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Die Betriebskostenabrechnung ist in jedem Unternehmen ein wichtiger Bestandteil des Rechnungswesens und teilweise auch des Controllings. Eine genaue Abrechnung ermöglicht Unternehmen mit einem Dienstwagen-Fuhrpark nicht nur genaue Kalkulationen, sondern dient auch zur Kontrolle. Ebenso ist sie eine wichtige Grundlage für Steuererklärungen, Jahresabschluss und Bilanz. Bereits für interne Zwecke ist eine korrekte Betriebskostenabrechnung also wichtig. Wie wichtig diese jedoch ist zeigt sich, wenn etwa das Finanzamt eine Buchprüfung, Steuerprüfung oder Nachschau veranlasst.
Wird bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt umfangreich geprüft, so muss die Abrechnung der Betriebskosten nicht nur vollständig, sondern ebenso nachvollziehbar, zugänglich und auf kaufmännisch vertretbaren Verfahren basieren.
Eine besondere Herausforderung im Rahmen der Betriebskostenabrechnung ergibt sich für Unternehmen, die über einen großen Fuhrpark verfügen. Dieser besteht aus Dienstfahrzeugen, Maschinen, Einsatzwagen und weiteren Fahrzeugen und ist nicht nur ein großer Kostenpunkt.
So umfasst die Betriebskostenabrechnung eines Fuhrparks unzählige Einzelpositionen, die es gemäß den oben genannten Grundsätzen zu erfassen gilt. Telematiksysteme werden daher immer beliebter und vereinfachen den Aufwand einer korrekten Abrechnung.
Telematiksysteme ganzheitlich betrachten: Korrekte Betriebskostenabrechnung nur eine Dimension
Anbieter von Telematiksystemen vernetzen viele Aufgabengebiete des Fuhrparkmanagements zentral und übersichtlich. Bild: maho – Fotolia.com
Zu den häufigsten Einsatzgebieten von Telematik- und Ortungslösungen zählt die Logistikbranche. Insbesondere bei Speditionen mit einer LKW-Flotte ist das Live-Tracking von Positionsdaten wichtige Grundlage für die Servicequalität. Doch neben LKW (Logistik) müssen auch PKW (Leasing, Car Sharing, Taxi und Personenbeförderung) sowie Maschinen (Landwirtschaft, Bauindustrie) oft systematisch erfasst werden.
Dass der Einsatz von Telematiksystemen die korrekte und nachvollziehbare Betriebskostenabrechnung für den Fuhrpark eines Unternehmens vereinfacht ist unbestritten. Den Nutzen solcher Systeme nur im Hinblick auf die Betriebskostenabrechnung zu betrachten, ist jedoch viel zu eindimensional. So ist der Einsatz von Telematiksystemen die Grundlage für ein professionelles und effizientes Fuhrpark- und Flottenmanagement.
Schlankere Prozesse bei der Betriebskostenabrechnung sind also als eine Art vorteilhafte Begleiterscheinung bei der Anschaffung derartiger Systeme zu sehen. Entsprechend positiv wirkt sich der Einsatz solcher Systeme also auch in diversen anderen Bereichen eines Unternehmens aus.
Einfach skalierbar und überraschend funktional
Telematiksysteme werden einerseits mittels passgenauer Softwarelösungen verwaltet und verwendet. Andererseits speisen Hardwarekomponenten die erforderlichen Daten in das System ein. Im Hinblick auf die Betriebskostenabrechnung wären dies also etwa Informationen zur Laufleistung oder Einsatzdauer einzelner Fahrzeuge oder Maschinen. Alle relevanten Betriebskosten werden aber mit Hilfe dieser Informationen noch nicht erfasst. Weitere Kostenpunkte erfasst in der Regel das Flotten- oder Fuhrparkmanagement. Ebenso ermöglicht die verwendete Hard- und Software, dass Mitarbeiter oder Nutzer erforderliche Daten mit wenig Aufwand in das System einpflegen:
- Interessant ist dies etwa, wenn Dienstfahrzeuge auch zur privaten Nutzung freigegeben sind und nach tatsächlich gefahrenen Kilometern abgerechnet wird. Die Telematik ersetzt also bei Bedarf das klassische Fahrtenbuch.
Das Flottenmanagement wird aber ebenso grundsätzlich weniger aufwandsintensiv. So lassen sich wichtige Daten, wie etwa Wartungsintervalle, oder bereits feststehende Einsatztermine und Orte von Maschinen hinterlegen. Auch kurzfristigen Anforderungen kann so besser entsprochen werden.
Gute Telematiksysteme sind außerdem einfach skalierbar: Kommen neue Fahrzeuge hinzu, so lassen sich die erforderlichen Hardwarekomponenten kostengünstig beschaffen und sind zügig einsatzbereit.
Telematiksysteme-Anbieter im Überblick
Gute Telematiksysteme kennzeichnen sich durch verlässliche Hardwarekomponenten einerseits und eine effiziente Verwaltung inklusive passender Softwarelösungen andererseits aus. Diesem Anspruch werden in der Regel alle etablierten Lösungen bekannter Hersteller gerecht. Eine pauschale Empfehlung ist also schwierig. Stattdessen beeinflussen oft bestimmte Details die Entscheidungsfindung. Liegt der Schwerpunkt auf die GPS-Ortung von LKW oder PKW, Nutzungsplanung von Maschinen mit vielen unterschiedlichen Einsatzgebieten oder etwa… die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig.
Weitere Beispiele für solche Details sind etwa besondere Software-Funktionalitäten, die gewünscht werden oder aber die Frage, ob ein Telematiksystem mit anderen Systemen, etwa zur Zeiterfassung, interoperabel ist.
Das Spektrum potentieller Telematik-Anbieter ist groß und reicht von international und langjährig tätigen Unternehmen mit erprobten Gesamtlösungen, bis hin zu kleinen Systemhäusern, die vor allem passgenaue Systeme mit individuellen Funktionalitäten nach Maßgabe erstellen. Bekannte Anbieter von Telematiksystemen in Deutschland bzw. Europa sind etwa:
- C-Track by inseego
- TomTom Telematics
- Bornemann
- Soloplan
- Bosch Connected Vehicle
Denkt ein Unternehmen über die Beschaffung solcher Systeme nach, so sollten die Möglichkeiten aus verschiedenen Perspektiven bewertet werden. Profitieren können vom Einsatz von Telematiksystemen eben auch das Rechnungswesen oder das Personalmanagement und nicht nur das Fuhrparkmanagement. Gleiches gilt für die späteren Anwender, welche von praktikablen Lösungen im Alltag profitieren.
Bildnachweise: Weiße Lieferfahrzeuge: sylv1rob1 - Fotolia.com, Mit Telematiksystemen lassen sich viele Aufgabengebiete zentral und übersichtlich vernetzen: maho - Fotolia.com
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