.
2. Flexibles Personal: Setzen Sie statt Festanstellungen lieber auf Zeitarbeiter, flexible Verträge oder Auftragsarbeit. Auch einige Aufgaben zu outsourcen, kann effektiv Geld sparen.
3. Niedrige Mietkosten: Die eigenen vier Wände oder eine kleine Räumlichkeit reichen für den Start ins Unternehmerleben. Wächst das Team, können Sie gezielt kalkulieren, wie viel Räume und Arbeitsplätze benötigt werden. Den Traum nach einer hochwertigen Immobilie mit moderner Ausstattung und Wunsch-Standort können Sie sich mit der Zeit immer noch erfüllen.
4. Überprüfung von Anschaffungen und Tarifen: Es lohnt sich, seine Tarife bezüglich Strom, Versicherungen sowie Telefon und Internet zu vergleichen. Ein jährlicher Wechsel kann hier erhebliche finanzielle Vorteile bringen. Besonders bei größeren Anschaffungen wie einem Firmenwagen, ist es wichtig, doppelt zu checken, ob sich eine Investition lohnt. Aber auch kleinere Aufstockungen bezüglich der Büroausstattung sollten Sie nicht zu leichtfertig bewilligen.
5. Verbesserte Marketing-Strategien: Statt Ihr Geld in die Herstellung unzähliger Flyer und Werbegeschenke zu stecken, sollten Sie lieber auf eine hochwertige Produktion bei Offline-Marketing-Maßnahmen setzen. Um wirklich Anklang bei der gewünschten Zielgruppe zu erlangen, ist es von Bedeutung, dass jene Produkte wirklich einfallsreich und höchst individuell gestaltet sind.

Wenn Sie sich also von Anfang bewusst sind, dass

• sich der gewünschte Umsatz nicht immer genau nach Plan entwickelt,
• es Rückschläge geben kann
• und variable Kosten sich im Laufe der Zeit manchmal unerwartet erhöhen,

sind Sie flexibler, wenn es darum geht, Ihr Unternehmen in Richtung Erfolg und Gewinn zu steuern. Im Grunde gilt: Umso niedriger die Fixkosten, desto besser überstehen und wenden Sie Liquiditätsengpässe ab.

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Über den Autor

Lars E.

Lars schloss 2015 sein Studium in Betriebswirtschaftslehre ab. Anschließend absolvierte er ein Volontariat in einer kleinen Kölner Redaktion. Seit 2017 ist er fester Bestandteil des Redaktionsteams von betriebsausgabe.de. Hier kann er sein fachliches Wissen mit dem Anspruch, verständliche Texte rund ums Steuerrecht zu schreiben, miteinander kombinieren.