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Digitale Archivierungssysteme

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 7. Februar 2017

Die Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen ist eine Pflicht, die viele Unternehmer, die die  nicht verwenden, verzweifeln lässt. Denn zahlreiche Belege müssen aufbewahrt werden und binden somit nicht nur finanzielle Mittel, sondern benötigen zusätzliche Räumlichkeiten.

Anders als allgemein gedacht, können aber bestimmte Unterlagen auch auf Datenträgern wiedergegeben werden.

Anforderungen an die digitale Aufbewahrung

Bücher, Jahresinventare, Zollbelege, Jahresabschlüsse und Bilanzen, sowie Buchungsbelege müssen grundsätzlich zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Geschäftsbriefe, die steuerlich relevant sind, egal ob empfangen oder versendet, können nach sechs Jahren aussortiert werden. Nur die Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz des Unternehmens sowie einige Zollunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden. Alle anderen Unterlagen können durchaus auch digital archiviert werden. Jedoch ist hierbei ebenso auf die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung zu achten. Das heißt, die Unterlagen müssen so archiviert werden, dass sie wiedergegeben, maschinell ausgewertet und nicht verfälscht werden können. Hierfür bieten sich spezielle Archivierungssysteme an, die auf die besonderen Anforderungen der ordnungsmäßigen Buchführung abgestimmt sind. Quelle: Der Steuerzahler 08/2009, S. 158


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