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Rechnungsablage in der Buchhaltung

Von: Frank Schroeder • Veröffentlicht: 7. Februar 2017

Steuerberater haben ihre ganz eigene Art Rechnungen und Kontoauszüge abzulegen. Junge Unternehmer werden von den Steuerberatern dahingehend erzogen, dass sie die Art und Weise ihrer betrieblichen Rechnungsablage dem Steuerberatersystem anpassen.

Wie sieht die typische Ablage eines Steuerberaters aus?

Für den Steuerberater ist der Kontoauszug der rote Faden der Buchhaltung. Hinter jedem Kontoauszugsblatt liegen die bezahlten Eingangsrechnungen und die Ausgangsrechnungen. Bank für Bank wird nach diesem Schema abgearbeitet. Dabei wird die Sortierung bevorzugt, bei der der älteste Kontoauszug unten liegt und der neueste Kontoauszug obenauf.

Wie findet der Unternehmer seine Rechnungen wieder?

Ein großer Teil der Unternehmer heftet die Buchhaltungsunterlagen genau in der Reihenfolge im Ordner ab, wie er sie vom Steuerberater wiederbekommt. Sucht er nun nach sechs Monaten eine bestimmte Eingangsrechnung, wird es schwierig. Der Unternehmer muss wissen, in welchem Monat er die Rechnung von welcher Bank aus bezahlt hat. Nur dann hat er eine reelle Chance, die gesuchte Lieferantenrechnung schnell in seiner Buchführung wieder zu finden.

Buchführung Sstem zur Ablage von Rechnungen

Ein alphabetisches und gleichzeitig chronologisches Ablagesystem kann wertvolle Arbeitszeit sparen.

Rechnungsablage ABC

Aus der buchhalterischen Praxis heraus, bietet sich ein anderes Ablagesystem an. Unternehmer organisieren ihre Ablage wesentlich besser mit einer alphabetischen Ablage ihrer Eingangsrechnungen. Nehmen Sie sich dafür einen breiten Ordner und ein ABC-Register. Sortieren Sie die Rechnungen dann nach Lieferantennamen und heften sie diese entsprechend ab.

Amerikanisches oder behördliches Ordnungssystem

Beim amerikanischen Ordnungssystem liegt die neueste Rechnung immer obenauf. Im Gegensatz dazu ist beim behördlichen Ordnungssystem immer die älteste Rechnung diejenige, die oben aufliegt. Als Praktiker kann ich nur das amerikanische System empfehlen. Bei diesem Ordnungssystem muss am wenigsten hin und her geheftet werden. Das spart über das Jahr gerechnet, eine nicht unerhebliche Zahl von Arbeitsstunden ein. In jedem Fall müssen Sie sich für ein System entscheiden.

Wenn Sie nun nach sechs Monaten eine Lieferantenrechnung suchen, ist diese innerhalb von Sekunden gefunden. Der Zeitvorteil ist überzeugend.

Kontoauszüge abheften

Heften Sie die Kontoauszüge pro Bank ebenfalls nacheinander ab. Dabei liegen der älteste Kontoauszug wieder unten im Ordner und der neueste obenauf. Mit dieser Ablagesystematik ist ein schnelles wiederfinden garantiert.

Ausgangsrechnungen abheften

Nachdem Sie nun Ihre Eingangsrechnungen und Kontoauszüge sortiert abgelegt haben, bleiben nur noch die Ausgangsrechnungen (die Rechnungen an Ihre Kunden) übrig. Bei den Ausgangsrechnungen können Unternehmer zwischen zwei Arten wählen. Zum einen besteht die Möglichkeit, die Ausgangsrechnungen nach Rechnungsnummern zu sortieren. Damit besitzen Sie neben der fortlaufenden Rechnungsnummer eine chronologische Ordnung. Besser ist aber auch hier eine Sortierung nach dem ABC. Innerhalb eines Buchstaben ist wieder die älteste Rechnung unten und die neueste Rechnung obenauf zu finden.

Art des Dokument Vorschlag zur Ablage
Kontoauszüge chronologisch (älteste Auszüge unten, neue oben)
Eingangs-rechnungen
  1. alphabetische Ablage nach Lieferantennamen
  2. chronologische Ablage bei mehreren Rechnungen/ Belegen des gleichen Lieferanten, Vorzugsweise im amerikanischen System: neue oben aufheften, älteste unten (Alternative: behördliches System: neuste Rechnungen nach unten)
Ausgangs-rechnungen Möglichkeit 1: Ablage nach Rechnungsnummern sortiert

Möglichkeit 2: alphabetisch-chronologisch (siehe Eingangsrechnungen)

Lieferscheine und andere zugehörige Dokumente Möglichkeit 1: Zusammen mit der zugehörigen Rechnung

Möglichkeit 2: in einem separaten Ordner

Tipp vom Profi

Wie finden Sie zwischen den drei Ablageordnern die passende Rechnung zum Kontoauszug? Natürlich hilft der Name auf dem Kontoauszug beim Auffinden weiter. Besser noch ist aber der folgende Tipp: jede Buchführungssoftware vergibt automatisch und fortlaufend eine Buchungsnummer. Notieren Sie beim Buchen diese Nummer auf dem Kontoauszug bei der entsprechenden Buchung. Danach schreiben Sie diese Nummer auf den Buchungsbeleg (i.d.R. Ihre Ausgangsrechnungen bzw. Eingangsrechnungen). Dann ist der Querverweis zwischen Kontoauszug und Rechnung immer gegeben.

Vorteil

Dieses System funktioniert in beide Richtungen. Müssen Sie bspw. eine Zahlung mit einer Kopie des Kontoauszuges Ihrem Lieferanten Herrn Mustermann gegenüber nachweisen, suchen Sie die Rechnung unter M im Ordner Eingangsrechnungen. Die Buchungsnummer auf der Rechnung zeigt Ihnen schell, wie weit das Zahlungsdatum bereits zurückliegt.

Beispiel

Sie sind im September bei der Buchungsnummer 900 und suchen die 222 – die Zahlung muss also irgendwann Anfang März erfolgt sein. Ein kurzes Blättern im März und Sie können den Kontoauszug kopieren.

Lieferscheine und weitere zum Auftrag gehörende Unterlagen

Die Lieferscheine sind regelmäßig mit den entsprechenden Rechnungen zu archivieren. Die Anfrage, die Auftragsbestätigung und der weitere Schriftverkehr kann ebenfalls direkt zur Rechnung abgeheftet werden. Sie haben aber auch die Möglichkeit, diese Unterlagen in einem separaten Ordner zu sammeln und zu archivieren.

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