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Pflichtangaben auf Rechnungen

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 7. Februar 2017

Wer meint, dass das Schreiben von Rechnungen eine Selbstverständlichkeit sei, der irrt gewaltig. Im Laufe der Jahre ist §14 UStG, der die wesentlichen Anforderungen enthält, immer komplexer und unübersichtlicher geworden.

Aufgaben über Rechnungen sind damit bei Prüfungslyrikern immer beliebter, weil sie immer mehr Fallen enthalten können. Wir fassen die wichtigsten steuerlichen und kaufmännischen Anforderungen an Rechnungen und Quittungen übersichtlich zusammen.

So finden sich die wichtigsten Anforderungen an Rechnungen in § 14 UStG. Absatz 4 der Vorschrift enthält die nebenstehenden neun Mindestanforderungen, die in den vergangenen Jahren mehrfach verändert und verschärft worden sind.

1. Der vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts […], sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 UStG) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, und
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

 

Nur im Zusammenhang mit sogenannten Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV; bis 2006 nur 100 Euro) werden diese strengen Regelungen etwas gelockert: dann genügen die Angabe des Namens und der Anschrift des leistenden Unternehmers (d.h. die Angabe des Leistungsempfängers kann unterbleiben), das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe (Bruttobetrag) sowie den anzuwendenden Steuersatz (Prozentangabe) oder bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf diese Steuerbefreiung. Grundsätzlich ist es im Sinne des Unternehmers, auf die Korrektheit sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen zu achten, da als Beispiel bei einer fehlerhaften Eingangsrechnung der Vorsteuerabzug von Finanzamt schnell gestrichen werden kann.

Für Quittungen gelten diese Angabepflichten analog; Unterschied ist nur, dass in einer Rechnung eine Zahlung gefordert wird, in einer Quittung diese aber bestätigt wird.

Es wundert daher nicht, dass Aufgaben im Zusammenhang mit Rechnungen immer schwieriger werden. Eine übersichtliche Zusammenstellung hilft also Dozenten wie Teilnehmern.

Dies ist freilich noch längst nicht das Ende der Fahnenstange: § 14a UStG enthält eine Reihe von besonderen Angabepflichten in besonderen Fällen. Dies betrifft neben Dreiecksgeschäften und der innergemeinschaftlichen Lieferung von Gütern oder Leistungen neuer Fahrzeuge auch die Reiseleistungen und Fahrkarten. Für besondere Geschäftstypen (insbesondere innerhalb der EU) und in bestimmten Branchen gelten also andere, zum Teil noch schärfere Regeln. Ähnlich ist es bei elektronischen Rechnungen, die schon seit Jahren zulässig sind – aber meist doch nicht sind, denn kaum eine PDF genügt den Anforderungen des § 14 Abs. 3 UStG. So gesehen gibt es immer noch eine Menge nicht angewandte Rechtsvorschriften im Steuerrecht – auch wenn das nur daran liegt, dass noch immer kaum jemand weiß, was eine qualifizierte digitale Signatur ist.

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