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Nicht nur als Unternehmer sondern auch als angestellter Arbeitnehmer fallen oft Fahrtkosten bspw. zum Arbeitsplatz an. Daher wünschen sich Arbeitnehmer die gleichen steuerlichen Möglichkeiten zur Erstattung wie sie Selbstständige haben. Hier wird zwischen drei verschiedenen Arten von Fahrten unterschieden:
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
Arbeitnehmer können die Fahrten zwischen ihrer Arbeitsstätte und der eigenen Wohnung mit Hilfe der Entfernungspauschale gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG bei ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Hierbei ist ein pauschaler Satz von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer vorgesehen, über den Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten bis zu einem Betrag von 4.500 Euro pro Jahr steuerlich geltend machen können. Laut dem Verein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V lohnt sich die Anwendung der Entfernungspauschale schon ab einem Arbeitsweg von 16 Kilometern. Bei Fahrten zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz können alle anderen Kfz-Kosten wie z.B. Werkstatt- oder Reifenkosten jedoch nicht geltend gemacht werden.
Eine andere Möglichkeit entsteht, wenn der Arbeitgeber seinen Angestellten die Fahrtkosten erstattet.
Dabei fallen die Vorteile der Steuer gegenüber aber ausschließlich auf den Arbeitgeber zurück, da sonst die Fahrtkosten doppelt geltend gemacht würden. Der Arbeitnehmer kann diese Kosten dann pauschal als Werbungskosten absetzen.
Familienheimfahrten für Wochenendpendler
Arbeitnehmer, die regelmäßig aus beruflichen Gründen zwischen ihrem eigentlichen Wohnsitz und ihrem Zweitwohnsitz an ihrer Arbeitsstätte pendeln, können ein mal pro Woche eine sog. Familienheimfahrt geltend machen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer für eine doppelte Haushaltsführung gemeldet ist. Laut einem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 18.04.2013 (Az: VI R 29/12) ist diese Pauschale vom tatsächlich entstandenen Aufwand unabhängig. Die Kosten (auch hier 0.30 Euro pro Kilometer) können also auch abgesetzt werden, selbst wenn bspw. durch eine Mitnahme o. ä. der Entstandene Aufwand geringer ist. Auch diese Pauschale wird bei der Steuererklärung abgegeben.
Kosten durch eine Auswärtstätigkeit
Bei Kosten, die durch eine betrieblich bedingte Auswärtstätigkeit entstehen, gibt es mehrere Möglichkeiten, lassen sich auf mehrere Möglichkeiten steuerlich absetzen.
I.d.R laufen entstandene Kosten bei solchen Dienstreisen über die Fahrtkostenerstattung des Arbeitgebers. Andernfalls kann auch hier der Arbeitnehmer auf die Kilometerpauschale zurückgreifen.
Anders als bei den beiden vorherigen Fällen, lassen sich bei Auswärtstätigkeiten mit dem eigenen Pkw auch die tatsächlichen Kosten für etwa die Abnutzung des Pkw geltend machen. Da bei Pkw die anzusetzende gewöhnliche Nutzungsdauer 6 Jahre beträgt, kann also 16,66 % des Kaufpreises als Wertverlust angerechnet werden.
Von diesen Kosten kann ein Arbeitnehmer entweder
a) die absetzbaren Kosten anteilig mit der betrieblichen Nutzung ermitteln oder
b) eine individuelle Kilometerpauschale erstellen, die die tatsächlichen Kosten mit einbezieht.
Zwar können so theoretisch alle durch die Nutzung des Pkw anfallende Kosten (anteilig) geltend gemacht werden, dies ist i.d.R. jedoch mit einem großen Aufwand für den Arbeitnehmer verbunden, da alle angesetzten Beträge und Daten anders als bei den Pauschalen dem Finanzamt glaubhaft gemacht werden müssen.
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