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Neue Vorschriften für Rechnungen ab 2002

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 7. Februar 2017

Zum Anfang des Jahres wurde im Zuge der Reformen der Formvorschriften die elektronische Form auch für Rechnungen eingeführt. Das bedeutet, daß ab Anfang des Jahres eine Rechnung per EMail steuerrechtlich anerkannt wird, wenn sie eine digitale Signatur trägt.

Der folgende Beitrag faßt die derzeit geltenden Rechtsvorschriften hinsichtlich Form und Inhalt von Rechnungen zusammen und kann insgesamt als Richtlinie für die Umstellung auf diese neue Art der Rechnungstellung dienen.

Inhalt der Rechnung: Die Rechnung muß allgemein die folgenden Angaben enthalten (§14 Abs. 1 UStG):

  1. den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmens,
  2. den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers,
  3. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,
  4. den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,
  5. das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung,
  6. den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag.

Darüberhinaus sind in bestimmten Fällen des grenzüberschreitenden Handels auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des Unternehmers und des Leistungsempfängers anzugeben (§14a Abs. 2 UStG).

Die in der Rechnung enthaltenen Angaben sind steuerrechtlich insofern endgültig als daß ein Unternehmer, der (etwa auch infolge eines Rechenfehlers etwa eines Angestellten) einen zu hohen Steuerbetrag auf einer R. ausweist, diesen auch tatsächlich schuldet (§14 Abs. 2 UStG). Gleiches gilt, wenn jemand einen Umsatzsteuerbetrag auf einer R. ausweist, obwohl er zum Ausweis einer Umsatzsteuer nicht berechtigt wäre (§14 Abs. 3 UStG). Diese Regelung dient im wesentlichen der Rechtssicherheit und verlangt die organisatorische Sicherstellung der rechnerischen Richtigkeit von Rechnungen.

Rechnung und Gutschrift: Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, mit der ein Unternehmer über eine steuerpflichtige Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, die an ihn ausgeführt wird. Eine Gutschrift ist anzuerkennen, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen (§14 Abs. 5 UStG):

  1. Der leistende Unternehmer (Empfänger der Gutschrift) muß zum gesonderten Ausweis der Steuer in einer Rechnung nach Absatz 1 berechtigt sein.
  2. Zwischen dem Aussteller und dem Empfänger der Gutschrift muß Einverständnis darüber bestehen, daß mit einer Gutschrift über die Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird.
  3. Die Gutschrift muß die in Absatz 1 Satz 2 vorgeschriebenen Angaben enthalten.
  4. Die Gutschrift muß dem leistenden Unternehmer zugeleitet worden sein.

Führt ein Unternehmer Leistungen aus, die umsatzsteuerfrei sind (etwa aufgrund von §19 Abs. 1 UStG, der sogenannten Kleinunternehmer-Regel), so ist er zum Hinweis auf die Umsatzeuerfreiheit verpflichtet (§14a Abs. 1 Satz 1 UStG).

Aufbewahrung und Dokumentation: Die Rechnung unterliegt den üblichen Aufbewahrungsfristen von derzeit 10 Jahren. Dieser Aufbewahrungspflicht kann auch in elektronischer Form etwa durch Scannen oder Verfilmen der Belege nachgekommen werden, was jedoch die Problematik enthalten kann, daß während der gesamten Aufbewahrungsfrist die Belege jederzeit lesbar gemacht werden können müssen, was u.U. problematisch sein kann.

Mahnung und Verzug: Nachfolgebeleg zur Rechnung ist die Mahnung, in der eine Zahlung gefordert wird, die nach Eintritt der Fälligkeit noch nicht geleistet worden ist. Durch die Neuregelung in §286 Abs. 3 BGB ist eine Mahnung jedoch in den meisten Fällen nicht mehr erforderlich, um Verzug herzustellen, weil nunmehr (seit 1. Mai 2000) ein Eintritt des Verzuges von Geldforderungen 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung festgeschrieben worden ist. Das ist von der Schuldrechtsreform nicht verändert, sondern noch verschärft worden – insbesondere hinsichtlich der unterschiedlichen Zinsregelungen bei Mahnungen an Verbraucher und an Unternehmer (§288 Abs. 1 und 2 BGB).

Die digitale Form: Ab dem 1. Januar 2002 gilt auch eine mit einer digitalen Signatur versehene elektronische Abrechnung als Rechnung (§14 Abs. 4 Satz 2 UStG). Diese Regelung wurde schon durch das Steuersenkungsgesetz im Sommer 2000 in das Umsatzsteuergesetz geschrieben. Die lange Vorlaufzeit sollte offensichtlich den technisch-organisatorischen Übergang zur elektronischen Abrechnung erleichtern. Dennoch muß bis Ende 2001 jeder Unternehmer neben der elektronischen Abrechnung noch einen traditionellen Papierbeleg erteilen. Im Kern fördert diese Regelung den Übergang zur digitalen Wirtschaft, denn ab 2002 können dann etwa auch Abrechnungen per EMail oder sonst auf elektronischem Wege zum Vorsteuerabzug oder sonst in steuerrechtlicher Sicht verwendet werden.

Grundlage für diese Neuregelung ist die EU-Signaturrichtlinie (Richtlinie 1999/93/EG vom 13.12.1999), die im wesentlichen auf dem deutschen Signaturgesetz beruht. Sie ist insofern unvollständig, daß nur Signaturen anerkannt werden, die mit einem öffentlichen Schlüssel i.S.d. §15 SigG versehen sind. Digitale Signaturen, die mit einem öffentlichen Signaturschlüssel überprüft werden können, für den ein ausländisches Zertifikat aus einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder aus einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vorliegt, sind, soweit sie gleichwertige Sicherheit aufweisen, digitalen Signaturen nach dem Signaturgesetz gleichgestellt. Damit werden aber u.U. US-amerikanische oder andere ausländische Signaturen nicht anerkannt.

Quelle: www.bundesfinanzministerium.de


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