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Welche Kosten lassen sich durch Outsourcing effektiv senken?

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 31. Mai 2021

Outsourcing Human Resources und weitere Aufgaben innerhalb des Unternehmens

Nicht alle Aufgaben müssen unbedingte inhouse abgewickelt werden. Unternehmen tendieren immer häufiger dazu, Nebentätigen via Outsourcing an Dienstleister zu transferieren. Freelancer oder spezialisierte Unternehmen stellen die Leistung in Rechnung und der Auftraggeber kann sich auf das konzentrieren, was das Unternehmen am besten kann: die Kernkompetenz. Welche Vorteile bringt Outsourcing mit sich? Worin liegt der Reiz, für Dienstleistungen zu zahlen, die auch im eigenen Unternehmen erbracht werden könnten? Ein wesentlicher Faktor ist die Kostenersparnis.

Kosten sparen ist nicht der einzige Grund für Outsourcing

In modernen Unternehmensstrukturen finden sich neben dem eigentlichen Kerngeschäft einige Randabteilungen, die für unliebsame Aufgaben zuständig sind, die ebenfalls erledigt werden müssen. Einige Tätigkeiten müssen von so gut wie allen Unternehmen erledigt werden: Dazu gehören Lohn- und Finanzbuchhaltung, Marketing, Reinigung oder Telefonsupport für Kundenanfragen.

Werden all diese Bereiche im eigenen Unternehmen angesiedelt, steigt damit der Bedarf an Räumlichkeiten, technischen Geräten, Strom und Lohnkosten für Arbeitnehmer. Welcher Aufwand höher ist, lässt sich im Vorfeld errechnen. Je nach Aufgabenfeld stehen Anschaffungen für Computer, Büromöbel, Kommunikation und sanitäre Anlagen an. Die Mitarbeiter haben Anspruch auf ein gesundheitsförderndes Arbeitsumfeld; modernes Equipment wie verstellbare Schreibtische oder ergonomische Sitzmöbel sind Usus.

Insbesondere in der IT unterliegen Computer, Netzwerke und Software einem schnellen Wandel. Wer diese Aufgaben an externe Unternehmen oder Dienstleister gibt, ist nicht mehr für die regelmäßige Erneuerung der Arbeitsgeräte, Lizenzen und Wartungsintervalle verantwortlich. Nebenabteilungen verursachen Kosten, die auch über ihren Bereich hinausgehen. Die Anzahl der in einem Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter beeinflusst auch die Personalabteilung und z. B. die Kantine. Raumbedarf, Strom- und Heizkosten können minimiert werden. Allein die Zeit, die Personalverantwortliche mit dem Recruiting und der Betreuung von Arbeitnehmern verbringen, stellt einen zusätzlichen Kostenfaktor dar.

Es geht nicht nur um Kosten!

Die Kostenersparnis ist nicht der einzige Grund fürs Outsourcing. Externe Dienstleister und spezialisierte Unternehmen sind in der Regel auch mit einem besseren Know how für bestimmte Bereiche ausgestattet. Externe Wirtschaftsprüfer und Steuerberater-Kanzleien beispielsweise sind häufig eher mit den gesetzlichen Vorgaben und Buchungsmethoden vertraut und können Buchungsvorgänge besser beurteilen als ein Angestellter innerhalb eines Unternehmens, der sich kaum fortbildet und Jahre lang die gleiche Tätigkeit ausübt.

Freelancer und Freiberufler sind schnell und flexibel einsetzbar

Outsourcing muss nicht immer die Auftragsvergabe an große Unternehmen und Dienstleister bedeuten. Freelancer stehen auch für kleinere Jobs und kurzfristige Aufgaben zur Verfügung. Die Plattform Fiverr ist ein Portal für die Vermittlung kreativer Dienstleistungen, vom Grafiker bis zum Musiker, vom Videodesigner bis zum Texter, Programmierer oder digitales Marketing – Freelancer sind die optimale Lösung für schnelle und unkomplizierte Auftragsvergabe.

Auch langfristige und wiederkehrende Aufgaben sind über dieses Geschäftsmodell möglich. Die Vorteile für Unternehmen erscheinen verlockend, doch auch Freelancer profitieren von abwechslungsreichen Projekten und gehen motiviert an die Arbeit ran. Die Digitalisierung fördert dieses Modell zunehmend: Schnelle und unkomplizierte Kommunikationswege erlauben selbstbestimmtes Arbeiten zu Hause oder an jedem anderen Ort. Auch die Zeiten teilt sich der Auftragnehmer eigenständig ein – solange die Frist eingehalten wird.

Die Einweisung, Führung, Leistungskontrolle und Leistungsoptimierung neuer Mitarbeiter kostet viel Zeit. Auch an Know how fehlt es häufig.

Neben den Kosten spielt auch der Zeitfaktor eine wichtige Rolle und das unter Umständen mangelnde Verständnis für diese Bereiche. Wer im Unternehmen kann die Fähigkeiten der in den Randabteilungen beschäftigten Mitarbeiter beurteilen und deren Leistungen kontrollieren? Ist das Leistungsniveau branchenüblich und sind die Löhne gerechtfertigt?

Ergebniskontrolle und Optimierung gestalten sich schwierig bis unmöglich, wenn der Geschäftsinhaber oder leitende Angestellte kein Wissen über Buchhaltung, Marketing oder IT besitzen. Das Personalwesen wird durch Outsourcing entlastet – nicht nur ein Kosten-, sondern auch ein Zeitvorteil. Die Stundenverfügbarkeit der Personaler kann sich auf Wesentliches konzentrieren. Insbesondere der Fachkräftemangel stellt diese Abteilung vor große Herausforderungen. Wenn alle Energie darein fließt, kompetentes Personal für die Kernbereiche zu finden und langfristig an das Unternehmen zu binden, wirkt sich das positiv auf das Gesamtergebnis aus. Fluktuation unter Mitarbeitern bedeutet kontinuierlich neue Aufgaben für die Abteilung Human Resources – beziehen sich diese Aufgaben nur auf die Mitarbeiter in den Stammabteilungen und nicht auf Nebenabteilungen, ist schon viel gewonnen.

Die moderne Arbeitslandschaft bietet viel Potenzial für Freelancer und Auftraggeber. Das schlechte Image der 2000er-Jahre hat sich verflüchtigt, seitdem die Kommunikationswege besser und die rechtliche Lage kontrollierbarer geworden ist. Die Einsparungsmöglichkeiten für Unternehmen machen dieses Konzept so interessant.

Bildnachweise: © NDABCREATIVITY - stock.adobe.com, © NDABCREATIVITY - stock.adobe.com

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