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Elektronische Kontoauszüge reichen nicht immer aus

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 7. Februar 2017

Die meisten Unternehmen nutzen eine Homebanking-Software, um damit ihre Kontoauszüge und Kontoumsätze abzufragen oder Überweisungen und Lastschriften zu verwalten.

 Allerdings stellt sich bei den Kontoauszügen aus solchen Softwareprodukten die Frage, ob sie der Aufbewahrungspflicht buchführungspflichtiger Unternehmen genügen.

Elektronische Kontoauszüge als Nachweis

Die aktuelle Rechtsprechung geht davon aus, dass elektronische Kontoauszüge regelmäßig nicht den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten genügen. Der Grund hierfür ist einfach: Die Daten können mit relativ einfachen Mitteln manipuliert und verändert werden. Damit elektronische Kontoauszüge als Nachweis reichen, müssten die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden. Die Daten dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Glücklicherweise reagieren inzwischen auch die Kreditinstitute und entwickeln alternative Lösungsmodelle.

Alternative Aufbewahrungsmodelle der Kreditinstitute

Möglich ist beispielsweise, dass der elektronische Kontoauszug nicht einfach nur heruntergeladen und ausgedruckt wird, sondern vom Kreditinstitut mit einer elektronischen Signatur versehen wird. Dadurch sind zum einen keine Änderungen mehr möglich und zum anderen wird so deutlich, aus welcher Quelle die Kontoauszüge stammen. Die Kontoauszüge können dann ausgedruckt werden, die original elektronischen Kontoauszüge mit der elektronischen Signatur müssen jedoch weiterhin aufbewahrt werden.

Alternativ ist es auch möglich, dass sich der Unternehmer die Kontoauszüge wie gewohnt aus seiner Onlinebanking-Software ausdruckt. Das Kreditinstitut hält dann die Original-Kontoauszüge für die Dauer der Aufbewahrungsfristen bereit. Bei Bedarf können sie dann vor Ort eingesehen werden. Problematisch ist an dieser Lösung freilich die Platzfrage, besonders wenn viele Unternehmer diese Möglichkeit in Anspruch nähmen.

Der Unternehmer kann auch während des Monats mit den gedruckten Kontoauszügen arbeiten und sich am Monatsende die gesammelten Kontoauszüge zuschicken lassen und ergänzend abheften.

Quelle: Der Steuerzahler, Januar 2011, S. 7



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